記者発表会の準備　最初に用意する資料2

「スポーツに関わる“常識破り”の価値を広めて、常識にする」を胸に、仕事をしています。

この「スポーツPR　ミニミニ講義の実況中継」は
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「前例がない」「できるわけがない」「それはきれいごとだ」
などの声に負けずに挑戦している方に、ヒントになる考え方を伝えること
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を目的として、週に２，３本のペースで更新する

・スポーツ関連事業を行っている企業・組織で働く方
・スポーツ関連ビジネスの個人事業主
・現役アスリート、元アスリート

向けの短い講義です。
スポーツとは関係のない広報担当者から「スキ」をもらうこともあります。

なぜ、スポーツに関わる“常識破り”の価値を広めて、常識にしたいのか。

私はスポーツ記者を13年、その後、PR業に立場を変えて８年と、伝える仕事を20年以上続けています。その中で、言語化や仕組みづくりを進め、組織や個人が大切にしている理念が広まれば、“常識的にはありえない”ことも実現する場に立ち会ってきたからです。

例えば、私がかつて広報担当を務めた日本ブラインドサッカー協会は、前例のないスポンサーシップを行ったり、競技の価値を活かした教育プログラムや企業研修を開発し、言語化と仕組みづくりで、それらの価値が広まって、何万人もの人の心を動かすものとなりました。

この連載は、忙しいあなたが、３分以内で手軽に読んで変われるよう、ギュッと凝縮しています。価格以上の大きな効果につながる内容にしています。
移動中に読んでもいいですし、定期的な学びの時間として使って頂いてもいいです。あなたに合うスタイルでお楽しみください。

今回のテーマは「記者発表会の準備　最初に用意する資料2」です。

前回からの続きです。

三つ目は、イベントを行う、日付、場所、時間がおおよそ決まった後になりますが、その前後のスケジュール表を作ってしまいます。

イベントの中身のタイムスケジュールは、その後、変わる可能性があります。しかし、イベントの前後のスケジュールを明らかにしておくことは、人を確保する上で欠かせません

イベントでの失敗を減らすためには、必ずリハーサルをしておいた方がいいです。そのため、開始時刻の何時間前から会場を借りておく必要があるのか、スタッフは何時間前から集まっておく必要があるのかをはっきりさせておく必要があります。

登壇者や運営スタッフを外部から呼ぶ場合、その人の移動時間も含めたスケジュールを早めに確保しなければなりません。
終わった後も撤収作業に時間はかかりますし、スタッフも必要になります。

広報担当者は、イベントを仕切った後も、記者発表会に参加できなかったメディアのために、発表した内容をまとめた資料を送信するという作業も発生します。

こうした諸々を勘案して、何時頃にどんな人が必要かという1日のスケジュール表のようなものを作っておきます。そうすると、情報共有ができて、内部や外部の協力を得やすい状態が作れます。

最後四つ目は、備品リストです。

発表会当日に必要になる物品はたくさんあります。一つでも欠けてしまうと、伝わる力が弱くなります。備品で大きな不都合が出ると、集まったメディアがげんなりして、ほとんど取り上げてもらえないという最悪の事態もあり得ます。

机や椅子、音響機材、パネルなどの掲示物、登壇者の背景として置くバックパネル、配布資料、細かいところでは文房具などもあります。

備品リストは、必要な物品を左側に書き、それを用意する責任者を真ん中に書き、どこから調達するかを右側に書きます。
調達先は、会社の持ち物であることもありますし、会場から借りられるものもありますし、業者からレンタルするものもありますし、新たに買うものもあります。外部に発注する必要があるのなら、責任者がその役割を担います。レンタル料や支払った費用を記載するのもいいでしょう。

こうした四つの資料を作成するのは、時間はそれなりにかかりますが、一度作ってしまうと、いちいち説明する手間が省けますし、認識のズレも少なくなります。

また、これらの資料は日を追うごとにアップデートされることがほとんどです。そのため、何月何日バージョンと目立つように明記しながら共有していくことが重要です。

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