意外と差がでる？チャットやメールの『返信方法』

こんばんは。テトリーです。
最近はコロナ禍でテレワークが進み、チャットなどテキストを使ったコミュニケーションが活発になってきていますね。そんな中、ちょっと重そうな依頼のメッセージがきたら皆さんならどう対応するでしょうか。今回は個人的にこれがベストかなと思うレスの方法を書いてみましたので、ぜひご一読下さい。

受領した事を通知する

私の体感で恐縮ですが、周りを見ていると『依頼は認識したものの、一旦は返信は保留にする』ケースがよく見受けられます。要するにすぐには答えが出なそうなので、ある程度目処が立ったら返そうと思っているパターンですね。これは決して間違いではないのですが、依頼者側の立場に立つと、そもそも依頼を相手が受けたかどうかが分からない状態が長く続いてしまうので、なるべく回避した方が無難です。

したがってまずは依頼を受けたことを相手に知らせること。これを実施すると依頼者側も安心できるのでベストかなと思います。例えば私の場合、ほぼ返信メッセージの雛形は決まっていて、『本件承知しました。回答は別途ご連絡します。』みたいに返すようにしています。

重要案件はリモート会議で共有

相手から重要な依頼がきた場合、あるいはこちらから依頼する場合はテキストベースでのやり取りも良いですが、5~10分程度の会話で情報共有のやり取りしてしまうのも手です。

私は見ての通り文章力が低いので、正直テキストで依頼がきても質問事項を文章に纏めるのに結構な時間が掛かってしまいます。しかし口頭であれば簡易的にかなり細かくニュアンスを伝えられるので、重要な案件に限ってはショート型のリモート会議をよく使っています。そしてこの中でで話し合った内容を会議後に議事メモで展開すれば、テキストでキャッチボールをするよりかも遥かに正確で豊富な情報が入手できるはずです。

感情が分かるように工夫する

チャットは便利な反面、なかなか相手の感情が文章から読み取りにくいという難点もあるので、そこは工夫してカバーしましょう。

たとえば『分かりました』というメッセージが飛んできたとき、

『分かりました。(もう結構です。)』
『分かりました。(大変助かりました。)』

のどちらなのかは文脈で分かることもありますが、『感情を読み取ってもらう』という負荷を相手に掛けるのは宜しくないのでここはびっくりマークや絵文字を使ってみましょう。ただし目上の人に使うとあまり良く思わない方もいると思うので、そこはうまく調整してみて下さい。