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【リモートワーカー必見】業務報告書を書く時の超実践的なハック3点

緊急事態宣言に基づき、リモートワークとなった方も多いと思いますが、

メール等、文章での業務報告書を求められることが増えて、

困っている方もいらっしゃると思います!


今日は、業務報告書を書く上での、超具体的なコツをお伝えしていきます!

以前書いて大変好評だった(2020年4月12日時点で6500閲覧・315スキ)
こちらの記事も合わせてご覧ください!



【前置き】なぜ文章に気を付ける必要があるのか

なぜ文章に気を付ける必要があるのかというと、

文章って、自分の感情が変に増幅されて伝わってしまうんですよね。

顔を合わせてのコミュニケーションであれば、表情や声のトーンなどが印象を決定しているわけですが、

リモートワークでは、文章の印象がそのままその人の印象になるわけです。

なので、かなりの注意を払わないと、自分が意図していない印象を相手に与えてしまうことになります。

せっかく働いて、その内容を報告しているのに、
知らないうちに勝手に変な印象を持たれるって最悪じゃないですか。

今回紹介する3つのコツは超簡単なので、

サクッと実践して、無用なトラブルを減らし、好印象を与えていきましょう!


1.文章を書く前に脳みそをポジティブモードに切り替える

これが、意外と大事、というか、最も重要です。

具体的に何をするかというと、

甘いものを食べましょう。

好きなお菓子やスイーツを食べましょう。

甘さが重要です。

甘さを感じると、人間はストレスが緩和します。

甘味を利用して、ある意味強制的に脳みそをポジティブモードに切り替えることが目的です。

文章は書き手の気分で内容やトーンが全然変わります。

イライラしながら文章の表現を細かく考え始めると、さらにイライラするだけです。

そもそもハッピーな気持ちで書き始めれば、無駄な思考を省けるわけですね。

あまりにも疲れやイライラがひどい場合には、せっかく在宅勤務なので、

さっと体だけでもシャワーを浴びたりするのも良いと思います。

1つ目のステップ:甘いものを食べて、脳内をポジティブモードに切り替える


2.メンタルもポジティブモードに切り替える

甘味を体内に入れることで、脳みそをポジティブモードに切り替えたら、

今度はメンタルをポジティブモードに切り替えていきましょう!

