【新人経理向け】レポートを提出する前に、１日おいてから見直しをしよう。

こんにちは、きくちきよみと申します。
税理士です。

経理や会計事務所職員などの数字を扱う人は、作成したレポートを提出する前に、時間をおいてから見直しをしよう、という話をします。

・人によって、ミスしやすいパターンがある。

経理や会計事務所は繁忙期の真っ只中かと思いますが、このような時期にこそ、ミスをしない工夫が必要です。自分のミスによって自分の工数&レビュワーの工数が増える上、自分の評価が上がらない、という負の連鎖は避けなければなりません。

レビュワーを長年やっていると本当に実感することですが、人によってミスのパターンは様々です。

①PC画面上で内容をチェックするだけで完結する人

ミスがほとんどゼロの人に多い。そもそも、ほとんど手入力しないで済むような手順を踏んでいるため、検証すべき箇所が少ない。

②紙に出力するとミスに気づくが、PC画面上では気づかない人

紙に出力しないと間違うと自分で知っているので、必ず印刷する。ペーパーレスというエコ視点からは問題があるが、背に腹は代えられない。リモートワークで自宅のプリンターを利用すると、一気に効率が下がる。また、横着して印刷しないと必ずと言っていいほどミスをする。

③PC画面上でも、紙に出力しても気づかない人

作業のポイントがまだ理解できていない。レビュワーには「前回の調書を見て、とりあえず同じように作業してみてください」と指導される。

・作成当日に見直しをしても、新しい視点はない。

どのようなミスのパターンの人も同じですが、レポートの作成当日に見直しをしても、ミスに気づかないことが多いです。作成直後の頭では、狭い視野でしか見直しができず、レビュワーと同じような目を持って自分のレポートを見られないからです。

自分でレポートのミスに気づいて、自分でミスを直せる人に共通することは、「スケジュール管理がしっかりしている」ということです。

スケジュール管理ができている人は、ある程度余裕を持って作業を進めているため、数日後にレポートを見直してからレポートを提出することができます。

一方、スケジュール管理ができていない人は余裕がないため、「当日作成→すぐに見直し→そのまま提出」ということになり、”運が良ければ、ミスがない”という、運試しのようなレポートを提出することになります。

・自分のミスのパターンを知ることが、成長の第一歩。

レビュー方法の違いの他、実際のミスの種類は人によっていろいろかと思います。
　・数字の入り繰り　正「36」　→　誤「63」
　・前年の数値やテキストを入れたままにしてしまう
　・人名を間違う
　・ゼロの数を間違う

中には、「何で自分はこんなミスをしてしまったんだろう」と思うような、とんでもないミスもあることでしょう。

自分のミスを減らすための第一歩は、スケジュール管理を心掛けた上で、自分のミスのパターンを知ることかと思います。

是非、自分のミスを知ることから始めてみてはいかがでしょうか。