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社内イベントをオンラインで開催する時の5つのポイント

こんにちは、株式会社スペサン 代表の植松です(@spkensuke)。
今回のテーマは社内イベントのオンライン化です。なかなか収まらないコロナウィルスの影響を受け、「とりあえずZoomで」と急場を凌いでいた様々な社内イベントも、いよいよ本格的にオンラインに対応せざるを得なくなった企業も多いと思います。これからは、社内イベントもオンラインでいかに面白くできるか、オンラインだからこその新しい企画をいかに立てられるか、という観点がテーマに挙がることも増えそうです。

そこで、今きっと頭を抱えることの多い社内イベントの企画・運営のお役に立てる情報をまとめてみたいと思います。

弊社 株式会社スペサンは、クライアント企業様の社外CHO(Chief Happiness Officer)として、社員の皆様の幸福度を高めて事業の成長を支援するコンサルティングサービスを提供しています。社内イベントについては、課題を解決するための一つのツールという位置付けで、総合プロデュースや演出に必要なクリエイティブの製作までお手伝いしています。
このnoteでは、コロナの影響を受け、従来のイベントをオンラインに移行したいというご相談にお応えする中で見えてきた、オンライン社内イベント実施のポイントをご紹介します!

1. コンセプトを決める

コンセプトはオンライン・オフラインに関わらず、常に重要な項目です。イベントづくりは、そのイベントのターゲットとメッセージを明確にするところから始まります。
社内イベントと言うと、対象者は全社員だし、実現したいのは一体感を生み出すことで、ターゲットとメッセージとかは特にないです、みたいな感じになったりするんですが、全くそんなことはない!と思っています。

「社内の誰が、このイベントの後でどんな感情になっていたら成功か」

これを明確にしておくことで、その後の企画検討がとっても楽になります。面倒くさがらずに、一度考えてみることをオススメします。

そして、そのターゲットとメッセージが決まったら、それを表現するためのモチーフやイメージを考えます。僕としては、コンセプトは「ターゲット&メッセージ」に「アウトプットを考えやすくするイメージ」を掛け合わせたものだと考えていて、これはイベントの雰囲気を決める非常に重要な要素です。

例えば、以下のような設定を考えてみます。

イベント「入社式」
ターゲット:4月に入社する新卒社員たち
メッセージ:無条件のウェルカムを伝えたい

こんな入社式をやろうとなった時に、あなたならどうやって「無条件のウェルカム」を伝えますか?ここにイメージ・モチーフの力が効いてきます。
それを「アカデミー賞風」にやるのか、「アメトーク風」にやるのかによって、全然仕上がりが違いますよね?笑
でも、厳かで豪華な雰囲気で歓迎の気持ちを表現することもできますし、先輩社員たちが体を張って笑いをつくり和やかなムードを演出することで表現することもできるので、ターゲットとメッセージにどんなイメージを掛け合わせるかで場の雰囲気は結構左右されるわけです。そしてここが、企画側のセンスの見せ所なんですね。

さらに、コンセプトが特にオンラインイベントで重要な理由としては、オンラインでは参加者の行動を制限できないというものが挙げられます。オフラインのイベントであれば、参加者は一箇所に集められて行動を制限されるので、ある程度コンテンツに集中させられますが、オンラインで自宅から参加している場合などは、画面の向こうは完全に自由、無法地帯です。画面をオフにして席を立ち放題な状況でも、しっかり視聴してもらうためには、「自分にとって価値のあるイベントだ」と思ってもらう必要があります。当然、全ての参加者がそう思えたら最高なんですが、世の中そう甘くはありませんので、全社員が対象の社内イベントと言えどもターゲットを絞り、その人たちにしっかり刺さる内容を作り込む必要があると言えます。

そう言ったわけで、まずはコンセプトを決めることがとても重要です!

