共有事項は1人ではなく全体へ。
こんにちは、白井です。
今回は「情報共有」の話です。
みなさんが仕事をする時に、様々な共有事項があると思います。
・自分の進捗の報告
・他者へ影響のある事象があった際の報告
・誰かに質問をする
など、ビジネスシーンでは、他者とやりとりする場面が多々あります。
この時、あなたはどのような手段で連絡をしているでしょうか？
結論、あなたが若手社員であるならば、基本的には「全体で」共有するようにしましょう。
SlackやMicrosoft Teams、Google Workspaceなど、様々なコミュニケーションツールを利用していると思います。
その場合は、基本的に全メンバーが見える場所でやりとりをするようにしましょう。
メールであれば、関係者は全てCcに入れるようにしましょう。
全体に送って「間違っていたらどうしよう…」という気持ちがあるかもしれませんが、安心してください。
個別で送ろうが、口頭で伝えようが、間違っている時は間違います。
恥ずかしい気持ちもあるかもしれませんが、そこはグッと我慢して、とりあえず全体へ共有するようにしてください。
2, 3回やれば、大抵慣れてしまいます。
ここからは、全体へ共有すべき理由とそのメリットをお伝えします。
時間が短縮できる。
全体へ共有することのメリットとして、まず挙げられるのが「時間短縮」になるということ。
大抵の場合は、何か共有事項があれば、それをメンバーから上司に伝えるという流れになります。
であるにもかかわらず、メンバー間だけでやり取りするのは時間の無駄ではないでしょうか？
結局は上位層に伝えることになるのであれば、全体の場でやり取りした方が効率的です。
個人間でやり取りする場合、それを上司に伝えるために、わざわざペーストしなければなりません。
ついでに、経緯を聞かれた際には、他のチャットも追加で送る必要があります。
全体の場でやり取りしていれば、その手間が省けます。
間違っていても正してくれる。
全体の場で共有すべきメリットとして、間違いを正してくれることが挙げられます。
仕事をしている上で、1人で全てのことを正しく把握するのは到底不可能です。
だからこそ、他者に見える形でやりとりをすることで、気がついたメンバーがその誤りを指摘してくれることがあります。
個人間であれば、間違った情報を元に議論を進めてしまい、その議論の時間が無駄になってしまいかねません。
だからこそ、全体でプロセスを含めて内容を共有するべきです。
自分の状況を伝えられる。
3つ目のメリットは、自分の状況を伝えられること。
仕事やプライベート問わずリーダーを経験した方なら分かると思いますが、上に立っている人は「状況が見えないこと」を嫌います。
だからこそ、全体へ共有することで「私はこれをやっている」ということが示せます。
これが上司を安心させる材料になります。
また、仕事において削減できる時間として「報告」が挙げられます。
わざわざ報告のために、チャットを開いて長い文章を書いて、という作業は削減できる時間です。
全体に共有しておくことで、
現状は〇〇がこういった状況です。（※結論を述べる）
詳細は以下をご確認ください。
［リンクを貼る］
というレベルの報告でも十分伝わります。
ちゃんと文章で報告しろ！
という上司であればこの手は使えませんが、少なくとも全体でやりとりしている内容をコピペして使えます。
全体で投げている文章であれば、言葉遣いなども整っているはずなので、割とそのまま使えます。
報告の時短という意味でも、全体で共有しておくことをオススメします。
まとめ
今回は仕事における「共有」の仕方についてお伝えしてきました。
個々への共有は非効率。
なるべく全体へ共有することで、手戻りや報告の手間を減らすことができ、時間を効率的に使えます。
全体に共有することは、少しハードルが高いかもしれませんが、慣れてしまえば問題ありません。
ぜひ、全体共有を意識して、効率的に仕事を進めていきましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
ぜひ次回もお楽しみに！😆
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