【オンライン秘書】相手に入力の手間をかけさせない

ご依頼者さまとのチャットでは、
入力の手間をかけさせないように以下の工夫をしています。

1.番号で答えていただく

自分で判断しかねる事柄があった時、
もちろん報告・連絡・相談をしますが、

「どのようにしたらいいですか？」

と聞かないように努めています。


なぜなら、
相手が一から説明しないといけなくなるからです。


わたしの場合は次のように尋ねます。


「今回〇〇ということがありましたので、
対策を検討しました。

①………
②………
③………

上記のどちらがよろしいでしょうか？」



番号を答えていただくだけで意思疎通ができるので、相手が入力する手間が激減します。


時々、あたりが外れることもありますが、

「②の〜〜の部分を〇〇に変えた上で、
③の対応もお願いします」

と答えていただくこともあるので、
こちらの出した材料が無駄にならないことも多いです。

2.「はい」か「いいえ」で答えられるように

これは1.と似てますが、

「どうしたらいいですか？」  

「いつがよろしいですか？」

ではなく、

「〇〇でいかがでしょうか？」


と聞いて、「はい」か「いいえ」で答えられるようにしています。


勝手に決定すると角が立ちそうな内容であれば、カッコがきで理由を付け加えることもあります。


例えば…

「〆切は〇月〇日でいかがでしょうか？
(〇月×日まで△△ありますので〇日あたりが妥当ではないかと検討しました)」

など。

3.尋ねる前にググる

「〇〇ってなんですか？」

「〇〇ってどうやるんですか？」

と、尋ねるのは数秒です。


尋ねられた相手は、
概念を明確にしながら、
誤解なく伝わる表現方法を考えたり、
理解しやすい文章の構成を組み立てる必要があります。


これはめちゃくちゃ時間を奪われます。


「私みたいな凡人がパッと思いつく疑問は、
この広い世界の偉人がすでに解決してるはず」
という信念のもとググってますが、
だいたいインターネット様が解決してくれます。


ググって拾えないときは、
YouTube、Instagram、Pinterest、
など媒体を変えると解決できることもあります。



他にも細かいことを挙げればきりがないですが、

「相手に入力する手間をかけさせないためには？」

「相手の時間を奪わないようにするためには？」

を念頭に置くだけで、
コミュニケーション能力がぐっと上がります。