りんご@オンライン秘書

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\時間が足りないあなたをサポート/ オンライン秘書|事務代行|裏方サポート ▶︎総務・経理事務10年 経験あり

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【オンライン秘書】記念日を把握しておく

わたしは、 ご依頼者様の誕生日、結婚記念日、ご家族の誕生日、開業日、などを手帳に書くようにしています。 チャットだけでは情報が得られなかったとしても、 SNSの投稿などで確認することができます。 記念日にご依頼者様がプライベートを優先できるように、 ・確認事項は早めに済ましておく、 ・忙しくなりそうなときはお手伝いできるようにスケジューリングしておく、 など工夫しています。 また、チャットのやり取りの中で、 「お誕生日おめでとうございます🎂」 とひと言いれるだけで、 心

    • 【オンライン秘書】相手に入力の手間をかけさせない

      ご依頼者さまとのチャットでは、 入力の手間をかけさせないように以下の工夫をしています。 1.番号で答えていただく 自分で判断しかねる事柄があった時、 もちろん報告・連絡・相談をしますが、 「どのようにしたらいいですか?」 と聞かないように努めています。 なぜなら、 相手が一から説明しないといけなくなるからです。 わたしの場合は次のように尋ねます。 「今回〇〇ということがありましたので、 対策を検討しました。 ①……… ②……… ③……… 上記のどちらがよろし

      • 【オンライン秘書】デザインはセンスがなくても思考で補える

        オンライン秘書の仕事にある、 画像編集やバナー作成。 わたしはデザインの勉強をしていませんが、 クライアントさんから 「センスが良いね!」 とよく言われます。 その理由を考えてみたところ、 「デザインを日頃から分析しているから」 ということにたどり着きました。 分析方法は以下の通り。 ①デザインを見たときの感情を言語化する 例えば、 Instagramの投稿やバナーを見たときに、 感じたことを言語化。 「洗練されていてかっこいい。」 「なんかダサい。古い感じがす

        • 【オンライン秘書】絵文字は使って良い

          仕事はほとんどチャットでのやり取り。 意外と大事なことは、絵文字をつけること。 例えば、何か指示されたときに、 だと、受け手の印象がぜんぜん違う。 ただの「短文+。」って、 感情が見えてこない。 注意されたときも、 だけだと、 「あれ?怒ってる?」 という印象にもなる。 送信する方は気付きにくいけど、 思ったよりも印象が悪い。 チャットで注意するのって、 注意する側もすごく気を使うから、 相手の反応はすごく気になる。 ぐらいの方が、 相手に自分の感情が伝

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        • オンライン秘書
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        • 自立系女子・ボロボロになった人へ
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          【オンライン秘書】失敗すればするほど愛される方法

          わたしはオンライン秘書ですが、 機械のように完璧に仕事ができるわけではありません。 依頼者からの仕事の指示を勘違いしたり、 メールの文面の日付を間違えたり、 LINEメッセージを送り忘れたり、 失敗もちょこちょこあります。 ただし、失敗した時は必ず以下のことを行います。 ①今回の失敗はなにか現状把握 ②失敗の原因追求 ③次に同じ失敗が起こらないように改善策を立てる そして依頼者に次のように伝えます。 「申し訳ありません。(必ず最初に謝る) 今回、〇〇すべきとこ

          【オンライン秘書】失敗すればするほど愛される方法

          【オンライン秘書】オンライン秘書に向いている人①対面だと気を使いすぎて疲れてしまう人

          オンライン秘書の必須スキル。 「テキストコミュニケーション能力」 仕事のやりとりはほぼチャットツールを活用します。 (時々ミーティングでZoomを使うこともあるけど) わたしの場合、 対面よりもテキストでのコミュニケーションの方が楽だなぁと感じます。 理由は以下2点。 ① 言葉が視覚化されて残るから ② 伝えたい内容を考える時間が与えられるから です! 話した言葉って、その場ですぐ消えますよね。 当たり前だけど。 相手が話した言葉を記憶して、 理解して、

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