オンライン会議・イベントで〇〇をつけると、参加者の発言や質問がどんどん増える！
リアルな場での会議やイベントがコロナ禍によってほとんどオンラインに切り替わりました。十分な知識がないままオンライン対応となって、運営のみなさんはとても困っているのではないでしょうか。
オンラインでは表情が伝わりづらいこと、場の雰囲気が伝わってこないなど、リアルな場よりも気を遣うことが多いため、進行役ひとりで活発な会議をつくるには限界がありそうです。
そこで、オンラインでは「サポーター役」をつけることをおススメします！
本記事では、サポーターの役割から実践するための３つのポイントを紹介します。
〈主催〉まちとしごと総合研究所 細川千夏さん
イベントの主催は「まちとしごと総合研究所」の細川千夏さん。
・オンラインファシリテーション体験会の実施(今年5月から通算25回実施)
・話し合いの場づくり(ファシリテーション)のスキルを学ぶ講座
・初心者向けにZOOM使い方、良い話しあいの場、関係性のつくりかた
など、大学生や一般向けにオンラインに特化した講座運営をしています。
オンラインファシリテーション講座に関しては、5月から通算25回実施＝週1回開催しているということ。（すごい！）
ご自身の経験や学びを分かりやすく講座で伝えているので、これからもっとオンライン活用していきたいという方は、下記のリンクからぜひ詳細をご覧ください。今後の講座イベントを紹介しています！
〈実践サポーター〉 もりかつさん
もりかつさんは宇治市の市役所職員で、千夏さんのオンラインファシリテーション講座の受講者です。
講座での学びを活かして本日は運営サポート役として参加されました！
講座への参加メンバーは学生、地域おこし協力隊、教師など、多様な方が集まりました。ほとんどの方が不安よりも今回学べることにワクワクしていると答えており、だれでも発言しやすいあたたかい雰囲気の中、講座がスタートしました。
〈今回のテーマ〉参加者も進行役も支えるサポーターの仕事術～オンライン編～
今回のテーマは、オンラインでの会議やイベントで役立つ「参加者も進行役も支えるサポーターの仕事術」です。
参加者の声で多かったのは、オンラインでイベントを開催するときに進行者、参加者と立ち位置がはっきりしている場合はスムーズに進めやすいが、サポーター役となると苦戦するということです。
「サポーターとしてのフォロー方法が分からない」「サポーターの立場における意識や姿勢、スキルを知りたい」という声があがりました。
このようなみなさんの悩みを消化しつつ、明日からのオンラインでの会議やイベントで使える実践方法を学んでいきます。
サポーターは進行役と参加者の中間的役割を担う
サポーターは「進行役と参加者の中間的役割を担うこと」が重要になります。
進行役に偏りすぎてしまうと参加者の声を拾うことができませんし、参加者側に偏りすぎてしまうと進行役に負担がかかります。
中間的な役割を担うには、まずチェックインから早めに参加することがポイント。
講座が始まるまでに雑談することで参加者の雰囲気が分かり、発言しやすい関係性づくりが生まれやすくなります。その結果、運営側はワークショップのグループ分けなど事前準備がしやすくなります。
講座が始まってからは、前半は進行役をサポート、後半は参加者側をサポートします。
前半はオンラインの使い方など機能面のサポートやオンライン画面に入れなかった人の個別サポートをして、参加者全員が学べる体制を整えます。
後半は機能の使い方に慣れてくるのでワークのサポートに移行し、テーマからズレたときに軌道修正を行います。
サポートする対象を変えていくことで全体を止めて質問する人が減り、テーマに関する発言や質問がしやすい環境をつくりスムーズに進行することができます。
サポーターが実践すべき「３つのポイント」
オンライン会議やイベントの悩みとしてよく挙げられるのはこんなこと。
・雰囲気が伝わりづらく堅くなりがち
・チャットが動いているけど、だれも拾える人がいない
・グループワークをするも参加者で進められていない
そこで、進行役を何度も実践したきた千夏さんから「こんなサポーターがいたら助かる」3つのポイントが紹介されました。
①大きめリアクション
サポーターが率先してオーバーリアクションを意識し運営側がしっかり体現する(モデルになる)ことで、参加者のみなさんが続いてリアクションしてくれるようになります。
