「マニュアル」ひとつで自分の役割と価値を見える化してみる

あらゆる仕事には、手順やコツがあります。

その手順、どうやって整理していますか？

私は、手書きメモやノートを管理するのがとても苦手なので、データ上で自分用マニュアルを作り、ひたすらブラッシュアップします。

きっかけは、最初に勤めた会社で「自分の仕事のマニュアルをつくれ」と言われたことでした。

その会社は製造業で、管理部門でもTPM活動（業務を効率化してロスを無くす活動）が推進されていました。
当時の私は「できるようになった事務仕事を、なぜいちいち書き出すのか。それこそ時間のロスでは？」思っていました。

それ以降、何度か転職をしてきた私。

いつからかマニュアルを作るのは当たり前になりました。
さらには、それを自分のためだけでなく「誰かへの引き継ぎ資料」と思って作るようになりました。

転職を重ねて、実感したことがあります。
どんな仕事でも、自分の代わりは絶対にいること。
そして、会社において自分が一生やり続けるタスクなど無いということ。

「自分のための備忘録」でも、その仕事はいつか誰か他人の手に渡るものです。そして、その仕事を「誰か」に教えるのは、おそらく自分、、。
そう思うと、作業フローの検証と記録にも力が入ります。

最初の会社で教えてもらったことの意味を、数年後にようやく理解できたような形です。

自分マニュアルを整理するメリット

■タスク自体の理解度アップ

マニュアルを整理するためには、自分の作業を俯瞰することが必要。それによって、作業フロー自体がブラッシュアップされるのは勿論、そのタスクの客観的な価値もはかれます。

• どれくらい重要？

• どの程度時間をかけてやるべきもの？

• このまま継続すればいい？改善した方がいい？

• そもそも必要なのか…？

私は「このタスク、重要だけどすごく面倒…！」というものを受け持つ機会が多く、ゆえに「どうにかして効率化できないものか…」を考えることが好きになりました。

■自分の仕事の全容が見える

各タスクのマニュアルが出揃うと、自然と自分の仕事の全容が見えます。
それを、頻度と難易度などで細分化しつつ、リスト化していきます。

• 毎日やること、毎月やること、年に一度だけやること…

• 考えなくてもできること

• 考えなくてはならない＝時間が読めないこと

• 年に一度なので、作業フローを忘れがちなこと…

前任者の振る舞いを知っていたら、その人と自分のやり方も比較してみます。

• この作業は個人のスキルに依存しているのか

• 回数を重ねればできるのか

• 習得にはどれくらいかかるのか…？

自分がその類のタスクが苦手か、得意か、というのも何となく把握できるようになります。
そして、ここまでくると、個人の仕事というよりも「会社で、そのポジションの人が担うべき役割」の整理ができている状態になります。

マニュアル整理で自分の役割を明確に！

会社において「自分のポジション」の仕事・役割を明確にするのは、かなり重要。
なぜなら人は案外、他人のしている仕事を知らないからです。
（きちんと把握してくれる上司がいるなら、それは素晴らしいこと！）

誰にも気づかれずに必要な仕事をするのは、美徳のようで、実はまったく組織のためになりません。それによって、正しく評価される機会を逸しているのであれば、自分のためにもなりません。

自分の仕事を可視化しておくのは、様々なケースで役立ちます。

• 仕事の優先順位が明確になる

• 自分のすべき仕事／人にお願いできる仕事を検証できる

• 新たな仕事を頼まれたとき、自分のキャパシティと仕事量のバランスを検証できる

• 仕事が手一杯な時「どのような状況で手一杯なのか」を人に明確に伝えることができる

• ＋α　「私、こんなに働いてる」という自信にも。

ご自身の仕事の棚卸しと整理、あらゆる仕事をしている方にオススメしたいと思います。

余談ですが、これを作っておくと転職時のスキル棚卸しにも、かなり役立ちます…！