思考力を鍛えてQOLを爆上げするメモのとり方

2022年4月15日 08:05

こんにちは@tateshina_lifeです。

こちらの記事がかなり読まれました。

皆さん思考力を鍛える技術・技能について関心が高いのだなと再認識しました。今日はもっと実践編、正確で生産性の高いメモのとり方について僕のメモを参考にテクニックを紹介します。

僕のように戦略コンサルティングファームに所属していた人間は、入社当初、アシスタントとして最初に繰り返し実践するのがミーティングの議事録を書くことです。

僕ら昭和世代が入社した当時のファームでは、まず社内ミーティングで「○○くん、僕らが議論しているところをホワイトボードに書いていって」と先輩から言われたものです。

最初にどうやってとるのかについては教えてもらえることはなく、ボードに書いているうちに「△△と□□はまとめた方がいいな」とか「✗✗の項目が抜けてるよ」とか、まさにOJTです。

1週間もすれば社外ミーティングに鞄持ちのような形で連れ出されます。そこでも議事録をとります。多くはノートPCのテキストエディタを開いて発言録をとります。ミーティングが終わった後で発言録をまとめて議事録の形にします。それを先輩に見せて”赤入れ”してもらいます。真っ赤になったことをよく覚えています。

懐かしい話を持ち出したのは、議事録をとるにはコツがいるということです。そして取り続ける、繰り返すことにより習熟できます。習熟した結果、聞き取りやそのベースとなる思考の基礎体力が上がっていることに気づきます。

さて、実例を見ていきましょう。
下記は僕がとった議事録です。

前提をまとめると下記のようになります。

1, 2点目は特別言うことはありませんが、3, 4点目が特徴です。ミーティングが終わる前に議事録としては完成しており、議事録についてアレコレやり取りはなく、内容に基づいてプロジェクトが”その瞬間から”進行を始めます。

僕はミーティングの時間で自分の仕事が完結し、その後は別の仕事をしても良いし、コーヒーを飲んで休憩しても構いません。その日もしくはそれ以前にたてた計画通りなので、プライベートの時間も侵食しません。三方良しです。

では、テクニックです。

最初から構造化して書きません。
発言を”・”で列挙して箇条書きしていきます。

文章の最後に誰が言ったのかは”()”で入れておきます。誰かが分からない時には席順や性別、顔の特徴などを紐付けても構いません。途中から振り返ることができれば良いのです。

また、結論として”誰が”があまり重要でなければ割愛・削除して問題ありません。それは最後に行いましょう。

箇条書きが5, 6行たまってきたら括り始めます。

括り方は状況に応じて様々ですが、”ネクストアクション”はミーティング後に誰が何をいつまでにやるのかについて必ず書いておきます。また共有ではなく議論の場合は”結論”として何がどのように決まったのかも書きます。

括るということは構造化することです。

構造が分かるよう下線や”<>”などの目印を使って入れ子が分かるようにします。テキストエディタの機能を活用しても構いません(この場合は下線がそうですね)。ただ、機能を活用しようとして時間や集中力が奪われるのであれば本末転倒です。キーボードで打ち込めるもので代用しましょう。

括る際に、ある行からある行を引用することがあります。物事を議論する際には細部に関係が生じますので当然です。その場合、引用する文章や単語などを重複して書くことは無駄です。引用が生じた場合には引用元と引用先をインデックス(番号・記号)で繋げてしまいます。

箇条書きをする段階でインデックス化しなくて構いません。引用が生じた時にその部分だけで良いのです。

最初から番号・記号付けをしてしまうと、複数行で入れ替えが発生した際にインデックスを付け直したくなります。そちらに集中力を使う必要はありません。

"参加者：”については”スクショ参照”となっています。ミーティングでは誰が誰であるか瞬時に分かりません。名刺交換をするリアルの場ですらそうですからリモートとなるとほぼ不可能です。

ですから全員が集まったところでスクリーンショットをとってしまします。議事録上ではスクショでの位置関係で誰が発言したかを紐付けていけば良いのです。

議事の内容を記録すること以外に脳のエネルギーを消費しないことです。

以上がテクニックです。

繰り返していけば習熟できます。結果としていつの間にか複数が議論している場や、1対1の場で相手が話すことの要点が頭の中でそれほどエネルギーを使わずに整理できるようになります。

時間効率、生産性が上がるので、QoLが上がります。
思想や態度、考え方ではなく技術・技能でより良く生きるのです。

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？