【第８話】希望のリスタート

第8話：小さな成功

彼らは業務棚卸シートとガントチャートを使い、各タスクの詳細を確認し、スムーズな進行を目指して準備を進めた。あいりは、このプロジェクトでPDCAサイクルを実践することに決め、最初のステップである計画（Plan）に着手した。

まず、現状の問い合わせ対応プロセスを詳細に分析することから始めた。佐藤と共に、現在の業務フローを確認し、どこに無駄があるのかを洗い出した。主な問題点は、問い合わせの振り分けが手動で行われており、対応が遅れることが多いという点だった。また、よくある質問に対する回答が一貫しておらず、顧客満足度の低下につながっていた。

「まずは、問い合わせの自動振り分けシステムを導入しましょう。」あいりは提案した。「これにより、各担当者に迅速に問い合わせが配分され、対応時間が短縮されるはずです。また、FAQを充実させることで、よくある質問には迅速に対応できるようにします。」

計画が固まったところで、次に実行（Do）の段階に移ることにした。新しいシステムを導入し、チーム全体でトレーニングを行った。初めは戸惑いもあったが、徐々に使い方に慣れ、スムーズに運用できるようになってきた。

「新しいシステムを導入してから、問い合わせの対応時間が大幅に短縮されました。」佐藤は報告した。「また、FAQを使うことで、ほとんどの問い合わせに迅速に対応できるようになっています。」

実行段階が順調に進む中、あいりは評価（Check）に向けてデータを収集し始めた。新しいシステムの導入後、問い合わせ対応時間がどのように変化したか、顧客満足度がどれほど向上したかを測定した。

「データを見てください。」あいりはチームに結果を共有した。「問い合わせ対応時間が平均して30％短縮され、顧客満足度も20％向上しています。これまでの努力が実を結んでいます。」

評価の結果を踏まえ、次に改善（Act）の段階に進むことにした。さらに効率化を図るため、いくつかの細かい調整を行うことにした。例えば、FAQの内容を定期的に見直し、最新の情報を反映させることや、システムの使い勝手を改善するためのフィードバックを収集して反映することなどだ。

「この改善案を継続的に実施することで、さらに効率化を進めましょう。」あいりは提案した。「今後もPDCAサイクルを繰り返し実践し、常に業務を最適化していきます。」

プロジェクトの成功により、あいりは初めての成功体験を味わった。これは、小さな一歩だったが、確実に前進するための大きな一歩となった。リーダーたちもこの成功に自信を持ち、さらなる改善に向けて意欲を高めた。

プロジェクトの成功が認知されると、あいりは次のステップとして、他の部署にもPDCAサイクルを広めることを考えた。彼女は、プロジェクトの結果をまとめ、全社的なミーティングで発表する準備を進めた。

全社ミーティングの当日、あいりは自信を持ってプレゼンテーションを開始した。

「皆さん、本日はお集まりいただきありがとうございます。今日は、営業部で実施したPDCAサイクルを用いた小さなプロジェクトの結果を共有したいと思います。」

あいりは、プロジェクトの背景、計画、実行、評価、改善の各ステップを詳細に説明しながら、プロジェクトの成果を強調した。

「このプロジェクトを通じて、問い合わせ対応時間が30％短縮され、顧客満足度も20％向上しました。この成果は、PDCAサイクルを用いることで、どれだけの改善が可能かを示す良い例となりました。」

プレゼンテーションが進むにつれて、社員たちは熱心に耳を傾け、あいりの説明に引き込まれていった。彼女は、プロジェクトの成功が他の部署でも再現可能であることを強調し、PDCAサイクルの重要性を訴えた。

「今後もこの手法を用いて、各部署で改善活動を進めていくことを提案します。私たちが常に業務を見直し、改善を続けることで、会社全体の効率が向上し、働きやすい環境を作ることができます。」

発表が終わると、会場からは拍手が沸き起こり、あいりはほっとした表情を見せた。山本部長も席を立ち、前に進み出て、あいりのプレゼンテーションを評価した。

「素晴らしいプレゼンテーションでした、あいりさん。営業部での成果は非常に励みになります。これを機に、他の部署でもPDCAサイクルを導入し、さらなる改善を進めていきましょう。」

あいりの努力と情熱が認められ、全社的な改善活動への第一歩が踏み出された瞬間だった。リーダーたちも意欲的に各部署でのPDCAサイクルの導入を決意し、具体的な計画を立て始めた。

後日、あいりはリーダーたちと再度集まり、次の改善プロジェクトについて話し合った。今度は開発部のプロジェクト管理の効率化に取り組むことにした。開発部では、手作業でのプロジェクト管理が原因で、スケジュールの遅延や情報の行き違いが頻繁に発生していた。

「開発部では、プロジェクト管理ツールを導入し、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できるようにします。」あいりは提案した。「これにより、スケジュールの遅延を防ぎ、各チームメンバーが何をすべきかを明確にします。」

リーダーたちはあいりの提案に賛同し、開発部の改善プロジェクトを進める準備を始めた。あいりは再びPDCAサイクルを活用し、計画、実行、評価、改善の各ステップを丁寧に進めることにした。

プロジェクトの進行中、あいりは各チームメンバーに積極的に声をかけ、サポートを続けた。彼女のリーダーシップと実行力により、開発部のプロジェクトも順調に進んでいった。

数週間後、開発部のプロジェクト管理が大幅に改善され、スケジュールの遅延が減少し、チーム全体の効率が向上した。これにより、開発部の士気も高まり、次々と新しいアイデアが生まれるようになった。

あいりは、この連続した成功体験を通じて、会社全体が変わり始めていることを実感した。彼女の努力と情熱が、少しずつ実を結び始めたのだ。これからもPDCAサイクルを繰り返し、さらなる改善を目指していくことを心に誓った。