『人事』がプロジェクト始動時期に使えるツール9選
こんにちは！
Crepeで広報・人事を担当している大村です。
いきなりですがフリーランス人事の皆さんは、年始の勝負時ではないでしょうか？
・・・なぜか！！！
フリーランス人事案件が動いている時期だからです。
新しい案件を紹介され、提案を控えているという方も少なくないのではないでしょうか。
この１月〜２月は、中小企業から大手まで幅広い規模感の企業の動きのある時期だと言えると思います。
大手企業は25卒採用を本格的にはじめる時期ですし、
中小ベンチャー企業は25卒採用においては内定出しを既に始め、内定者の受け入れ体制や新卒研修の見直しを既に行っている時期だと思います。
加えて、中途採用は規模に関わらず振り返りを済ませ、課題解決できる人材を探している時期だと思います。
つまり、今はフリーランス人事にとって案件獲得チャンス到来時期なのです！
新しくプロジェクトに入る方法自体には、知人からの紹介、過去のお取引先からのご依頼、すごい人事のようなフリーランス人事と企業のマッチング会社からの紹介など、様々なパターンがあります。
しかしながら、一貫している点が1つあると思います。
それは、『決裁者に提案する』ということではないでしょうか。
これは得意な方、苦手意識を持っている方で二極化している領域だと思いますが、
決裁者がフリーランス人事に発注するか否かのポイントは、そのフリーランス人事に発注することで課題解決するイメージが持てるか否かに尽きます。
決裁者に課題解決のイメージを持っていただくためには与件の整理を行った上で、
市場トレンドに合わせたプロジェクトの計画、目下実施する施策、タスク整理、体制構築、実稼働という流れでご提案することが近道です。
そこで今回は、プロジェクト提案時の各フェーズに役立つツールとプロジェクト始動時期に使えるツールをおすすめします。
【この記事を読んでほしい人】
・新規のクライアント提案を控えている方
・参画プロジェクトをより体系化していきたいと考えている方
・2023年は自分の引き出しで、なんとかコミットしてきたものの、2024年は更にステップアップしたいと考えている方
【この記事を読むことでのベネフィット】
・効率的に情報のキャッチアップができるツールが分かる
・プロジェクトの可視化ができるツールが分かる
【今回ご紹介するツール一覧】
記事を全部読むのはしんどい、時間がない！という方向けに、最初にまとめました。
適宜チョイスください！
≪最新市場動向キャッチアップツール≫
リクルートワークス研究所
https://www.works-i.com/
パーソル総合研究所
https://www.works-i.com/
サポネット
https://saponet.mynavi.jp/
人事ZINE
https://offerbox.jp/company/jinji-zine/
≪スケジュール策定ツール≫
Microsoft 365(ガントチャート無料テンプレート)
https://create.microsoft.com/en-us/templates/gantt-charts
ワンキャリアクラウド
https://service.onecareercloud.jp/
≪ドキュメント蓄積・データベース構築ツール≫
Notion
https://www.notion.so/ja-jp
≪タスク管理ツール≫
Microsoft To Do
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app
Trello
https://trello.com/home
1.プロジェクト始動時期におさえたいこと
前述した通り、決裁者がフリーランス人事に発注するか否かのポイントは、そのフリーランス人事に発注することで課題解決するイメージが持てるか否かに尽きます。
課題解決するイメージが持てるかということをもう少し嚙み砕くと、フリーランス人事に発注することで、いつまでに何が解決・達成するのかが明確になっているということです。
いつまでに何が解決・達成するのかの腹落ちができればできるほど、発注意欲は高まると言えます。
一方で、提案時に無理な提案をしてしまうとプロジェクト開始後に自身の首を締めることに繋がるため実現可能性の高い提案を行うことが重要です。
決裁者にプロジェクトの達成イメージを持っていただくためには、
クライアントが抱えている課題の起因は何かをマーケット情報を交えてお話することがスタートとなります。
つまり、マーケット情報とクライアントの課題を照らし合わせて、現状分析を行い、プロジェクトに落とし込みをしていくという流れが必要になっていくのです。
プロジェクトの落とし込みができている状態というのは、
①プロジェクトの目的・目標を達成するための必要作業項目
②誰がいつまでにやるのか
③いつまでに何を達成できるようにするのか
…という3点を明確にするということです。
今回おすすめするサービスツールは、一部有償のものも含まれますが、提案までは無料ツールで事足ります(言わずもがなですが)。
有償ツールに関しては、クライアントによりプロジェクト始動後のイメージを持っていただくためと、予算のイメージをもっていただくために提案時にお話できるとより良いです。
2.おすすめツール
今回おすすめするツールは、提案からプロジェクト開始の流れに沿うようにご紹介していきます。
提案時に必須となる、最新市場動向のキャッチアップツールは全て無料のものは全て無料、スケジュール策定ツールにおいても、1つは完全無料のものをご紹介するのでご安心くださいね。
2-1.最新市場動向キャッチアップツール
クライアントの課題を抽出するためには、マクロで市場動向を理解し、ミクロでクライアント状況を理解するという流れをとることが一般的ですよね。
