打ち合わせの時間短縮のための工夫

みなさん、こんにちは、旅人先生Xです。

今日は、打ち合わせの時間短縮のために行っている私の工夫を紹介したいと思います。

私の工夫は、打ち合わせを週１回、３０～６０分にするためのものです。

教員の方だけでなく、別の業種の方でも、活用できる点もあるかと思いますので、ぜひ、ご一読いただければと思います。

※当たり前じゃんってこともあるかもしれませんが温かく見守ってください。

それでは始めます。

目次は、以下の通りです。

①資料のクラウド化

打ち合わせ資料にいつでもどこでもアクセスできるようにしました。
使用したのは、Googleのドキュメントです。

これは、「それぞれが自由に使える時間を増やすこと」をコンセプトに考えた結果たどり着いた方法です。

クラウド化すれば、隙間時間を活用して、打ち合わせの資料を事前や事後に確認することができます。

これは、とても大きなメリットです。

「あれはどうやるんだっけな？」とか、「このことどう決まったのかな？」といったことを場所や時間を問わずに確認できるのは、業務の効率化に大きく影響します。

私の場合は、

Googleのドキュメントを用いて、打ち合わせ資料をクラウド化

することで、効率よく打ち合わせ資料を確認できるようにしました。

※個人情報等の取り扱い注意の情報は、そちらには、載せずに行っています。

打ち合わせ資料のクラウド化で、仕事の効率が激変するので、可能でしたら、ぜひ何かしらの媒体を使ってやってみてください。

②議題の共有

その打ち合わせで何を話し合うのか、また前回及び、以前の会議で何を話し合ったのかを共有しておくと時間が短縮できます。

私の目標である打ち合わせを週１回、３０～６０分にするためには、時間の短縮への工夫が不可欠でした。

そのため、全員での話し合いは、議題を絞って行う必要があります。

もしも、簡単な連絡や確認程度ですむことについては、クラウド化した打ち合わせ資料を活用して、共通理解を図って終わりにします。

議題を絞ることによって、話し合いをより有意義な時間にすることができます。

のんびりと長々やるのもいいのですが、時短が叫ばれている昨今では、やはり短く濃縮された会議の方がニーズが高いかと思い、今回の取組を行っています。

実際に議題を絞っておくと、打ち合わせ資料を見て確認してくれている場合は、かなり効率よく話し合いを行うことができます。

大体それだけで、３０分くらいの時短になるくらいの効果があるとやっていて感じます。

もしも、あまり議題の共有をしていない場合は、次回の打ち合わせからやってみてください。

きっと効果よく話し合うことができると思います。

③打ち合せ資料の共同編集

クラウド化しておくと資料を共同編集できます。
共同編集を用いると、一緒に打ち合わせ資料を作ったり、気になったことを書き込んでもらったりすることができるため、打ち合わせ時間が短縮できます。

クラウド化する醍醐味の一つは、この共同編集ではないかと思います。

離れた場所にいても、一緒に資料を作成したり、気になったことをコメントや書き込みで共有したりすることができます。

資料を事前に確認した時に、各々がこの作業をしておくととても有意義な話し合いをすることができます。

また、気になった時に、気になったことを書き込んで置けるのも共同編集の良い所かなと思います。

それぞれが任意のタイミングで書きこむことができるのはとても大きなメリットです。

場所や時間に縛られずに、一緒に仕事ができるというのはとてもありがたいことです。

文明の利器に感謝です！

④スケジュール表を合わせた資料の作成

以下の画像のように、スケジュール表を打ち合わせ資料に合わせて活用していました。

打ち合わせ資料だけにしてもシンプルでいいのですが、話し合いでカレンダーを確認することや決まったことを書きこむ場合が多いので、一体化させています。

これによって、予定の見通しが立ちますし、いつ何をするかも視覚的に掴みやすいため、話し合いがスムーズにいきやすくなります。

また、カレンダーを合わせておくと、いつ何をするのかの確認をこの打ち合わせ資料ひとつ開けば済むのがとても大きいです。

そうして打ち合わせ資料を何度も開くうちに、話し合うことや話し合ったことが自然と想起されて、記憶に残りやすくなるため一石二鳥の効果があります。

⑤役割分担と〆切の明記

役割分担と〆切の明記は当たり前のことではありますが、意外とこれがしっかりとなされない打ち合わせもあります。

私の場合は、口頭ではなく、先ほどの打ち合わせ資料の中に、表を作って、そこで、決まった役割と〆切をその場で記入するようにしています。

だれが何をいつまでにやるのか、ということを共有していれば、不足の事態にも対応することが容易です。

互いにフォローし合っていくためにも、この役割分担と〆切の共通理解は、とても大事かなと思っています。

⑥リンクの活用

クラウド化した打ち合わせ資料にリンクを貼って、任意の情報にすぐにアクセスできるようにしています。

これもクラウド化された資料ならではの便利な所かなと思います。

打ち合わせ資料だけではなく、それに伴う参考資料や画像など、資料に載せると量が多いものや読み込みが面倒なものはリンクを貼るようにしています。

リンクの一覧さえ作っておけば、すぐに資料からアクセスすることができます。

どんな量の資料でも、リンクを使えば、コンパクトにまとめることができる上に、共有もしやすいので、とても便利だなと感じています。

以上、打ち合わせの時間短縮のための私の工夫でした。

・読んで下さった方々へ

お読みいただきありがとうございます。

日々忙しい中だと思いますが、今回書いたことが役立って、少しでもみなさんの使える時間が増えたら嬉しいです。

これからも工夫・改善を重ねていきたいと思います。

何かいい方法があったら、教えていただけると嬉しいです！

よろしくお願いいたします。

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