アプリチームの業務課題とは
皆さんこんにちは。
今回は業務改善を目的に上司や同僚にヒアリングしてきたので記事にしたいと思います。
■自分の感じている課題ってみんなも感じているの？
前回の記事☟
学びを具現化・発信できるようになる為に｜wamae (note.com)
前回記事では会議室の予約について書いたのですが、メンバーにこの内容を話したところ、
「分かる！」とか、「それな！」
のお声を頂きました。
やっぱり同じ業務やっていると共通して見えてくる部分がありますよね。笑あーたしかに！という既知の課題もあれば、
へ～そうなのか！と新たな気付きも。
上司と同僚数名に相談してきましたが、逆も然り。
普段自分がやっていない業務やっている人から話を聞くと
こんな仕事しているのか！とか、
こんなことが起きていたのか！という発見がたくさん。
業務効率改善という部分をゴールとするならみんなとの認識のズレは少ないと感じました。
■早速、インタビュー
みんなもそれぞれの業務をこなす中で感じていることがあるはず。
まずは、LP制作担当のAさんに聞いてみました。
課題①：請求書等の誤字脱字問題
メーカー様との商談で実施企画が確定した場合、頂く金額に応じて、請求書や合意書・発注書等が必要となります。
デザインの確認、修正依頼だけでもチェック項目がたくさん！
その金額やクリエイティブ名などを売上シートに集約するのですが、なかなか打ち込むだけでも大変。
自動で各項目を指定のセルに打ち込むマクロとか開発できればいいのだけれど。
最終的に人がチェックする部分でリカバリーできるなら、やってみる価値はありそうです。
課題②：勤務計画の複数回入力問題
開発チームのBさんに話を聞いてみるとこんなお話が。
月度勤務計画を作成する際に、自身の希望を入力するのですが、項目として割り出してみると地味にやることが多いことに気づきました。
以下、フローとなります☟
・シフト担当者から毎月上旬～中旬○○日までに入力依頼のメールアナウンス。
（長期休暇がある月度は事前にチームメンバーに通知と共有。）
・共有フォルダのファイルにログイン。
・登録用のエクセルシートに上書き、入力ミスが無いか確認の上保存。
・シフト担当者が締め切り後に勤務計画システムに反映作業。
・確定後、自身が入力した内容と齟齬が無いか確認。
・自部署の出社スケジュール表に自身の勤務計画を入力し上書き保存。
・所属の営業企画本部、全体の出社スケジュールにも上書き保存。
・・・という内容が毎月のルーティンワーク。
せめて作成した内容が各入力必須ファイルと連携していれば複数のログイン＆入力作業が緩和されるのですが。
難しいのが会社の共通サーバー内のファイルなので改善しようにも少々ハードルが高い。
課題③：一部店舗のクーポン非表示問題
最後は運用チームのCさんに話を伺ったのですが、全配信のクーポンではなく特定エリア、一部店舗での限定配信クーポンで発生することがある問題。
現状、CMSに手動で登録しているそうで、ダブルチェックを行っていても人的ミスがどうしても発生してしまうことがあります。（※参考リンク→CMSとは？）
半角が正しいところ全角のスペースが誤って入力されているだけでも正しく反映しないことがあるので、
仮に、JANコードなら半角数字を8桁or13桁しか入力できないようにする等、セルに制限を設ければ解決しそう。
各項目で限定できる条件があれば入力段階でエラーとして表示されるから事故を防げそうですね。
■相互理解が深まった
そんなこんなで自分の業務内容を話したり、逆にどんな業務をやっていて困っていることがあるのか聴いてみたり。お互いのことを知る良い機会となりました。
課題が見つかって満足満足！で終わるのではなく、今後の打ち手についても深堀して考えていきたいですね。
これからも課題発見アンテナ張りつつ、クリティカルシンキング活用していきます。
■あるといいな！ほしい機能
その他、メンバーと意見を交わすうちに色々なアイデア出てきたのでリマインダーとして記載します。
・商談アポ自動取得ツール
→商談候補日のアポイントをとってくれるツール
Outlookにて営業チームの空いている日程を表示し、候補日を先方に送付。
送付前に、プレビュー画面を表示。担当が確認したうえで送付するのでダブルチェックが可能。
・会議室自動取得ツール
アポイント後の会議日時を認識後Teams コードを生成して、参加人数に応じた会議室を確保してくれる。
外部ツールでなく社内システムに改良加えるってハードル高そう・・・。
実施可否、必要な手続き等々調べてみたい。
・定例会議アジェンダ自動生成ツール
→あるいはアジェンダさえ入れれば肉付けの資料作成をしてくれる逆パターンでもOK。
定例会議は大体決まった流れなので。変動する要素は手入力可能。
・議事録の自動作成ツール
→これは既存のレコーディングと文字起こし機能でいけそう。
ただ、相槌とか不要な言葉まで全部拾うから精度高いのがあれば嬉しい。
Aさんに聞いたところ提携しているコンサル会社さんは有料の議事録システムを導入しているそうな。
どんな感じでアウトプットされるのか実際に使ってみたい。
・バナーのインプレッション数予測シミュレーター
→得意日や大型セールなどの変動要因を入れておけば、契約imp数の着地見込みを自動で生成してくれる。
AIのように納得いかない部分は繰り返しトレーニング・学習させることで精度が上がっていく仕組み。
・広告メニュー提案ツール
→先方の課題感のヒアリング内容を入れれば自動で広告メニューを提案してくれる。
メニュー単品だけではなく、組み合わせで相乗効果の提案も。
（A+Bでこのようなシナジー期待できます！的な）
松竹梅で、予算に合わせて提案を変えてくれる。
提案理由・エビデンスも提示可能。
過去の事例から傾向パターン予測し、この食品カテゴリならこれくらい。
雑貨カテゴリならこれくらい。等パターン別で表示してくれるツールがほしい。
時期、予算、配荷率、単価、などなど変数要素を入れ込めば全部値入れて返してほしい。
全部比較したうえで異常値にはアラートつけて認知できるように。
ついでに異常値の要因予測提案もしてほしいな。→要望ばっかり
ChatGPT等ＡＩツールに頼めばやってくれそうな項目もあるなー。
ブレストしていろいろ書き出したけど、なかなか実装するための技量がないのが現状。
とりあえずゴールから逆算して実装できそうなところから取り組んで経験値貯めていきたいです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？