具体的に何をするかというと、

その日あった嬉しかったこと、感謝したことを箇条書きで書き出していきましょう。

人間って不思議なもので、嫌いだと思っていた人に対しても、

「嫌いな人の良いところを会うたびに10個見つける」

ということを繰り返していくと、嫌いじゃなくなったりします。

仕事終わりの段階では、その日が最悪の日に思えても、

その日の良かった出来事を書き上げていくと、

「案外良い日だったな」と思えるようになります。

・経理の林さんが神対応だった。

・取引先の人にめっちゃ褒められた。

・お客様から感謝のメッセージが届いた。

・子供と触れ合う時間がいつもより取れた

みたいな感じです。

この時点で、心身共に整うわけですよね。


心身を整えてから文章を書き始めるのか、

仕事終わりの疲れて、イライラしているままの流れで文章を書き始めるのか、

内容は滅茶苦茶変わりますし、読み手の印象も激変します。

イライラが詰まった文章を読んだ人は、当然不愉快な気持ちになりますからね。
イライラの連鎖が生じてしまうわけですよ。最悪ですよね。

逆に感謝の気持ちに溢れた文章を読めば、読み手もいい気分になって、
感謝の連鎖が起きるわけですよ。最高ですよね。


3-①.「質問・疑問」は取り扱い注意の危険物

「質問・疑問」はガソリンのようなものだと思ってください。

ガソリンは適切な使い方をすれば、ダンプカーだって動かせるわけですが、
使い方を誤れば、爆発・炎上しかねない危険物です。

「質問・疑問」も同様で、
適切な使い方をすれば、組織を劇的に成長させていきますが、
使い方を誤れば、不和が生じ、組織はバラバラになっていきます。

これは顔を合わせてのコミュニケーションの場合でも、同じことが言えますが、
文章での場合はさらに取り扱い注意です。

自分の手でガソリンを給油するのと、ロボットを操作して給油するくらいの難易度の違いがあると思ってください。

なので、ポイントとしては、

そもそも「質問・疑問」は文章ではなく、電話やテレビ会議などを通して解消すべし。

ということです。

どうしても、スケジュールの都合などで、文章で聞かざるを得ない、
ということがあると思います。

そういう時は、以下のポイントを押さえるようにすると、良いと思います。

3-②質問するときはまず、相手のガードを解く

上司から「A社さんへのメールだけどさ、なんで○○について書いてないの?」という質問がメールで来たら、どう思いますか?

「うわー」となって、心を落ち着かせるために、一旦寝ようかと思いますよね。

でも、もしかしたら怒ってるとかではなく、本当に素朴に聞いてみたかっただけ、という可能性もあるわけですよ。

でも、文字だけだと、相手のテンションが予想しづらく、「怒ってるのかな?」「不満があるのかな?」と感じてしまいやすいです。

部下から上司への質問も、上司の側からすれば、テンションがわからず、
「こいつ滅茶苦茶不満ため込んでるな」「こいつ俺のこと嫌いなんだろうな」と思われることもあるわけです。

なので、質問の内容を伝える前に、

「今からする質問は、怒りや不満とは一切関係ありません!
誰のことも責めておりません。
ただただ、会社をよりよくしていきたい一心でのことでございます。」

というメッセージを発信して、安心して内容を読めるようにしてあげる必要があります。

気を付けないと、「お互いに質問し合っているだけ」なのに、どんどん嫌いになっていく、ということもあり得ると思います。

質問の前置きとして、普段の感謝を述べておくと、

「これは自分への攻撃ではなく、真剣に業務のことを考えての質問なんだな」

と、受け止めてもらいやすくなると思います。

質問するときの例文

「お疲れ様です。いつもお世話になっております。
先日の○○の件ではアドバイスいただきまして、本当に助かりました。
ありがとうございました。

実は1点、ご質問がありまして、○○さんのお知恵をお借りできればと思った次第です。

(以下質問へ)

お忙しいところ恐縮ですが、ご意見いただけますと大変助かります。
よろしくお願いいたします。」


4.色々書きましたが、結局はこれまでの生き方が問われているだけ

文章でのやり取りで、こういう部分に気を付けると、お互いにとって良いよね!

という内容を書いていきましたが、

ぶっちゃけ、「めんどくさい…」「こんな本質的じゃないことに頭を使いたくない」って思った人もいると思います。

本当にその通りだと思います。

コロナウイルスの流行や、震災など、非常時にはあらゆる場面で、「いつもと違う」ことが生まれて、

効率が滅茶苦茶下がったり、人間関係がギスギスしやすかったりしますが、

要は、「これまでの生き方が問われているだけ」なんですよね。

普段から上司と信頼関係ができていれば、本質的なやり取りだけに集中しても全く問題ないと思いますし、

普段から「あいつちょっとな…」という風に思っている相手については、メールでのちょっとした言い回しが気になったりするわけなんですよね。

と書きながら自分に突き刺さり過ぎて、辛くなってきましたが、

まぁでもね、そんな上手いこといかないですよね。そりゃそうですよ。


これまで意識していなかった人こそ、今回書いたようなポイントを実践していくだけで、身の回りの関係性が良い方向に向かうでしょうし、

組織全体でやっていけば、お互いの関係性も劇的に変わっていくでしょうし、作業効率もアップすると思います。


自分の得意分野で、この状況をよくするために、何かできることはないかな、と考えてこの記事を書きました!

ちょっとしたことですが、みんなが実践するだけで、世の中の雰囲気も良くなっていくと本気で思っています!

一人でも実践してくれる人がいて、そこからポジティブな連鎖が広がっていけばいいな、と思います!


それでは!

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坪田塾で講師をしています! 勉強法や教育法に関する話を少しでも分かりやすく、楽しくお伝えしようと思います!