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【ユニファ×ウエディングパーク】デザイナーのリモートワーク談議

enjoy!インハウス」は、ウエディングパークが主催する、「インハウス」ならでの面白さや難しさを語り合うイベント。今回は「デザイナーのリモートワーク」がテーマです。

コロナ禍で各社がリモートワークを開始してから約半年。開発や日常的なコミュニケーションなど、円滑に進めるための様々な試行錯誤があったはずです。
そこで、リモートワークでの各社の事例をもとにベストプラクティスを探るべく、以前から地方在住のメンバーとのリモートワークを経験してきたユニファ森田浩平さんと、デザイナー新卒研修をオンラインで実施したウエディングパーク伊丹真理子さん登壇でオンラインイベントを開催しました。

LT(ライトニングトーク)

1、株式会社ウエディングパーク 伊丹真理子「リモワにまつわるあれこれ」

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伊丹真理子(株式会社ウエディングパーク/デザイナー)
2017年武蔵野美術大学視覚伝達デザイン学科卒業し、博報堂アイ・スタジオにデザイナーとして新卒入社。Webデザインを中心に、紙やグッズなどのデザインも経験。2019年にウエディングパークに中途入社。Wedding Parkのデザイナーを担当。デザイナーの新卒研修にも携わる。

伊丹さんは、3月から全社員がリモートワークに切り替わったウエディングパークでの事例を紹介しました。

リモートワークが始まり、個人としては今までしていた共有やすり合わせなどのコミュニケーションを、より意識して丁寧にやるようになったと言います。

伊丹:仕様書作成の段階からディレクターとデザイナーですり合わせることだったり、自分の作業工数が何にどれくらいがかかるのかを細かく詳細に伝えたり、デザインを渡す時には直接対面でのコミュニケーションの時間を取ったりといった、細かいニュアンスや見えない部分を補う、密なコミュニケーションを意識するようになりました。

一方、会社全体でも、コミュニケーションが減ったことに課題を感じて様々な取り組みが行われました。

■今までやっていたことをリモートに移行したこと(一例)

全社:結婚式場で実施していた社員総会を、オンラインで実施

オンライン開催ながら、Zoomで全員で顔を出して参加しながらチャットで盛り上がるなど、臨場感を感じられる演出での開催。
参考:全員在宅勤務でもアジリティに。オンライン社員総会「WPA2020」を開催しました!

チーム:気軽なコミュニケーションを増やす為、意識的な雑談タイムを設ける

チームの日々の昼会時間にスプレッドシートを活用して、毎日の「一問一答」やお互いに1週間の感謝を伝える毎週の「Thank you Friday」を実施。

伊丹:意識的な雑談は「業務以外の会話をしていいんだ」という雰囲気が生まれて、リモート下で分かりにくかった案件の状況やモチベーションなども可視化されました。

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■リモートワークを前提に、新しい取り組みを実施したこと(一例)

全社:交流コンテンツで「部署横断のコミュニケーション」の機会を増やす
月次の締め会(実績や方針共有、月次表彰などを全社員でする会)のあとに、Zoomのブレイクアウトルームで、会社にまつわる謎解きクイズなど交流コンテンツを実施

チーム:「発信」やチームメンバーとの「共有」の機会を増やす

-部署全体:自分のカスタマーとしての体験をシェアする「一次情報プレゼン」の開催
-プロジェクトチーム:毎日10分、PMシートを用いてタスク・進捗の把握をする共有・相談・質問会の実施
-デザイナーチーム:毎週テーマ(チャレンジや失敗など)を決めてLT会を開催

伊丹:また、担当したデザイナーの新卒研修では、相手が前提となる知識のない状態で伝える難しさを実感しました。状況を把握するために、メンバー間でスプレッドシートを活用した情報共有を行いました。

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①新卒メンバーとの1on1で活用

事前に新卒メンバーが記入した内容をもとに1日2,3回30分間のミーティングを実施

②メンターとコンディションの把握・共有で活用

その日良かったこと、気になったことなどを研修チーム・メンター・マネージャーが記入してコミュニケーションをとるコンディションシートを運用

伊丹:シートに可視化することで、研修担当以外のメンバーも含めて情報のキャッチアップができ、「みんなで育てる」ことができました。

まとめ
・リモート下では、まずは普段やっていたことを丁寧に意識的にする
・業務でのミッションも雑談も、見えないことは積極的に共有・発信する
・コミュニケーション量を増やして、オープンな雰囲気や関係性を作る
・相手の知らないことを伝えるのは難しい。状況を把握するための仕組みをする

・・・

2、ユニファ株式会社 森田浩平「突撃!ユニファのリモートワーク」

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森田浩平(ユニファ株式会社/デザイナー)
グラフィック制作事務所〜Web制作会社〜婚活系事業会社を経て、ユニファ株式会社にジョイン。 UI/UXデザインからフロントエンドをやりながら、開発や事業へもコミットするインハウスデザイナー。

森田さんは、ユニファでのデザイナーのリモートワークにおける環境やチームの文化について紹介しました。

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ユニファは会社全体で約200人程。うち、デザイナーは4人。(先日1人入社して現在は5人)デザイナーはリモートワーク派~オフィス派までいましたが、2月中旬からは全員自宅勤務になったと言います。

