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会計freee -交通費編 その1-

はじめに

この日記は、ITエンジニアが freee で経理を覚えていく備忘録です。

これは経理備忘録なので間違いがありましたら、ご指摘ください。

今回の記事は「交通費編 その1」で、都度精算の交通費(経費)処理です。

プライベートSuica と事業用Suica

自分はフリーになって交通費は定期券でなく、Suica にオートチャージして決済する運用にしています。理由は定期代の方が高くなるという点です。

また、事業用(ViewカードSuica)とプライベート(モバイルSuica)両方で使いわけています。

なかには交通費は一緒にしてしまえ!と思うかもしれませんが、

日付・金額・経路・目的などの記録義務があり、税調入ったらアウトです

freee では「モバイルSuica」「SMART ICOCA」などの APIと連動して電子マネー記録を自動同期が可能ですが、スマホが1台で Suica が複数アカウントやらの問題でまだ自動化はまだしてません。

交通費精算システムも freee と連動した自作にしたいとも考えています。

iPhone で ICカードデータ取り込み

iPhone の ICカードリーダーアプリで、電子マネー情報を定期的に読み取り PCに CSV(Shift-JIS)で転送しています。

アプリはたくさんありますが、自分は「マルチICカードリーダー」 を利用しています。

ICカードには記憶できる件数が限られているので、定期的に取り込む必要があるので注意が必要です。

では、実際に PC に CSVファイルを取り込んでみます。

アプリを起動して、ICカードを近づけます。

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データが取り込まれます。

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Excelで開けるように「Shift_JIS」を選択します。

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AirDrop(Macの機能)で PC に転送します。

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交通費精算書を作成

取り込んだ CSV ファイルを元に交通費精算書を作成し、以下の内容を記述します。

・日付
・訪問先
・目的
・交通機関種別
・経路
・運賃

この辺は人によってフォーマットがちがうかと思います。

交通費精算書ファイルはプリントアウトとは別に、会計freee の経費(交通費)仕訳にもPDF添付しています。理由は freee 上で閲覧できる点です。

交通費と旅費交通費

によると、交通費と旅費交通費はわけるようですがとりあえず「旅費交通費」で仕訳しています。

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借方:旅費交通費
貸方:電子マネー Suica
摘要:○月交通費

この辺は数が少ないので、年末に勘定科目を修正することも検討します。

教えて経理!電子マネーの勘定科目

自分は ViewカードSuica にオートチャージして交通費のみを利用する運用にしています。

さて、この電子マネーは帳簿上どの位置付けになるでしょうか?

中小企業ベテラン経理の「妻さん」に聞いてみました。

現金や銀行口座と同じ位置付けで、電子マネー口座を作る

確かにそうだな!とITエンジニア納得の回答なので、新しい勘定科目を設定します。

「設定 > 勘定科目の設定」を選択し、【新しい勘定科目を登録】から電子マネー用の勘定科目を作成しました。

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電子マネーも現金、銀行口座同様に「その他現金」「現金・預金」「流動資産」といった設定にしています。

オートチャージは VIEW口座(クレジット)の決済で

クレジットカードを作成したら口座を作成しておきましょう。

自分は「VIEWカード」という口座名にし、ViewカードAPIと freeeと自動同期させています。(これは別途記事にするか?)

自動仕訳を利用してオートチャージの決済を仕訳した状態です。

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オートチャージが発生したらクレジット決済になるので

借方:電子マネー Suica
貸方:VIEWカード

となります。摘要は自動同期で記載されます。

総勘定元帳一覧でチャージ残高を確認

総勘定元帳一覧で、利用した電子マネーとチャージ残高(iPhone の ICカードリーダーなど)を確認します。

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今後の課題

本来ならば Viewカードを取り込んだ時点で、自動でファイルを作ったり、仕訳してくれると便利ですよね。

・電子マネーの自動取り込みのプログラムの自作か freee の自動同期
・交通費精算書の自動化(自作)
・ViewカードSuica のモバイル化(スマホ2台?)

など、色々課題は山積みです。

参考


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