クライアントの状況が特出して悪い場合と市場全体が落ち込んでいる場合では、課題の根本的な要因は異なりますし、提案内容は変わります。
同様に、市場のトレンドを掴んだ施策を実施しているのか、そうではないのかによっても提案施策は変わってくるはずです。
加えて、目まぐるしく変わるHRマーケットにおいて、トレンド情報をキャッチアップできているということもクライアントがフリーランス人事を信用いただくポイントでもあると思います。
そして、HRマーケットのトレンド情報を出しているメディアは多くありますが、その中でも情報の信憑性があり(何かサービス購入を促すものではない等)、研究に基づいた情報を発信しているメディアを選ぶことで偏りのない市場トレンドのキャッチアップとクライアントの課題抽出ができます。
こういった観点からも、大手人材会社の総合研究所のメディアは信憑性があると考えます。
そこで、4つメディアをご紹介します。
リクルートワークス研究所(https://www.works-i.com/)
業界最大手であるリクルートが母体の研究所がだしているメディアです。
研究領域が、労働政策、労働市場、組織・人事、個人のキャリア・学び、キャリア教育、人材ビジネス、世界の雇用・労働と多岐に渡るため、マクロの情報をキャッチアップするためには、まず読みたいメディアの1つです。
読み方としては、周辺領域を読んだうえで、特定領域を読むことで理解が深まるのでおすすめです。
例えば、労働市場の研究データを読んだうえで、クライアントの業界の市場を読み解いていくというような流れです。
パーソル総合研究所(https://rc.persol-group.co.jp/)
業界2位であるパーソルホールディングスが100％出資している研究所がだしているメディアです。
研究領域は、リクルートワークスと大きくは変わらないのですが、研究・セミナーのアーカイブを無料で視聴できる点が大きく異なる点です。
ナショナル企業の社員が実例をもとに話しているコンテンツや大学教授がシリーズでセミナー登壇をしているコンテンツがあるため、一次情報の取得がしやすいです。
リクルートワークス研究所のメディアで概略を掴み、パーソル総合研究所のメディアで一次情報の取得をしにいくという流れも保有する情報に厚みがでるため、おすすめです。
サポネット
https://saponet.mynavi.jp/
マイナビが人事担当者、経営者向けに運営しているメディアです。
研究所ではないものの、人材採用・育成、経営・組織づくり、労務・制度、調査データというカテゴリーの情報を発信しています。特徴は新卒領域のデータ数の多さです。学生の生の声の多さと情報発信の頻度の高さが魅力です。
新卒領域の一次情報のキャッチアップに役立つメディアです。
人事ZINE
https://offerbox.jp/company/jinji-zine/
新卒採用領域のダイレクトリクルーティングの先駆けと言っても過言ではない、OfferBoxの運営をしているi-plug社が出している新卒採用に特化したメディアです。
採用領域の中でも、計画・募集・選考・フォローとカテゴリーに分かれており、各フェーズの市場動向が比較的ジュニアの中でも分かる内容になっています。また計画立案用のフォーマットも無料ダウンロードできるようになっているため、オーソドックスな計画を知りたい、作りたい場合にも役立つメディアです。
2-2.スケジュール策定ツール
市場トレンドを把握した後に行うことは、具体的な提案の内容と計画策定ですね。
この計画の策定時に一般的に使うのが、WBS（work breakdown structure）およびガントチャートですね。
提案時にWBSおよびガントチャートを制作する目的は、下記4つです。
クライアントにプロジェクトの全体像と何をしようとしているのかを伝えるため
細かい粒度でタスクを細分化し、どこまで手を動かそうとしているのかを伝えるため
クライアントと優先順位を擦り合わせるため
プロジェクト開始後にタスクの進捗を管理するため
WBSはwork breakdown structureの略であり、日本語にすると作業分解構造図です。
つまり、プロジェクトを構造化するということなのです。
そのうえでも、作業項目を大分類、中分類、小分類とカテゴライズしながら洗い出していくと抜け漏れなく書き出せます。
人事業務に精通している決裁者であれば、大分類の記載まででなんとなくの提案業務のご理解はいただけるかもしれませんが、できるだけ細かい粒度で記載することでプロジェクト始動後の認識や想定稼働時間の相違を発生しにくくします。
また、フリーランス人事にとってクライアント先の関連メンバーと協働するというスキルは必須です。
ここで細かい粒度で業務を洗い出すことによって、クライアント先の関連メンバーとの協働体制をつくる基盤ができるのです。
フリーランス人事歴が長い方は、何度もWBSおよびガントチャートを作成されてきたかと思いますが、改めて作成するとなると意外と手間がかかります。
フォーマットだけでもあると作業項目を洗い出すところから始められるのでフォーマットを上手く活用することをおすすめします。
Microsoft 365(※ガントチャート無料テンプレート／https://create.microsoft.com/en-us/templates/gantt-charts)
Microsoft 365にログインすれば、ガントチャートのテンプレートをダウンロードすることができます。
5パターンのテンプレートがあるため、資料のトンマナに併せて選択することが可能です。
ご自身で制作しているガントチャート資料と比較して項目の不足がないかを改めて確認してみるのも良いかもしれません。