2. 目的に合ったツールを選ぶ

コンセプトが決まったら、次はツールの選定です。オンラインでイベントをやるにあたって使用できるツールは、以下の通り色々ありますね。

・Zoom
・Teams
・Youtube Live
・Remo
・spatial chat
などなど

それぞれの細かな特徴などは、ググれば解説記事を色々見つけることができるのでそちらに譲るとして、ここでは選定のポイントをお伝えします。

まず、ツールは大きく二種類に分けられます。一方向型と双方向型です。太字にするまでもなく、当たり前ですが笑。イベントの特性に合わせて、どちらの特徴を活かしたいかから考えるのがオススメです。
例えば、経営方針の発表や社長からのプレゼンなど、コンテンツの合間で他の登壇者や参加者の発言を求める必要が無い場合は、ZoomウェビナーやYoutube Liveのような、一方向型のツールの方が適しています(これはわかりやすいですね)。さらに、表彰式などの特定の人物に焦点を当てて特別感を演出したい場合も一方向型ツールがオススメです。双方向型のツールでは、全参加者がフラットに扱われるものが多いため、受賞者が感じる栄誉感が薄まってしまうという懸念点があるからです。
一方、コンテンツの中で参加者同士の交流を促したい場合や、偶発的な出会いやコミュニケーションのきっかけを生み出したい場合は、Zoomミーティングやspatial chatなど、双方向型のツールが適しています。社内イベントで実現したいポイントとしてよく挙げられる「一体感の醸成」や「部署を超えた交流」などは、双方向型ツールを用いた方が達成しやすいですね。
1日の中で、表彰式と懇親会を両方行うケースなどの場合は、2つのツールを合わせて使うというのも手だと思いますが、その場合は、事前のアナウンスや動線設計をきちんとして、参加者が迷子にならないようにケアしてあげることが大切です。とはいえ、一方向型のツールでもチャットを使えば登壇者と視聴者でコミュニケーションは取れますし、双方向型のツールでも話者以外をミュートにすることで一方向型ツールのように扱うこともできるので、イベントのコンセプトと、参加者にとっての使いやすさなどとでバランスを取りましょう。コンセプトの実現に集中して最適なツールを選ぶことが重要です!

3. 参加感を高めるコンテンツ / 演出を考える

枠組みが決まったら、次は中身を考えていきます!コンテンツの案出しにもまた色々な方法がありますが、それは長くなってしまうので、また別の機会にnoteにまとめたいと思います。
オンラインイベントのコンテンツを考える上での重要なポイントは、参加感をいかに高めるかです。既にお伝えした通り、オンラインイベントの場合は参加者の行動を制限できず、注意散漫になりがちです。ビデオをオフにして席を立たれてしまわないように、適度に参加者を巻き込むコンテンツを用意しておきましょう。

例えば、使用するツールがZoomの場合、ブレイクアウトルームを使うのは最もわかりやすい方法ですね。強制的にグループ分けをしてコミュニケーションを生むことで、部署を超えたつながりを作ることができたりします。また、投票機能も活用できます。参加者にアンケートを取り、その場で即時にフィードバックすることが可能なので、アンケートの結果をスピーカーが話のネタにすることもできます。そして、意外と知られていないのがスタンプ機能です。これは、共有している画面上に参加者が星やハートのスタンプを押すことができる機能で、なかなか普段のミーティングでは出番が無かったりするのですが、画面共有で映したスライドに、「YES」と「NO」という枠だけ用意しておいて、投げかけた質問に対してどちらか当てはまる方にスタンプを押してもらう、などの使い方もできます。そうすると、ゲーム感覚で参加することができ、ただ話を聞いているのではなく、能動的にアクションを起こしている状態を作ることができるのです。

このように、声を出すことができたり、画面上で何か反応できたりと、参加者が自分からアクションを起こすきっかけを意図的に用意しておくことができると、オンラインのイベントでも飽きずに参加してもらうことができると感じています。全く新しいものを考えつかなくても、普段行っているコンテンツに双方向性を持たせようとしたら何ができるか?という視点で少しアイディアを練ってみることをオススメします。

(さらに一歩踏み込んだ番外編として、配信画面のレイアウトをデザインして作り込むという方法がありますが、ちょっと長くなりすぎてしまうので、その辺りはまた次の機会にまとめたいと思います。)

