効果的なオープン社内報を作るには？事例、メリット、注意点、作り方をご紹介
ソフィアは、お客さまの社内報制作支援をしつつ、自社でも社内報を制作・WEBサイトに掲載しています。日本で使われている社内報は、明治時代の後期から存在しているとされおり、時代とともにますます大きな活躍の場を広げています。
社外での公開を前提に制作されるメディア「オープン社内報」もその１つです。社内報は、社員同士の情報共有を促進し、異なる部署や地域で働くメンバー同士の距離感を縮める大切なツールです。
オープン社内報には、さらに採用活動などにも利用できるという特徴があります。
ソフィアのオープン社内報「そふぃあと」
１．そふぃあと！：印刷・電子ブック
まず、私たち株式会社ソフィアのWeb社内報である「そふぃあと！」をご紹介します。我々ソフィアは、組織のエンケージメントを強化し、様々な「想い」を伝えるインターナル・コミュニケーションに特化した専門会社です。
「そふぃあと！」は自社のメディアツールであり、実際にコミュニケーションの現場で活用されるノウハウのショーケースとしても機能しています。
ありがたいことに、お客様からは「楽しく読んでいる」「そふぃあと！みたいな社内報を作りたい」というお声もいただいています。印刷や電子ブックでも展開できるよう制作しており、両者のメリットが活用できるようデザインやレイアウトにも気を配っています。
また効果測定を行ってPDCAサイクルを回すことで、読者の反応やビジネス業界の動向を素早く反映できる体制であるため、毎号進化し続けています。
他社オープン社内報
実際に公開されている、オープン社内報の事例をご紹介します。それぞれの企業らしさや内容、効果などを解説しますので、オープン社内報の導入をお考えの企業はぜひ参考にしてみてください。
１．エンジャパン：独自プラットフォーム
【企業名】エン・ジャパン株式会社
【業務内容】人材サービスを展開
【社内報】en soku!（毎日新しいコンテンツを発信）
従業員数は海外含め約2,500名ですが、なんと280人以上が書き手となり、社内の情報発信に大きく貢献しています。書き手たちは、わかりやすく情報を届けることを目的として、「ライター」ではなく「レポーター」と呼ばれています。多くのレポーターにより、社内トピックからプライベートな出来事まで、幅広い記事が公開されています。
人材の専門会社だけあって、Web社内報を採用や人材育成に活用できる十分なスキルを持っています。経験豊富な先輩社員の成功体験を、若手がロールモデルとして参考にしたり、内定者とのコミュニケーションに役立てたりしています。社内アンケートでは、中途採用者の8割以上が「en soku!によって志望意向が高まった」と回答していました。
また、コンテンツの質が高く、新聞社の取材にも選ばれ、広い範囲へ拡散することにも成功しています。
en soku!は、リスク管理の重要性を説明しつつ、自由な投稿とシェアを奨励するスタイルのプラットフォームです。企業のイメージを広げていったことで、2018年にウィズワークスが主催する「社内報アワード」で、上位4社に与えられるゴールド賞を受賞しました。この実績は、ビジネスの信頼度を高めることに多大な貢献を果たしたことでしょう。
２．メンバーズ：電子ブック
【企業名】株式会社メンバーズ
【業務内容】大手企業向けのWebマーケティングを中心に、クライアントの ビジネス成果を創出する“エンゲージメント・マーケティング”を展開
【社内報】MEMBUZZ
「MEMBUZZ」は、取材・編集・デザイン・発行をすべて社員有志が行っており、Wantedlyのプラットフォームを活用しています。Webブラウザ上でページをめくるように閲覧できる電子ブック形式を採用し、編集部員は月に1～2回のミーティングを開催しています。
2021年4月以降、SDG’sに関するコンテンツを発信する「noteのマガジン（EMC推進室が担当）」と連動するなど、幅広く活用しています。また電子ブックでは、テキストの抜粋が自動的に付与され、引用しやすいよう配慮されています。
毎号の巻頭には社長のメッセージが掲載され、その時々の方針や考えがわかりやすく述べてあります。このような経営者の思想を気軽に知ることができるコンテンツも魅力的です。
さらに、誰が、どこで、どんな仕事をしているかを伝えるコンテンツが多くを占めているので、事業拡大や社員数の急増にも対応しています。
勤続表彰者
グループカンパニー社長へのインタビュー
1人をクローズアップしたパーソナルヒストリー
新人研修担当者に聞く体験談 など
記載内容は上記の通りであり、この社内報を見てもらうと、「ヒト」を中心に動く会社であることが伝わってきます。
