タスク管理術『GTD』で、頭スッキリ！おかえり集中力！の巻
今回のテーマはタスク管理術です。
私は頭の中がごちゃつきがちで、日頃からなんとかしたいと思っていました。何かしていても、もっと他にすべきことがあった気がする、と思ってしまって何事も集中できない！
この記事では、そんなお悩みを解決するために、タスク管理術を勉強し、実践してみたことを書いてみました。
タスク管理についての本を読んでみた!
今回読んだのは、以下の2冊です。
・『なぜか仕事が早く終わらない人のための 図解 超タスク管理術』
佐々木 正吾 著
・『マンガでわかる！ 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門』
岡野 純 著
前者は複数の方法を詳しく、後者は気軽に読めてとてもわかりやすいです。
タイミングによっては、kindle Unlimitedで読めるので、加入している方はチェックしてみてください！
タスク管理実践してみた！
結論として、タスク管理やってよかったです！
タスク管理を勉強して、実践してみたのが今年の2月末なのですが、約半年経ってもちゃんと続けてます。ここまで続いたら、日常に溶け込んだといえますね！
おかげさまで、もっと他にしないといけないことがあった気がする、とモヤモヤすることがほとんどなくなりました。
私は、Todoistというアプリ（課金要素はありますが無料でも十分です）を使って、タスクリストを作り、日程が決まっている予定はGoogleカレンダーで管理しています。後述するGTDという方法がベースです。
タスク管理するにあたり、ツールや考え方はいくつもあります。複数試してみて、最終的に自分に合ったものを使っていくといいと思います。
この辺りはやってみないとわからないので、興味のある方はぜひ実践してみてください！
そもそもタスク管理とは
タスク管理は、他人との約束を管理することです。約束を実行して仕事を終わらせるには、どう手を付けていくのかを考えます。
やるべきことをタスクと呼び、そのうち開始日時が決まっているものが予定です。タスクはリストアップし、予定はカレンダーに入れていきます。
基本的には、タスクリストとカレンダーを用意するだけでオッケーです。
ちなみに私のタスク管理の目的は、自分の中のやりたいことを整理することです。
自分のやりたいことをどうするかは、好きに決めればいいじゃん、と思われるかもしれません。しかし、それがなかなか決められないんですよ。さっさと決められたら苦労しないんですよ!!
優柔不断な自分みたいなタイプには、タスク管理術を趣味の面にも応用してみるのも手ですよ！
タスク管理法は1つじゃない！
タスク管理には、三大タスク管理術、というものがあるそうです。
まずはそれぞれどんなものなのか、ざっくりと紹介します！
三大タスク管理術その1 GTD(Getting Things Done)
一つ目が、この記事のタイトルにもある、GTD（Getting Things Done ゲッティング・シングス・ダン）という方法です。
これは、物事を済んだことにする、という意味です。
私が使っている、Todoistというアプリもこの考えがベースになっています。
この方法は、まず気の済むまで、やること•やりたいこと•気になることなどを全て書き出します。
こうして全て吐き出して、スッキリした頭で、今何やるかを決め、迷わず実行していきます。
新たなタスクや気になることができたら、随時リストに追加し、分類し、常に頭がクリアな状態をキープします。
一週間に一度、リストの見直しもして、更新していくことで、ちゃんと現実に追いつき、常に正しくタスクをこなしていくことができます。
これが、GTDという方法です！
GTDは自分としてはおすすめの方法なので、より詳しいことは後述します。興味のある方はそちらも、チェックしていってくださいね！
三大タスク管理術その2 TaskChute（タスクシュート）
TaskChute（タスクシュート）は、何時から何時まで何をしていたか記録する管理方法です。
一日中どこで何をしていたか漏らさず記録します。
まずは一日の中に余裕をもってタスクを配置し、やることリストを作ります。これを時間を計りながら実行していきます。
後から記録を見て、なぜこんなに時間がかかるのか自分を責めたり、休憩時間を削ってやる、とか無理はしないことが大事！
優先度の低いものは後回しにしたり、地道にタスクを並び替えて調整していきます。
日々の記録（ログ）は好きなタイミングで見返してみましょう。
ログは、非効率的な行動を省いて、もっと生産性を上げようとするために見返すのではありません。
1日の中で、自分にとって必要なすべての行動をやり遂げた、ということを確認するために見ることがポイントです。
自分が1日のうちに何をしていて、繰り返している行動は何か、実行しているタスクが見える化されていくのが、タスクシュートという方法です。
三大タスク管理術その3 マニャーナの法則