4. 映像演出には手を抜かない

続いて、オンラインイベントでは非常に重要な映像演出について、触れておきたいと思います。言わずもがな、オンラインでのイベントは皆さん画面に向かって集中している状態ですので、その画面をフルに使える映像の演出にこだわることで、強いインパクトを与えることができます。
照明や音響といった、五感に訴えかける演出を多用できるリアルなイベントと違い、オンラインで使える演出の選択肢は限られています。いつもはスライドを表示するだけで済ませていたオープニングも、それ用の映像を製作するなどして、演出の方法を見直してみましょう。他にも、表彰式での受賞者発表映像、社長のスピーチ内容に合わせたビジョンムービーなど、映像の使いどころは色々ありますので、空気を切り替えたいところや、印象深くメッセージを伝えたい場面など、映像が効果的に使えそうなシーンを洗い出し、全てとは言わなくても、優先度の高いものは映像を作れると、視聴者が感じるイベントらしさもグッと高まりますよ!

5. オフラインの演出の余地を考える

最後は、オフラインの演出についてです!オンラインイベントの話をしているのにオフラインの演出ってどういうこと?と思われるかもしれませんが、個人的には、ここはこだわれるとイベントをかなりレベルアップさせられるポイントだと考えています。
実は、僕らスペサンという会社では、オンラインで結婚式をプロデュースするサービスを運営しておりまして(HAKU wedding online)、その中で、結婚式の演出に使うアイテムを事前にゲストの自宅にお届けする「ウェディングキット」というものを開発しました。

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中身は乾杯用のドリンクや、新郎新婦のプロフィールブックなど、結婚式の進行に合わせて使って頂くものになっているのですが、これを企業イベント用にアレンジしてみると、とても好評でした!
コンテンツで使用するアイテムを送るのはもちろん、オリジナルのステッカーや、自宅から参加する皆様のために、ご家族で使えるスプーンやコップなどのグッズまで、イベントの特性に合わせた送付物で当日を盛り上げます。
これは、当日がより楽しめるという効果だけでなく、事前にこのキットが自宅に届くことで、当日への期待感が高まるという効果も得られます。事前に届いたキットが社内のSNSなどで話題になっていれば、自然と当日に向けた盛り上がりを作ることもでき、社員の皆さんの参加度が高まるというわけです。毎年楽しみにしていた社内イベントがオンラインに切り替わってしまった、というのは、結構残念だったり寂しい気持ちになったりするものだと思うのですが、そこをこのオフラインでの演出によって補ってあげることで、例年のイベントに劣らないオンラインイベントを作り上げることができるはずです!

最後に

いかがでしたでしょうか。社内イベントは、企業によって雰囲気もコンテンツも異なりますので、最終的にはカスタマイズして考えないといけないとは思いますが、これまでやってきた社内イベントを、そのままオンラインに置き換えるのではなく、そもそもオンラインでやる新しいイベントとしてゼロから企画を立て、演出の方法を考えてみると、斬新なアイディアが浮かんでくるはずですし、そこでセンスの良い工夫をたくさん盛り込めると、社員の皆さんの満足度もグンと高まると思います。
なかなか集まることが難しく、社員同士のコミュニケーションも少なくなりがちな今の状況ですので、せっかくのイベントという機会を使って、みなさんがハッピーになれる仕掛けを考えられると良いですよね!このnoteがそんなことを企てる皆さんのお力になれば幸いです!

弊社では、社内イベントの企画から運営までのサポートを通じて、社員の幸福度を高めるためのコンサルティングを行っております。ちょっと相談してみたいなと思っていただけたら、ぜひお気軽にお問合せください!

これからも役立つ情報を発信して行きたいと思いますので、noteのフォロー、twitterのフォローをして頂けたら嬉しいです^^

今後ともよろしくお願いします!
お読みいただき、ありがとうございました!

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株式会社スペサン(Special Thanks Inc.)CEO / 2011新卒でリクルート入社、2015年に起業。オリジナルウェディング【HAKU】運営 / 社外CHO(Happiness)事業 / 大切な人を想う幸せが連鎖する世界を創る。もうすぐパパになります🙋‍♂️
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