やり残しはないかな？というモヤモヤを防いで仕事の効率を上げる方法

仕事の終わりや、
区切りでモヤモヤすることはありませんか？

何かやり残したことがある気がする…

そんな気持ちのまま次の日を迎えたくありませんよね？

ぼくは毎日営業に出る前に
そんな思いに駆られていました…

あれ…なんか忘れてる気がする…

そんなモヤモヤのまま外勤すると
精神衛生上もよくありません。


それが「最高の脳で働く方法」という本を読み、
ある単純な方法を実践することで解決できました！

それが出社後すぐのToDoリスト作成です。

ToDoリストを活用している方は多いと思います。
ただ、そのやり方は本当に合っていますか？

ポイントは…
・出社後すぐ
・パソコンを立ち上げる前に
です。

仕事の効率化について

成果を出しつつ仕事をいかに効率よく短時間で終える…
これが会社員の命題だと思います。

効率化についてはいろんな書籍で
様々なスキルやノウハウが書かれていたり、
ネットにもそういう話題は溢れています。

例えば…
・メールはすぐに返す
・提出期限の前日には提出する
・100%の完成度を求めない

このようなこと。

そんな巷に溢れている効率化について、
上辺だけ…
本当の意味を理解してなかったと思い知らされたのが、
冒頭のToDoリスト作成です。

今までのToDoリスト作成

ToDoリストについては
もう既にやられている方が多いと思います。

実際ぼく自身も以前はToDoリストを作って、
その作業を終えるたびに消し込みをしていました。

以前はアナログで手帳に書いていましたが、
あまりのメールの多さにやり方を変えて、

Google To Doリストに集約させることにしました。


▼アプリでもあります。

アプリでもChromeで共有できる。

Google To Doリストの最大のメリットは
メールからToDoが作成でき、
さらにToDoからメールに戻れるという点です。

私の会社ではGmailを使っているので、
Gmailでの指示がほとんど。
そのためこの2つの連携は非常に助かっています。

こなようにToDoリストもデジタルで管理していて、
毎朝そのリストを見てやることを確認していました。


しかしやることを全てToDoリストに集約していたので、
社内でやることと社外でやることの
区別がつきにくくなってきました。

ぼくは営業職なので、基本的に毎日外勤…
朝出社して11時ごろには外回りに出るような状態。

なので、社内と社外でやることをわける…
優先順位をつける必要がありました。

例えば…
社内にいないとできないものとして精算業務があり、
逆に社外でしかできないものとして
得意先への対応があります。

さらにどこでもできるものとして、
訪問スケジュールの立案や、
簡単なメールの返信などがあります。

このようにやることがすべて
ToDoリストに集約されている分、
優先順位が付けにくいというデメリットがありました。

つまり、
①ToDoリストを確認する、
②会社にいる間にやることを取捨選択するしていく、
という2つのステップが必要になります。
しかもGmailの横にToDoリストが表示されているので
メールが目に入ってしまい、それを処理しがちでした。

これでもできないわけではないのですが、
効率化という観点からは遠くなってしまう…

特段困っていたわけではありませんが、
ある書籍を読んでやり方を変えてみました。

手書きのToDoリスト作成

その本は「最高の脳で働く方法」です。

その中でToDoリストの重要性について
書かれていました。

最高の脳で働く方法について…

□エネルギーを消費する優先順位付けを最優先する。
□メール処理などエネルギーを大量に消費する他の意識的活動を避け、メンタルエネルギーを優先順位付けのために温存する。
□最も注意を要する作業は、頭がフレッシュで明晰に働く時間に設定する。

優先順位付けの重要さ、メール処理の注意、
出社後すぐの行動について…

これを見て改めて
出社後すぐにパソコンを立ち上げることをやめ、
まずは手書きでのToDoリスト作成に挑戦。

いざToDoリストを作ってみると、
その日、営業に出るまでにやることが明確になるので、
今までのように頭の中での優先順位付けに
脳内メモリを消費せずに済むようになりました。

なんかやり忘れてないかな？
というモヤモヤがらなくなったのが大きい。
さらに完了したら、手書きで消していくので、
達成感も感じやすくなった！


どうしてもパソコンを立ち上げてしまうと
メールやら他の資料やらに目を取られがちでしたが
その前にToDoリストを考えることで
本当にやるべきことに焦点が当てることができ効率的に作業を終えることができるようになりました。

ToDoリストについては
既に取り組まれている方多いと思いますが、
・出社後すぐ
・パソコンを立ち上げる前に
というポイントをおさえるとより効果的になります！

その他にも脳を整理して最高の状態で働く方法について
書いてあるので、この書籍おすすめです！

最高の脳で働く方法　Your Brain at Work