COVID-19×テレワーク環境でもマネジメントを成功させる8つのTips。※質問テンプレート付き
このnoteについて
このnoteは経営者のためのマガジン「withコロナ時代を生き抜く組織改革」のうちのコンテンツです。
危機的状況の中で、多くの人は不安やストレスを感じます。また、働き方や外部環境も変わることにより、変化にも適応していかなければいけません。
今が一番マネジメントが必要なタイミングです。にもかかわらず、遠隔で顔の見えない状態でマネジメントしなければいけないという難題が突きつけられています。
▼参考記事
もしこのマネジメントがうまくいかなければ、優秀な人材の（連鎖的な）退職、チームパフォーマンスの低下、といった問題が次々と発生してしまいます。マネージャーにとっては、とてもとても難しい時期だと思います。このnoteでは、そんな方々を少しでも助けるマネジメント方法をお伝えしていければと思います。それぞれの場で投げかけるべき質問例を個用意しているので、参考にしてみてください。
まずはチェックしてみましょう
□ マネージャーは高頻度でコミュニケーションをメンバーと取ることができていますか？
□ COVID-19×テレワークの影響でマネジメントに必要な変化はなんでしょうか？
1. 役割・期待値を明確にする。
変化の最中では、当然働く従業員の周辺状況も変わっていきます。もしかしたらこれまでの仕事がなくなるかもしれないですし、大幅な方針の変更があるかもしれません、働く時間も変わるかもしれません。その時に、自分が担っていた役割や責務も変わることになるでしょう。
不明瞭な状態が続けば、何をすべきかわからなくなりその人のパフォーマンスは低下します。組織やチームに起きた変化を認識し、メンバーの役割や責務を再び調整しなければいけません。
あなたはマネージャーとして、メンバーが役割などを理解しているか確認しましょう。もしそれが違っていたり、状況に合っていないものになっていれば調整するMTGを持つことをお勧めします。
【投げかけるべき質問例】
1. 自分の役割や取り組むべきことが明確になっていますか？不明瞭な場合、何が原因でそうなってしまっていますか？
2. 最近の仕事の優先順位をどう考えていますか？何か変わった点とその理由はありますか？
3. 今担っている役割の中で、どの役割に一番モチベーションを感じますか？また、ストレスがかかっているものはどれですか？個人のモチベーション関係なく、成し遂げなければいけないと思っているものはどれになりますか？
2. コンディションやストレスレベルを頻繁に確認する。
テレワークが始まって、1,2週間はメンバーの心身の健康も問題ないかもしれません。しかし、1ヶ月後、2ヶ月後にどうなっているかは全くわかりません。先の見えない状態が続くストレスが続けば、今とてもがんばってくれているメンバーもどうなるかわかりません。
人によっては、家族との関わりが増えることによる変化もあるでしょう。コミュニケーションの設計法の記事でも述べましたが、テレワーク環境下になったことにより、声かけなどがしづらくなります。マネージャーとしては、コンディションやストレスレベルを頻繁に確認することをおすすめします。メンタルヘルスの兆候を掴みやすくし、適切なサポートが受けられるようにしておくことが大切です。会社の福利厚生や健康のためのプログラムの利用を促したり、チーム内のコミュニケーションを活性化するような仕掛けをおこないましょう。
【投げかけるべき質問例】
4. 今のストレスレベルは10点満点でどれくらいですか？その大部分を占めているものについて自分での把握できている状態ですか？
5. 今の働き方で、自分自身のセルフマネジメントはできていますか？
6. 今の働き方について、同居している家族やパートナーに理解されていますか？
3. 頻度高く1on1を実施する。
あなたの会社、もしくはチームでは1on1を実施していますか？もし実施していなく、始めるタイミングを伺っていたなら、今がそのチャンスです。遠隔でも十分に1on1は可能です。むしろ場所を関係なくできますし、やりやすいと言ってもいいかもしれません。オフィスだと「場所がなくて〜」みたいな問題って出てきますよね。
テレワーク環境下では、1対1で話す機会がとても少なくなります。その場合どのようにして、相手のコンディションを把握したり、メンバーの抱えている悩みに向き合ったり、こちらが伝えるべき情報を伝えるでしょうか。
変化が激しい状態になっている今、1on1で定期的に面談するのを強くお勧めします。また通常時よりも高い頻度で実施すると良いです。2週間に1度30分でやっていたのであれば、1週間に1度15分に変えてみてはいかがでしょうか。弊社では2週間に一度から1週間に一度に変更しました。
▼遠隔での1on1の仕方
【投げかけるべき質問例】
7. あなたが今直面している課題はなんですか？
8. 何か私か会社にサポートして欲しい仕事上の問題はありますか？
9. どのようなスキルを身につけたいもしくは、向上させたいですか？
10. 働き方の変更や会社の方針の変更で、理解が不十分だと感じてる話はありますか？
11. どのようなスキルを身につけたいもしくは、向上させたいですか？