マニャーナの法則は、明日でもできることは今日手掛けてはいけない、という管理術です。
今日という1日をバッファゾーン（時間的な余裕）として空ける、という考え方になります。
これはあまりにもすべきことが多い人に向いているタスク管理法です。
マニャーナの法則では、今日やるタスクと、日々繰り返すリピートタスクの2つのリストを作ります。
そこには明日でもいいことは入れません。
そうすることで、リストにはどうしても今日やらないといけないことしか残らなくなります。
この2つのリストさえ終わってしまえば、その日の約束はすべて片が付きます。
こうやって1日の約束に明確な線を引いて、何をやれば終業なのかはっきりさせるのです。
今日するのはこれだけ、という低いハードルと、明日に回していいという余裕があることで、タスクそれぞれに向き合うことができます。こうして確実にタスクを進めていくことができる、という理屈です。
今日という1日にできるだけ余裕を持たせて、時間的な暇を作ることで、たまってきたことをやる時間が生まれます。
遠くに締め切りがあるプロジェクトがなかなか進まないのは、なんでも、なるはやでする、という戦略以外持っていないからなんです！
やらないといけないことを片付けた後の、余裕時間にはファーストタスクをこなしていきます。
ファーストタスクとは、今日やらないといけないことをやっているだけでは進まない作業を進めるために、真っ先に手掛けるタスクのことです。
これを1日5分でいいから時間を作ってやっていきます。
1日に5分の時間も作れない人はいません！
これがマニャーナの法則の考え方です。
これは外せない！ 3つの方法の共通点
3つの方法を紹介しましたが、どれがベストかは人それぞれです。
この3つのタスク管理法に共通する点が3つあります。
・基本のTodoリストは1つ
・やるべきことがリスト上にある
・期日が意識されている
これらのうち1つでも欠落しているとうまくいっていないので、気をつけましょう！
より具体的なGTDのやり方
先ほどざっと説明しましたが、より詳細なGTDのやり方と感想を書いてみます。
GTDは以下の4ステップで実践します。
・気になっていることを全部書き出す
・書き出したことについて一つ一つ考える
・タスクをリストに入れる
・毎週レビューする
気になっていることを全部書き出す
GTDをやるにあたり、まずは自分の頭の中を空にするところからスタートします。
やりたいこと、やらないといけないこと、頭の中で気になっていることをすべて書き出します。
何か忘れているんじゃないか、というのがストレスになるので、とにかく頭がスッキリするまでやります。
本来は2時間かけて気のすむまでやるものだそうです。
一気にやらなくても時間をかけてやってみるといいと思います。
私は、2時間もかけてらんないよ！と思ったので、時間は計らず、Todoistに思いつくまま気の済むまで、気になることを入力してみました。
紙に書いてもいいですが、後からアプリで管理するので、どうせ入力するし、と思って私はアプリで始めました。
なお、ここではやりたいことを書き出すのに変に分類しようとせず、とにかく一つの場所（この場所をインボックスといいます）に集めましょう！
書き出したことについて一つ一つ考えてみる
書き出したタスクについて、これは何か？ と自問してはっきりさせていきます。
出てきたタスクがどんなもので、どう使うのか、そもそも必要か、と一つずつ考えます。ここでいらないものは消しちゃいましょう。
なお、日時が決まっているものや、締め切りがあるものはカレンダーに入れて管理します。
こうしてそれぞれのタスクがはっきりしたら、タスクの中から次に何をするか決めます。
気が済むまで書き出すと、頭も心もクリアになるので、その状態で直感的にピックアップすると、やることに迷わなくなるとか。
タスクをリストに入れていく
今日やることリストをつくり、あとは明日やることリストや、いつかやることリスト（サムデイリスト）に放り込んでおきます。
Todoistではプロジェクトを作ることができるので、日常、とか、副業、とかで分けて、そこに分類していきます。
日付を入力する箇所があるので、いつやるか予定が決まっているものは日付を入れることで、その日に表示されるようにできます。
毎週やることなど、繰り返すことは毎週〇曜日という風に入力すると繰り返し表示させることもできます。
こうやってインボックス内にあるものをしかるべきところに移動させていきましょう。
インボックスの中が空になったとき、どうすればいいか分からないものはなくなった、ということです！
リストは基本的には、今日やることだけに絞ったリストと、なんでも入れられるリストの2つが最低限あるといいでしょう。
いつかやるリストにいろんなものを詰め込んで、特に予定を立てずにいるのは不安になるかもしれません。
しかし、先々のことを心配する前に、今手を動かすこと！
仕事が進まないのは、やらないから!