その背景には、社員の個性や職能、パーソナリティを尊重して活かすことのできる組織文化が根づいています。新たに入社を希望する学生や求職者にとって、魅力的な情報源になっています。
そもそもオープン社内報ってなんですか？
オープン社内報とは、社内従業員のみならず、社外の人にも公開されるオウンドメディアの一種です。社内限定で公開している社内報とは異なり、一般公開して社外にも情報提供することを前提に制作されています。
そのため、社外で多くの人の目に触れることでフィードバックも獲得できるすばらしいツールです。インターナルコミュニケーションとエクスターナルコミュニケーションを結びつけ、相乗効果が期待できるでしょう。
オープン社内報を活用すると
顧客
株主
協力会社
求職者
エンドユーザー
など、自社のステークホルダーに、社内の様子をリアルに知ってもらえる機会を提供できるため、自社の社会的信頼を高める有効な手段といえます。
また従業員にとっても、社内以外の人々から評価を受ける機会が増え、モチベーションや意欲の向上にもつながります。自社の組織風土の構築・強化に大いに役立つでしょう。
noteでは、「＃オープン社内報」というハッシュタグで他社事例を見たり、実際に記事を投稿したりすることで、活気のあるコミュニティに参加することができます。ぜひチェックしてみましょう。
オープン社内報のメリット
社内外のコミュニケーション増進に役立つオープン社内報。次の4つのメリットが期待できます。
１．会社の透明性、オープンな社風をアピールできる
社内報はもともと閉鎖的なメディアであり、それを一般公開することで、会社のオープンな社風や姿勢をアピールすることができます。しばしば報道されるブラック企業の問題は、ハラスメントや情報隠蔽など、不適切な部分が社会に知られていないことが一因であるため、会社の透明性は信頼を築くうえでとても重要です。
その点で、社内報によって社内の様子が透明化され、企業のイメージが広くアピールできるだけでなく、外部の評価を意識することで社内の姿勢もより一層引き締まるのではないでしょうか。
２．クライアントや消費者に親しみを持ってもらえる
オープン社内報に掲載されるコンテンツは、読者に新鮮な驚きと親近感をもたらします。社員全員の様子や企業としての姿勢をクライアントに知ってもらえるため、製品やサービスだけでなく、会社自体の信頼が高まります。
また、そこで働く「ヒト」にスポットを当てることで、消費者は「会社」という漠然としたイメージから、商材に親しみを感じてもらえるようになり、心理的な距離を縮めることができます。
３．採用活動にも利用できる
求職者が最も関心を持つ要素の１つに「社風・組織風土」があります。外から見た印象と実際に入社してみた際のギャップが大きいと、離職率が高くなってしまうことがあります。
そこで、採用活動にオープン社内報を活用すれば、エントリー前にの企業の内面をしってもらうことができ、採用や組織の強化に役立てることができるでしょう。
またWeb社内報では、バックナンバーを揃え、社内の動きを季節や時系列で貯蓄していくことが可能です。利便性が高いので採用活動にも有効活用でき、ユーザーにとっては大きなメリットとなるでしょう。
４．評価機能（いいね等）がある場合、社外からの評価をすぐに得られる
デジタルメディアを利用したWeb媒体のオープン社内報なら、ユーザーから気軽に反応や評価を集めることができます。
たとえば、noteではお気に入りのコンテンツに「♡」マークを付ける機能があり、TwitterなどのSNSとの連動に対応しているため「いいね」「拡散」「コメント」といったレスポンスを素早く受け取れます。
フォロワーを増やして読者を固定化することで、より多くの人にアクセスされやすくなるでしょう。
紙媒体でも、取引先との会話のきっかけになったり、感想を聞くことで改善点を見つけたり、コンテンツをより良くしていくためのフィードバックが期待できます。
オープン社内報作成の注意点
組織強化や社会的信頼の獲得に効果的なオープン社内報ですが、中には注意すべき点もあります。下記の注意点を理解したうえで実施を検討することが重要です。
１．機密性の高い情報を掲載できない
透明性のあるオープンな社風をアピールできるオープン社内報ですが、社内の情報を洗いざらい公開するわけにはいきません。とくに、下記の情報は掲載にあたって十分な配慮が必要です。
重量な企業戦略や方針
機密性の高い数字
非公開にしている決算情報
関係部署と連携し、公開・非公開の区分をしっかりと確立したうえで、情報発信を行う必要があります。