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参考:突撃!隣のリモートワーク 

デザインチームでのツール選びで大事にしているのは、新しさよりも誰でも使いやすいこと。導入障壁の低いものにしていると話します。

▼デザイナーチームの活用ツール
・コミュニケーション:Slack/Zoom
・デザイン:Adobe XD クラウドドキュメント or CC共有フォルダ
・素材関連:Googleドライブ(デザイナー以外のメンバーとの共有が必要なロゴ・画像、イラスト、名刺、封筒など)
・Git:Bitbucket/Source Tree
・バックログ:JIRA/Confluence

また、子育て中のメンバーが多いため、なくなった移動時間で生まれた時間を、ミッションとして持つデザイン業務に最優先で充てているそうです。

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森田:ミーティングの割合は週の業務の約8%で、かつ、断続的にならないように設定して、なるべくデザイン業務に時間をかけられるようにしています。

その割合を保つためにリモート下で大切にしているのは、コミュニケーションの「頻度」より、限られた時間を濃くする「密度」です。コミュニケーション「頻度」が多ければ効率的になるという訳でもないと思っています。

密度を濃くするためには、1on1ミーティング中の雑談、チームの定例ミーティングでは進捗報告などが半分で、残りの半分はフリートークをしています。始めて良かった取り組みとしては、Zoomで開催するデザイナー全員参加のデザインレビュー会。お互いにレビューし、相談できる環境が上手く機能しています。

そんな風に信頼関係を作って、ちょっと相談したい時はいつでもOKな状態にすることが大事だと思います。

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次に、リモートワークを成功させるためには、ハード面では、自宅での働く環境を整えること、ソフト面では変化に柔軟に対応できる文化を作ることが大事です。リモートワークが推進されない場合は、まずは文化にテコ入れしていく必要があると思います。

まとめ
・導入障壁が低いツールを使うと、誰でもすぐに使える
・コミュニケーション不足を感じることがない密なコミュニケーションが求められる
・まずはハード面・ソフト面で環境を整えることが大事
・リモートの文化はみんなでつくると楽しい。継続的に長く続けられる秘訣になる

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トークセッション

トークセッションでは、全社員のリモートワークを約半年実施してきたお二人が実感している、リモートワークでの必要な心得やベストプラクティスを探りました。

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■リモートワークだからこそやらなくてはいけないこと(工夫や心得など)

森田:みんながお互いに、自分がどういう状況なのか相手に見えない事は伝えること
コミュニケーションをとりやすくするには、見えない情報を伝えることが大事です。例えば「今から30分、子どものごはんで抜けます」といったことも伝えています。1人だけ言うのではなくて、みんなで言うと、言いやすい環境になります。

伊丹:出社していた時のことをより丁寧に意識して、共有やすり合わせをすること
出社していた時は気軽にその人の所に行って話しかけてすり合わせられていたものが、Slackになったり、口頭で話したい時には空いている時間を押さえてミーティングを設ける必要が出てきます。
案件を進めていく中で、ニュアンスのすれ違いやすり合わせ不足を感じた事で、丁寧に情報を伝え、すり合わせるコミュニケーションを意識するようになりました。

■リモート下でのベストプラクティス

森田:ツールは、みんなが使いやすい導入障壁の低いものを使うこと
コミュニケーションをとる為のチャットツールもオンラインミーティングツールも、新しいものを色々試してみたけど、結局定着するのは使い慣れた、使いやすいものでした。

伊丹:育成は、フランクに相談できる環境・情報共有の仕組みを作っておくこと
1日に複数回、顔を見て相談できる1on1をあらかじめ設けたり、Slackでのチャットや通話をいつでもできる状態にしたり、メンバー間で共有するスプレッドシートを作ったりと、情報のキャッチアップをしやすい仕組みやフランクに相談しやすい環境を作ることが大事です。

■オンラインでの育成方法

森田:1人が学んだことを、チームでの新しいチャレンジにつなげる
職種を越えた越境文化はインハウスならではの面白さです。メンバーの挑戦の幅を拡げる為にも、手をあげた人が挑戦できる文化や、ミッション達成に周りを巻き込む力が大切です。学んだことは積極的にチームに展開してチーム全体で学んでスキルアップしたり、ビジネスサイドなど職種の違うメンバーとのコミュニケーションを大切にしています。

伊丹:情報共有のテンプレートを作り、必要な情報を共有して残すこと
新卒育成で言うと、オンラインでの実施方法や運営側・講師やメンター・育成される側で文字情報としてログを残して共有していました。また、欲しい情報のテンプレートを作り活用したことによって、意識するポイントも明確になりました。デザイナーはビジュアル面だけでなくサービスのクオリティをどうやって上げるのかを考える仕事です。みんなで共有して成長を見守ることが、領域や視野を広げるきっかけにもなると思います。

■リモートワークが上手くいく秘訣やポイント

森田:リモートワークは一部の人だけではなく、全員でトライすること
週一回でもいいから全員ではじめてみることが重要です。みんなで問題点について議論してブラッシュアップしていくことが大事です。

伊丹:自己発信・共有をすること、フラットで活発なコミュニケーションを意識すること
自分から沢山の情報を発信・共有して、日頃から風通しの良いコミュニケーションが取れる環境をがリモート下でもパフォーマンスを発揮するカギになります。

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以上、ユニファとウエディングパークのリモートワークの事例をご紹介しました。

リモートワークを円滑に進めるためには、情報共有・開示、信頼関係が必要になりますが、雑談を含めたオープンなコミュニケーションや仕組みづくりを全員で実施して、新しい文化にしていくことが2社のリモートワーク成功のカギになっていました。

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