【簡単！】会社の書類が相手に伝わりやすい文章に！3つの工夫をご紹介。

お久しぶりです。小野由衣子です。

気付いたら8月。
月末月初は会社の書類作成に追われていました。

書類作成をする際には、いつも文章の書き方には注意しているのですが、
なかなか文章の癖って直らないですよね。

今日は、文章を書くのが得意ではない方に、たった3つを意識するだけで相手に伝わりやすい文章に変化する工夫を紹介します。

１、「〜とのことです」を多用しない。

「〜とのことです」は人から聞いた言葉、文章を伝えるときに使う「伝聞」の意味があります。

例えば、電話を受けた際は、下記のように伝言として記載することがあると思います。

田中さんより電話あり。
本日13時頃、電話をくださいとのことです。

「〜とのこと」を多用するとどうなるか。

田中さんより電話があり、本日13時頃、電話をくださいとのことでした。
折り返し電話したところ、明日は受診があるため直帰しますとのことでした。また、受診後は体調次第では休暇をとる可能性があるとのことでした。

内容はさておき、この文章を読むと、責任逃れしているような印象を受けませんか。
「〜とのことです」という同じ語尾を繰り返すことで、読み手からすると読みにくいリズムにもなります。

２、「また」などの接続詞を多用しない。

並列の文章を書くようなときは、「また」を使うことがあると思います。

そんなときに「また」という接続詞を多用するとどうなるか。

田中さんより電話があり、本日13時頃、電話をくださいとのことでした。
また、折り返し電話したところ、明日は受診があるため直帰しますとのことでした。また、受診後は体調次第では休暇をとる可能性があるとのことでした。

2回連続で使っただけですが、これも読み手からすると読みにくい感じがしませんか。

３、「いず」「おらず」に注意

厳密にいうと「いず」「おらず」とは同じ使い方で良いようです。

例文①
田中さんは受診した結果、会社を休みましたが、連絡をしていず、心配した同僚より連絡がありました。

例文②
田中さんは受診した結果、会社を休みましたが、連絡をしておらず、心配した同僚より連絡がありました。

例文①と例文②だと、①は読んだときに違和感がありませんか。

たった3つの工夫で共通していることは、「読み手からして読みにくい、違和感があることはしない」ということ。

自分自身が読み手として音読をしてみると、この3つを意識して書いた文章は「リズムよく読める」と感じることができると思います。
そして、読み手が読みやすい文章であればあるほど、相手へ伝わりやすい文章に変化します。

さいごに

いかがでしたでしょうか。
簡単な3つの工夫を意識しただけで、読み手に伝わりやすい文章になるのなら、やってみて損はないと思います。

読み手に伝わりやすい文章を書いているか否かだけでも、上司や相手先（顧客）から信頼される一因になると思い、私自身、日々文章を磨いています。
一緒に「読み手に伝わる文章」を書いていけるといいですね。

最後まで
お読みいただきありがとうございます🙏💕