タスクの優先度を決める方法

こんにちはsomekichiです。

忙しい人ほど、タスクに埋もれがちであり、多くのタスクを整理するのは大変ですよね。多くのタスクを抱えると、案外整理する時間がない故に「優先度」を見間違えてしまいがちです。

今回はそんな「タスクの優先度」について、somekichiの考え方を紹介していきたいと思います。

期日と影響度を確認する

まずは「自分だけで完結する」かどうかを確認しましょう。

全体的な生産性を考えるのであれば、誰かのタスクの「クリティカルパス」になっているタスクがあるのであれば優先度を上げましょう。

また、タスク毎に「期日があるもの」と「期日がないもの」に並べるのも効果的です。期日があるものは、周りへの「影響」が大きいことが多いため、チェックしておくと良いでしょう。

クリティカルパスは、直訳すると「重大な経路」という意味で、プロジェクトの全工程を線で結んだ時に最長となる経路のことです。他の工程を短縮しても、クリティカルパスが短縮しなければ終わらない経路のことです。

緊急度を測る

期日と他への影響度から、「優先度が高そうなタスク」が洗い出されたら、続いて「緊急度」を測っていきます。

緊急度はそのタスクの「背景」を理解するところから始めます。もし、この時点で「優先度が高そうだけど、背景がわからないタスク」が出てきた場合は注意が必要です。

背景を理解しないと、必要とされていなタスクのこなし方をしてしまい、差し戻される可能性があります。

今日どこまでやるかを決めておく

これは優先度を決めた後の話になりますが、今日どこまで並べられたタスクをこなすのかを決めます。

ざっくりと、「最低ここまではやるもの」と「できればやるもの」に分けましょう。そして、ちょうど仕事時間の半分のタイミングで簡単な振り返りを行いタスクの調整を行いましょう。

もし、緊急度が高いタスクが積まれすぎているなら、その時点で助けを求めることもできます。できないなら「アラート」を上げるのも非常に重要です。

まとめ

１：期日・影響度を把握し優先度が高いものを把握する
２：優先度が高いものの中から、緊急度が高いものから対応する
３：（この時点で背景が不明なものがあれば理解しておく）
４：今日どこまでやらなければ行けないかを決めておく