プリフレームを活用した好印象な依頼方法

転職して1.5ヶ月が経過しました。
ありがたいことに楽しく仕事をしています。

ただ、転職した会社では最近部署の編成を変えたこともあって、部署間の障壁をちらほら見かけます。

何が課題で、緩和するにはどうしたらいいか考えてみたので記録します✏︎

結論だけ簡潔にお伝えすると、タイトルに記載したように、
プリフレーム(クッション言葉)によって業務上の衝突は緩和されると考えています。

スケジュール調整の課題

今の会社ではGoogleカレンダーを使っていて、
社員の予定が相互にわかる状態。

上司に面談同席してもらえるか、同僚と社内打ち合わせを行えるか、等パッと見て確認できるので非常に便利です。
ただ、多少弊害・障害が見受けられます。

先輩から聞いた事例です。

夜寝る前の時間帯に突然、別部署の同僚から社内打ち合わせの招待メールが送られてきて
「切迫案件なので、明日○○時でオンライン打ち合わせをお願いします」と言った内容。
時間が時間だったので拒否する隙もなかったと。

このメールを受けた先輩は、以下のようにこぼしていました。

・一旦スケジュールを確認の連絡をしてから
 予定を入れるのが筋ではないか？

・対面で話すことが可能なのであれば、
 お願いしている立場なのだから
 せめて対面ですべきではないか？

在宅と出社を併用可能な会社であり、
2点目の対面ですべきかどうかは、このご時世問うことが難しい問題だと感じるので割愛します。

1点目に関しては、「カレンダーに入れ損ねているだけで予定が何かあるかもしれない」という可能性を考えると、確かに確認の連絡も必要かもしれません。
ただ、この場合、「切迫案件」且つ「数名での打ち合わせ」だったため、全員にお伺いを立てるよりはカレンダー確認の上で「この時間で。ダメな場合は教えてください」の方がスムーズであるように個人的には感じます。せっかくスケジュールを全員で共有しているので。

ここまで書いた内容でうっすら伝わると思いますが、個人的には本件に関して、スケジュール調整方法が悪いとは感じませんでした。

どちらかと言うと価値観や文化の違いでのすれ違いではないかと。
ここで、この依頼をした方に欠けていたとしたら「お忙しいところ恐縮ですが」などの「クッション言葉」、別の記事で書きましたが「プリフレーム」ではないかと思います。

一方的にスケジュールを押し付けられ、またそれを拒否・交渉する隙もない。
同様の招待が上司にも送られていたことがこの先輩の引っかかったポイントのようでした。
自分都合でのお願いなのだから、できる限り受ける側の負担やストレスを緩和する必要があります。

仕事の依頼方法に関する課題

また、似たような話で
「期限ギリギリの仕事が突然別部署から振られる、暇だと思われてるのかな？」
と、こぼしている先輩がいました。

実は、この問題は前の会社でも発生していたことでした。
営業担当が事務部署へ仕事を振った時、切迫かどうかに限らず、事務部署ではよくこんな愚痴が出ていました。

月末の忙しいタイミングでこんな事務振ってくるって何事？
発生する可能性がわかった時点で
少しでも話していてくれたら準備できたのに。

もちろん、上記文章中にあるように
発生する可能性があったのであれば、事前に軽くでも伝えておくことで、受ける側は心構えができるためストレスは緩和されます。

一方で、依頼事項が本当に緊急で発生した場合もあります。
その場合でも以下の方法で緩和が可能かと思います。

・忙しい中、こちらの都合でお願いしなければならないことに対する申し訳ない気持ちを伝えること

・普段は時間に余裕を持って誠実に依頼することで、今回が緊急・異例であることを理解してもらうこと

1点目は、先述と同じでプリフレームを活用すること。

2点目は、日々の積み重ねによって得られる信頼です。
普段誠実に仕事をしていて且つ、無茶なお願いが滅多にない人であれば
「この人のお願いなら仕方ない。本当に緊急なんだな」と理解を示してもらえます。
単純ですが、人間同士のことなので信頼関係を築くことが重要だと感じます。

活用している好印象な依頼方法

何度か別の投稿でも登場している、前職のできる先輩から実際に事務仕事を依頼されて学んだ、
好印象な依頼方法があります。

ここまでは自分で済ませました。
この部分を○日までにお願いしたいです。
こういう課題があればすぐに対応しますので
いつでも言ってください

この依頼方法によって、依頼者が依頼事項を「自分事として捉えている」ことが伝わります。

これは緊急かどうかに関わらず使える方法です。
依頼を受ける側からすると、自分がすべきことが明確ですし、責任を共有している感覚を得られます。

反対に、「これ○○日までにやっといて」とだけ言って投げっぱなし、なにか問題が発生したら責任を問うような姿勢では信頼関係は築けません。

ちなみに省略していますが、先輩からの依頼は、ほとんどの場合プリフレームもついていました。

・「今余裕ある？」「今手元どんな感じ？」
 といったキャパの確認
・「忙しいところ申し訳ないけど、お願いしたいことがあって」といったプリフレーム

ここで仮に自分の手元に余裕がそれほどなかった時、その旨を正直に伝えると
「じゃあここまでは今からなんとか自分でやるから、そのあとここだけお願いしてもいい？」
と自分のリソースを割いてくれます。

これは個人的に「本当に交渉と依頼が上手い」と思って、真似させていただいています。

最後に

私個人は、そんな無茶なこと言う！？と言う場面には幸いまだ遭遇していません。

相手にとってそれが無茶なことか、ストレスのかかることか、想像力を働かせて依頼をする必要があると思います。

今回先輩から聞いた事例はどちらも依頼された側からの話しか聞いていませんので
依頼した方がどう言う考えをもっているかは分かりません。
依頼を受けた側がストレスに感じているとすら思っていない可能性も高いと思います。

その面では、コミュニケーション不足といった点も課題として感じられます。

今回の課題を解決するには依頼する側の意識改革が必要となるため、対話の場が必要なのかなぁと思います。

※あとがき※
週1の更新だと細々書く時間があって文章が長くなりました…！
長くなった分、論点がぶれているような気がするので気をつけなければ…