画面でしか伝わらないからこそ、見えるようにリアクションをとることが大切になります。
②参加者のチャットコメントへの返信
オンライン機能（zoomなど）についているチャットは口頭よりも意見を出しやすく、参加しやすいことがメリットです。
進行役が話しているあいだもチャットは活発に動いていることが多いので、サポーターがチャットの声を拾って返信していくことでより活性化した場づくりが生まれやすくなります。知らないことを質問されたらググればOK！一番大切なのは、放置をしないこと。
③グループワーク時にあたたく観察
グループワークでは講座で得た知識を実践し、参加者同士で理解を深めるために時間が設けられているので、サポーターはその場をあたたかく観察することが大切となります。
参加者が進め方を理解していない場合はアドバイスしたり、ワークの時間調節が必要であれば運営側に連絡を入れたりと中間的役割を担います。
〈グループワーク〉ここまでの学びや発見・疑問は？
グループワークでは講座での学びを整理する場となり、疑問感想を参加者同士で共有しそれぞれの学びを全体の学びに変える時間となりました。
そのなかでも、実際に自分がサポーターの役割を担うとなるといくつかの疑問点があがりました。
そこで、今回あがった疑問とその疑問に対する千夏さんのアドバイスをいくつか紹介します。
疑問1 参加者が多い場合、始まる前のコミュニケーションはどうしたらいい？
→チェックインした参加者に「○○さん、こんにちは！」と声かけをして、入ったことに気付いていることを見せる。
疑問2 事前準備、リスク想定はどこまでしたらいいのか？
→オンラインの機能トラブルはそれほど多くない。それよりも、事前アンケートの参加理由を見て、相手の知りたいことを確認しプログラム構成を組み立て準備することが大切
疑問3 サポーターと進行役でスムーズに講座を進めていくために気をつけていることはあるか？
→講座中にメッセンジャーでやりとりをしている。グループワークの進行状況をこまめに報告しあい、状況共有している。
それぞれの目線で今日の進行をふりかえる
今回の講座では進行役に加えて初のサポーター役としてもりかつさんが参加していたので、進行役目線とサポーター目線、そして参加者目線のふりかえりを行いました。
①進行役の振り返り
・サポーター役に事前にメッセンジャーでやってほしいことを共有していたのでスムーズに進行できた。
・ワークの進め方、分担の共有、全体共有のコメントの要点をチャットにメモ、運営側のやりとりはメッセンジャーで共有をしてくれたので助かった！
②サポーター役の振り返り
・参加者側での参加時よりもオーバーリアクションを意識して行った。
・ミュートにするタイミング、チャットに入力するワードやタイミングが迷う。
・チャット機能はサポーターだけでなく、進行役も参加者も全員入力できると一番いい。
・話の要点を抜き出すポイントで、学びを共有するときは文頭に「・」、疑問は「◇」などにすると進行役も拾いやすい。
③参加者の振り返り(講座を受けて、サポーターを見て)
・サポーターがチャットに書いてあることばをファシリに気付いてもらえるように読み上げていた。
・ブレイクルームで何をするか迷ったときにサポーターが進行をサポートしてくれた。
・チャットでのメモが助かった。スライドが消えた時にメモで残っているので話がぶれない。
・聞くだけでなく体験しながら重要性を気付けたのでよかった。
3つの視点から今日の進行を振り返り、改めてサポーター役の必要性と価値を再確認できました！講座を受けていきなり本番という形ではなく、実際のサポーターの役割を目でみて疑似体験することができたため、参加者からは明日から率先して学びを活かしていきたいという声が多くあがりました。
今後もオンラインでの会議やイベントに参加する機会がある方は多いと思うので、より質の良い時間を生みだしたいという方は一度千夏さんのオンライン講座を受けてみてはどうでしょうか？
リピーターも多く、参加者同士でつながりができるのでコミュニティを広げたいという方にもおすすめです！
▽まちごとをもっと深く知りたいなら
▽もっといろんなイベントに参加したいなら
▽これまで公開してきたイベントについて知りたいなら