今後は、新しいタスクができたり、何か気になることができたら、インボックスに入れる癖をつけましょう！
毎週レビューしてみる
毎週振り返りを行い、リストを最新の状態にしておきましょう。
カレンダーのチェック、新しいタスクの書き出し、インボックスの整理、毎日のリストの更新、明日以降のリストの見直し、ということをします。
リストに登録はしたけど全然完了できない、という時は、タスクを細かく分けることも手です。
すぐ完了できないタスクは、分解してみると、細かいタスクの集合体です。
これをアクションが明確になるように分解してみましょう。
15分以内に終わる、とか目安をもって分解するとやりやすいかも。
また、2分以内に終わりそうな細かいことはすぐやるのがおすすめです。
やることのなかに、外注できそうなことがあれば、そっちに頼るのもいいですね。
人にお願いする、とか、自炊に使っていた時間を外食にしたりお弁当を買ってくることで短縮するとか、いろいろ工夫のしようはあります！
自分に合った方法選びの紆余曲折
せっかくなので、タスク管理を実践するにあたっての紆余曲折も書いてみました。
ここまでで十分書いたし、結構長尺になったので端折ってもよかったのですが、せっかく書いたのでお暇な方はどうぞ。
最終的に、私はTodoistとGoogleカレンダーを使って、方法としてはGTDをベースに管理を続けています。
Todoistはタスク管理しようと思った時に最初に導入したアプリです。
日本語にも対応していて説明記事もあるし、割と直感で操作できるのでおすすめです。
カレンダーは、有名どころでGoogleカレンダーを選び、特に不満はないのでそのまま使っています。Todoistと連携もできて便利！
TaskChuteにも手を出したけど……
最初からGTDを採用してはみましたが、TaskChuteもちょっとかじってみました。
本でおすすめされていたTaskChuteCloudを使ってみたのですが、スマホだと操作方法がよく分からなくて、すぐやめちゃいました。
Toggl Trackというアプリもおすすめされていたので、入れてみたのですが、基本英語で使い方がよくわからなかったので、それもすぐやめちゃいました。
難航するアプリ探し
自分としては、ストップウォッチのボタンを押して計測を始め、終わったら止めて、最終的に円グラフができる、みたいなアプリを使いたいんです。
探せばそれっぽいアプリは色々出てきますが、なかなかしっくりくるものが見つからない。続くかどうかわからないので有料には手を出しづらい……。
基本無料で使えても、課金しないとめちゃくちゃ広告が出てきて使い物にならないのもありました。
今、計測を始めたいのにまずCMを見てから、なんてアプリもあったので即削除しました。広告見てたこの時間を計測するのに、また広告見なあきまへんがな、やってられまへんで。
早く実践したいので、アプリを探したり、使い方を覚えたりする時間も、最低限で済ませたい。
自分でストップウォッチ使ってメモってグラフに加工して、なんて面倒なことはしたくない！
気軽に使いたいからPCじゃなくて、スマホで使えるアプリ1つで済ませたい！
そんなわがままに付き合ってくれるアプリはないものか！
ということでいくつか触ってみて、最終的にはTIME HACKERというアプリに一時落ち着きました。
こちらは無料で使えますが、時々計測開始時に広告が出てきます。
課金はないようなので、この広告と付き合っていく必要があるようです。
日々していることの所要時間を測ってみる
ひとまず、常に時間を計測している状態にして、いつ何をしていたか、何にどれくらい時間を使ったかがグラフでわかるようにしました。
仕事に行ったり移動している時間はほぼ一定なので、帰宅してからの時間をどう使っているのかを計測していきます。
炊事や食事、入浴、それらをした後の残りの自由時間、それぞれどれくらい使っているのかを可視化しました。
で、この時間計測、最初は楽しいんですけど、しかしですよ……。
何か急なことがあっても、ちょっと待って！ 時間計りなおすから！ あ、広告が出た!! ちょっと待って、入力は後！ あ！ しばらく時間計るの忘れてて何をどれくらいしてたかわかんない！ 思い出しながら入力しよ、うーんうーん、とか、そういうことに頻繁になるんですよ。
これが煩わしくなって、1か月はやり続けたんですけど、ついにやめちゃいました。
1つの方法にこだわらなくてもいい！
マニャーナの法則は、考え方がかなり印象的で、素直に感心しちゃったので、実践するとしたら？ と考えてみました。
しかし、基本的に私が管理している事柄は、自分との約束ばかりなので、絶対今日やらないといけないことなんて1つもないんです。
その結果、今日じゃなくてもいいけど、いつかやりたいタスクが大量に出てきてしまい、どれからやるか決められず、何もできなくなってしまう！
そのため、この方法は採用しませんでした。
とはいえ、やるべきことをなるはやでやる以外の戦略を持っていない、という言葉は衝撃的でした。
そのため、後回しにできることはさっさと後回しにして、ほかのことに手を付けてみる、という戦略を時に使ってます。
現在の私のタスク管理
何かふとやりたいことを思いついたら、今日のリストの中に放り込むようにしてます。
