Googleスプレッドシートの有効活用
私の会社のベースはGoogleツールです。メールもGmailベースです。※ドメインは会社のもの
そのため、スプレッドシートを頻繁に使います。
Googleスプレッドシートとエクセルって何が違うの？と言う方もいるとは思いますが、似ているようで違う。全く違うか、といえば違う。そんな関係性です。
メリット
★オンライン上での同時編集
→共有していれば、同じファイルにみんながどうタイミングで入力ができるので、チームプロジェクトとかの進捗入力、アンケート回答とかに優れます。よくコンカレントとかいう会社では役に立ちます。
★関数がエクセルとほぼ同じ
→エクセルのデータ集計を関数を使ってバリバリ作業していた人は、その関数をほぼそのまま使用できます。スプレッドシート用に関数を勉強し直す必要はありません。
★資料共有が簡単
→エクセルでは、資料の展開は、添付に付けてメールする。と言うのが基本だと思います。スプレッドシートでは、セルのURLをメールにペーストするだけで見てほしい部分に誘導できます。そこをクリックするだけでダウンロードをせず、必要な資料を読みにいけます。
★小さいコミュニケーションが楽
→スプレッドシートではコメント機能があり、「@」を付けてコメントすれば、通知がその人に届き、「確認してください。」とか、「修正してください。」とか手間レスで依頼できます。わざわざメールで頼むのも面倒ですよね。
デメリット
⭐︎マクロが使いにくい
→マクロがエクセルのVBAとかみたいに、気軽にマクロを使えないのはたまに困る。
⭐︎グラフが作りにくい
→エクセルほど器用にグラフを作れないので、データ整理はいいけど、イメージ化が難しい。
⭐︎同時編集すると誰かのミスで迷走する
→同時編集の弊害ですね。下手くそがいるとたまにバグります。データが消えたりとかたまにありますね。
⭐︎フィルターがぎこちない
→スプレッドシートのフィルターって、解除がしにくいので、いろんな列をフィルターした後、元に戻すのがめんどくさい。
⭐︎個人フィルターの設定が必要
→同時編集の場合、誰かがフィルターしていると、他の人の画面でも同じフィルターが適用されます。なので、個人フィルターをシートごとに作らないといけません。
スプレッドシートはエクセルデータもスプレッドシートで開くことができます。同時編集も可能です。しかも、Google drive file streamをインストールすれば、エクスプローラーでのファイル整理も簡単になります。
みなさんも今までの仕事の流れで、メールを作る、添付をする、といった細かい作業の見直しをしてみてはいかがでしょうか？
小さいことからコツコツと、見直し、改善、改良、ムダみつけ、頑張っていきましょう！
では、お先におやすみなさい♪
気が向けばこんなアラサーへエールを送ってください。