4. 目標の進捗やステータスの更新してもらう。
メンバーには、目標の状態について普段よりも意識を強く持ってもらう必要があります。場合によっては今回引き起こされた変化により、目標としてふさわしくないものも出てくるかもしれません。
朝会や1on1、チェックインの場を利用して、今の目標の状態を更新しておいてもらえるとそれだけで今の状態をざっと掴み、問題のあるところだけにサポートに入ることができます。
またこの習慣をつけると、普段から目標を意識して振り返り、行動を修正できるようになるのでパフォーマンスが向上します。チームとしての目標達成の難易度やパフォーマンスの落ち込みを抑えて、変化に強いチーム作りをしていきましょう。
【投げかけるべき質問例】
12. 今の目標の状態は順調ですか？それともやや遅れていたり、問題が発生していますか？
13. 今日フォーカスする仕事はなんですか？
14. 今日はアウトプットとして何を残す予定ですか？
5. チームの「上からの」情報を積極的に伝える。
テレワーク環境下では、チーム外の人とコミュニケーションを取る機会が少なくなります。他の事業部の活動や、「上層部」の様子もわからないという事態になってしまう人も多いでしょう。会社の方針や事業でやるべきことなども変化しやすく、その変化をきちんと伝えないと自分のやるべきことと、会社が接続しません。
今の会社の状態や他のチームの状況などは、1on1や定例MTGでいつも以上に頻度を意識して伝えることが大事になります。会社が期初に伝えていた話と変更があった点などはキャッチアップしてメンバーに伝えるようにしていきましょう。
【投げかけるべき質問例】
15. 働き方の変更や会社の方針の変更で、理解が不十分だと感じてる話はありますか？
16. 会社の対応として疑問に思っていることなどはありますか？
17. 他の部署の仕事で詳しく知りたいことなどはありますか？
6. 定期的なフィードバックを行う。
COVID-19×テレワークの環境下で、フィードバックがより重要な意味を持つようになります。メンバーは自分が出したアウトプットが良いものだったのかわからないともやもやします。また、変化の激しい環境下では高頻度のフィードバックを実施することで推奨されない行動や考え方を修正していくことができます。行動やアウトプットについていつもより気を配ってコミュニケーションをしてみてください。1ヶ月に一度で360度フィードバックや、「メンバーの振り返り→一言フィードバック+感謝の言葉」などのイベントを用意することで定期的なフィードバックが実現できます。
7.チームのコミュニケーションの規律を整える。
お互いを信頼するためにも、チームのコミュニケーション規律を整えましょう。どんな目的で、どんなコミュニケーションをするのかを改めて整理して共有することでコミュニケーションが担保されます。
例えばこんな表を用意してみてはどうでしょうか？
【投げかけるべき質問】
18. 日々のコミュニケーションを改善するためにはどうすればいいと思いますか？
19. コミュニケーションが減ったと感じた時はどんな時ですか？
8. パフォーマンスの計測方法を伝える
テレワーク環境下で、ちゃんと働いているのか不安、いやちゃんと働かせるようにしたいという欲望から画面を定期的にスクリーンショットで送ったり、時間管理を厳しくしようとする方もいらっしゃると思います。
ただ、今の危機的状況下では従業員の心身の健康や信頼といったものが大事になってきます。過度な干渉は、従業員体験を悪くし、退職やメンタルヘルス、コミットメントの低下に繋がると考えましょう。
SNSをひらけなくしたり、チームで時間をトラッキングすることができるソフトウェアも存在します。アプリのForestや、Serene、Toggleなどです。
ただ、これらはあくまでもセルフマネジメントとしてのツールとして認識し、強要するのは避けた方がいいでしょう。
パフォーマンスの管理は、アウトプットや役割を全うしているかで判断すべきでそのためのコミュニケーションなども用意しておくと良いです。（こちらの記事を参考ください。）何をもってパフォーマンスを測定するのかを企業として意思決定し決めておきましょう。
「サボる社員が出るんじゃないか」と心配している方は、ぜひマネジメントを見直す、もしくは今よりもっと良いカルチャーを作ることにチャレンジしてみてください。
最後に
▼ ピープルマネジメントツールを作ってます。
目標管理や1on1、フィードバックの仕組みを簡単に取り入れられます。マネージャーの方の体験を大幅に良くすることができるプロダクトなので、ぜひ見てみてください。
※ 10人以下のマネジメントをしている方、ぜひご相談ください。無料提供を予定しています。
▼ COVID-19×テレワークでのマネジメントについてディスカッションしましょう。
▼こんな会社で働いてます。
100%ホラクラシー憲法に則った経営をしています。
▼ この状況下になり、コストが厳しい企業様には、完全リモートでのコスト改善コンサルティングも提供しています。
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