２．個人情報の掲載に注意が必要
従来の社内報では、名前やプロフィールなど社員の情報を掲載することが多くあり、オープン社内報においても社員紹介といったトピックスを扱うケースもあります。
しかし、オープン社内報は外部にも広く流通するメディアであるため、個人情報の管理には注意が必要です。顧客の声や事例を紹介する場合も、情報が流出するリスクを避けるために、個人を特定するような情報には細心の注意を払いましょう。
３．不適切な情報を掲載してしまった場合の影響が大きい
オープン社内報は得られる効果が大きい反面、不適切な情報を掲載してしまうと多大な影響を及ぼす恐れがあります。
社内だけの配信であれば組織を通じて訂正・回収・破棄できますが、世の中に出てしまえば、そのような対応がほぼ不可能となります。とくに拡散性の高いデジタルメディアでは、その危険度が一層増します。
誤った情報や誤解を生む表現を発信しないよう、十分な確認作業が必須です。リスク管理には、IRや広報広告と同様の慎重さが求められます。
オープン社内報の作り方
オープン社内報にはいくつかの種類がありますが、大きくは紙媒体とWeb媒体の2つに分かれます。それぞれに合った作り方や使い方があるため、実施に向けて詳しくみていきましょう。
１．紙媒体で社内報を制作する場合
記事を企画して取材し、ビジュアル素材や文章をレイアウトした原稿を印刷し、部数を揃えて配布します。印刷や輸送になどに伴うコストがかかり、各部署への配布や管理するスペースの確保などが必要となります。
印刷・物流は外部に委託するケースが多く、制作については
プロジェクトチームが担当する場合
外部に委託する場合
など自社のリソースに応じてアプローチを変えることが必要です。プロジェクトチームや有志によって作業を行う場合は、社内で業務の一環であることを明確にし、協力体制を整える必要があります。
▶社外の人に配布する
社外の人に読んでいただくためには、各部署で保管したものを、客先へ出向いた際に手渡したり、受付などに置いて自由に持ち帰っていただくという方法があります。また、希望次第で発送したり、IR情報刊行物などに同封する方法も有効です。
▶PDF・電子ブック等にしてWeb上に掲載する
紙媒体の社内報は、相手側の手に直接渡るようルートを確保しなければなりませんが、PDFや電子ブックに変換し、デジタル情報として活用してみてはいかがでしょうか。Web上に掲載すれば、だれでも必要数をダウンロードして印刷できます。バックナンバーやスマートフォンなどでも閲覧可能なためユーザー層も広がることでしょう。
２．Web媒体で社内報を制作する場合
Web媒体で制作する場合は、印刷や配布の費用がかからないため、システム利用料や人件費などの物理的な面ではほぼコストゼロです。ただし「既存のプラットフォーム」を使用する場合と「独自のプラットフォーム」を使用する場合の2つの方法が挙げられます。
▶既存のプラットフォームを使用する
など、既存のプラットフォームを活用すれば、手軽にWebオープン社内報制作できます。手間や費用がかかったサイトの構築が、プラットフォームの登場で劇的に参入しやすくなり、企業のインターナルメディア制作にもプラットフォームサービスは大きなメリットと言えます。
「投稿」という形で簡単に作成し継続できるだけでなく、専門的な分析ツールを使用しなくても、簡単に閲覧状況を把握できる特徴もあり、企業規模に関係なく始めやすい手法です。
▶独自のプラットフォームを用意する
企業独自のプラットフォームを立ち上げて、Web社内報を発信する手法があります。自前のシステムを構築するため、セキュリティ性が高く、外部の問題による障害の影響を受けにくいというメリットがあります。
しかし、自社に合わせたサイト構築ができる反面、システム構築やデザイン、メンテナンスは人材と時間が必要なため、ある程度のコストが発生することをあらかじめ理解しておきましょう。
場合によっては、Web制作を専門とする企業に外注することで、これらのコストを削減できるケースもあります。オープン社内報でより有効な施策を展開するためにも、プロのアドバイスを取り入れてみてはいかがでしょうか。
自社のリソースを見直したうえで、専門家の提案を検討材料の１つとしてみることをおすすめします。
まとめ
社内の情報流通とコミュニケーションの活性化に役立ってきた社内報。
透明性と社会的責任を重視する時代に合わせ、その機能は単なる社内メディアを越えて大きく進化しました。デジタル技術と物理的なメディアを融合させることで、より大きな役割が期待できます。
この記事を参考に、オープン社内報を新たなコミュニケーションの創造にお役立てください。