リストは段階的に優先度をつけることができて、表示順を調整できます。（手動で並べ替えもできますが項目が増えると面倒なので、並べ替えツール的な使い方で優先度をつけてます）
緊急のことは優先度を上げるのはもちろんですが、ほかに、外出中でもできることは優先度を上げて、家に帰らないとできないことは優先度を下げて表示させています。
追加した項目はまずはインボックスに入ります。時々インボックスを開いてみて、しかるべきところに分類します。
Todoist無料版ではいくつかプロジェクトを作ることができるので、今のところ私は『日常』、『覚え』、今後出店する予定の『イベント準備』と、ストイラ用の『副業』という4つに分けています。
『日常』の中には日々のルーティーンを入れています。
ごみ捨ての日、毎日の1行日記、週に一回今週作った料理のレシピをメモること、ピルクルを飲むこと、ファミ通やオレンジページの発売日、定期の更新、その月の電気代のチェックなどなど、そういうこまか～いことを入れてます。
これであれやったっけ、とか、なんか忘れてる気がする、と思うことが減ります。
急なタスクについては、『覚え』の中に、『突発的なこと』というセクションを作って、対応する日付を入れて放り込んでおきます。
すると対応する日になると今日のリストにタスクが出てくるので、リマインダー的な使い方もできます。
ちなみにTodoistは有料版にすればリマインダー機能が使えるようです。
でも、有料にしなくたって、通知が欲しいときは別途リマインダーアプリ(iPhoneに最初から入ってるやつ)を使えばいいので、課金はしてません。
特に対応するべきタイミングがないものは、『覚え』の中に、『調べたいこと』とか『読みたい本』とか『気になるもの』とかセクションを作って入れてます。
ただし、こうやってセクションとかフォルダに入れるような形で管理するより、タグをつけて管理する方が方法としてはいいみたいです。
フォルダ分けだと、複数の項目にまたがるものが発生した時どこに入れるべきか迷うし、入れた後もどこに入れたか迷っちゃいます。
タグならキーワードを検索すれば、タグをつけたものすべてを拾えるので便利！
タスク管理をするようになって、一日の中でふとスマホを触るタイミングがあったら、まずリストをチェックするようにしました。
これまではついSNSを開いてしまっていましたが、タスク管理をするようになって、無駄にSNSを見る時間が減りました！
SNSの前にTodoistを開くからです。
そして、タスクリストにSNSを見る、というタスクはないからです!!
ちなみにGTDのステップの中にレビューをする、というのがありましたが、あんまり振り返りの時間は取ってません。
私は必要なことは常に更新してるので、わざわざ時間を作らなくても大丈夫です。
とはいえ、いつかやるリストにたまったタスクはたまりっぱなし！
でも、そこにどうしても今日やらないといけないことや、優先度の高いものは入っていないことが分かっているので、安心して放っておけます。
Todoistのことばかり触れていますが、Googleカレンダーを使うのも地味に便利です。
今まではスマホのメモ帳に予定リストを作っていたのですが、ほかにも色々メモがある中から、いちいち予定メモを開きなおす必要がありました。
しかし、今はアプリをパッと開くだけで確認できるので、カレンダー専用アプリで管理してよかったです。
まとめ
タスク管理には3つの方法があります。
この中から自分に合う方法を選び、試しにやってみましょう！
その1 GTD(Getting Things Done)
やりたいことを全部書き出して、リストを作りタスクをこなす！
その2 TaskChute（タスクシュート）
自分がいつ何をしていたのか、時間で管理！
その3 マニャーナの法則
今日やらないといけないこと以外全部後回しにして、余裕を確保！
これらタスク管理法のポイントは以下の3つ！
・基本のTodoリストは1つ
・やるべきことがリスト上にある
・期日が意識されている
もし、3つの方法からGTDをやるなら以下の4ステップを実践！
・気になっていることを全部書き出す
・書き出したことについて一つ一つ考える
・タスクをリストに入れて実行
・毎週レビューする
おすすめアプリはTodoistとGoogleカレンダーです！
どちらも無料で使えます！
今回参考にした本は、以下の2冊です！
『なぜか仕事が早く終わらない人のための 図解 超タスク管理術』
佐々木 正吾 著
『マンガでわかる！ 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門』
岡野 純 著
もっと知りたい！ 興味が出た！ という方はこちらを読んでもらえれば、さらに詳しいことが書いてあります！
あれやりたいな、やらなきゃな、という事柄を、リストに落とし込むことでとても頭がスッキリしました。
なんかあったような、というモヤモヤもなく、やるべきことも忘れずに済みます。無駄にSNSを見る時間も減ります！
おかげさまで、集中して一つ一つの作業ができるようになってきました！
タスクリストとカレンダーのアプリ2つで快適に過ごせちゃうので、興味がある方は是非お試しあれ～！
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