ワンキャリアクラウド(※有償 https://service.onecareercloud.jp/)
こちらのツールは、有償のものになるため具体的なプロジェクト始動時期に利用することとなると思いますが、ワンキャリアのスケジュール機能は良さそうでした。
新卒採用を計画、立案をされる際には使えそうです。
各大学の学事日程を検索することができるため、具体的な計画策定に役立ちます。
2-3.ドキュメント蓄積・データベース構築ツール
ここからは、プロジェクト始動が確定したら(受注が確定したら)対応していく事項となります。
(この章を読んでくださっている方は、新規の受注が確定されたタイミングでしょうか？まずはおめでとうございます🎉)
WBSとガントチャートで業務項目とスケジュールを管理することとなりますが、
データベースを全てExcelやスプレッドシート、ドキュメントで管理することは難しい場合があると思います。
そういった場合でも、新たにクラウドシステムを導入するには予算がかかる・・・ということに悩まれるケースは多いのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、Notion(https://www.notion.so/ja-jp)です。
メモ、タスク管理、Wiki、データベースなど一元管理できるクラウドアプリです。
カスタム性に富んでいて、真っ白なページを自身でカスタムしていくことができるツールです。
とにかく使いやすく、非エンジニアでもデータベースを制作できることが魅力です。
世界で2000万人にユーザーがいることも頷けます。
Notionには4プランあるのですが、下から3番目の有償プランからチーム・組織向けのプランとなります。
月18ドル(※日本円で1500円ほど)なので、比較的導入の障壁も低いと思います。
NotionのHOWTO記事は、WEB上でも多くあるのですが1冊本を読んでからの方が、はじめやすいと思います。
私が実際に読んだ本はこちらです。
参照：Notionで実現する新クリエイティブ仕事術
2-4.タスク管理ツール
フリーランス人事が仕事をするうえで、必要なスキルの1つにプロジェクト全体を把握およびディレクションをしながら、目下のタスクをゴリゴリ片付けていくというものがあると思います。
ガントチャートでプロジェクト全体の進捗管理は事足りると思いますが、プロジェクト参画メンバーに簡易かつ視覚的にスケジュールを示し、タスクの優先順位をつけながら、Daily、Weekly、Monthlyで何をやれば良いのかを分かりやすくできるのはタスク管理ツールの特徴です。
タスク管理ツールは多くありますが、ここでは無償で使える、プロジェクト参画メンバーと共有できるものという観点でおすすめしたいのが、Microsoft To Doです。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app
リストでタスクを仕分けができる、カレンダーと連携できる、他者と共有することができる、タスクの割り当てができるため、無償で使える中では良いと思います。
メンバーごとのタスクに絞り込みができない点は、やや使いにくい部分ではあると思います。
有償でもOKという場合は、Trelloというツールをおすすめします。
Trello(https://trello.com/home)
Microsoft To Doでできない、メンバーごとの絞りこみも可能ですし、
タスクをボード形式で表示することができるため、一目でタスクを把握することができます。
Trelloの料金プランは4タイプあり、複数人で管理する場合は下から3番目のプランの月間12ドル(日本円で約1700円)になります。
プロジェクトが多岐に渡り複数人で進行していく場合は、利用を打診してみるのも宜しいかもしれません。
3.顧客提案により磨きをかけたい！より人事のキャリアを構築していきたい！と思ったら・・・
いかがでしたでしょうか？
日々、クライアント、業務、そしてご自身と向き合い、一生懸命がんばっている皆さんの何か力になれていたら嬉しいです。
すごい人事は、「人事が変われば組織が変わる」というコンセプトのもと、成長志向フリーランス人事向け！月60時間以上の成長企業コミット型 案件マッチングサービス "すごい人事パートナー”を運営している会社です。
具体的には、採用に課題を抱える成長企業と成長志向のフリーランス人事のマッチングサービスです。
「はたらく」を通じて、「できる理由」から探せる人を増やすというMISSIONをもとに、事業運営を行っています。
フリーランス人事の皆さんにとっても、「すごい人事パートナー」を通じて、
たくさんのチャレンジとはたらくことでの人生の彩を感じてほしいと考えています。
そのため、フリーランス人事の皆さんが思いっきりチャレンジできるよう、WBSフォーマットのみならず、進捗管理に使えるツール、求人票のテンプレートなどを提供しています。
さらに、フリーランス人事という特性上、情報共有が難しいという側面もあると考えているため、NotionやSlackのクローズドな場で稼働後の情報共有もできるようにしています。
すごい人事を通して、キャリアを前進感のあるものに、はたらくを通して日々の生活に彩があるものにしていただけたらと心から願っています。
フリーランスとしての提案力をより磨きたい、お客様とより良い提案をしていきたい、キャリアを前進感のあるものにしたいと思う方はすごい人事パートナーとしての入会申請もお待ちしています！
入会希望はこちら☞https://bp.sugoi-jinji.com/
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