【freeeつばめの巣 Meet up! vol.14 「どうやる?! 月次決算の早期化」】 参加レポート

みなさまお疲れ様です、都内のPR会社で三年目経理をしております、サンノと申します。


今回は2024年7月17日（水）に開催された

freeeつばめの巣 Meet up! vol.14 「どうやる?! 月次決算の早期化」

に参加しましたので、そちらをレポートしていこうと思います。


【freee つばめの巣】は一言で言うとクラウド会計ソフト freee会計のユーザーコミュニティです。

詳しくは以前こちらでご案内しているので、

ご興味ありましたらご一読くださいませ。

また、ありがたい事に


「note読みました」
「note読んでみます」

とお声をかけていただけることが増えてきました、本当にありがとうございます。


その中で「どれを読んだらいいですか？」とご質問をいただきました。
最初に以下をお読みいただけると良いと思います。


【freeeつばめの巣 スピンオフ Meet Up Vol.8-〜これまでの振り返り〜】


上記は自分が参加する以前も含めた過去回のアーカイブ記事になりますので、つばめの巣ってどんな雰囲気なんだろう？であったりどういうテーマでどういうLTだったのか？を拾っていただけると思います。


今後も感想や質問いただけるとそれに沿って行こうと思います。
何かあればお気軽にslackでのメッセージやnoteのコメントをお待ちしています。
読んだよ！というnoteのスキ（ハートのやつです）やslackのリアクションもモチベーションになるのでお待ちしてます〜〜。

1. 本日の結論

どれだけ技術が進歩しても、結局仕事は人対人。

対策がこぼれがちですが、実は月次決算の早期化に非常に有効なのは『良好な人間関係の構築』でした。

2. LT① アナグラム株式会社 横山さん

横山さんは、経理側で決算スケジュールをコントロールするために様々な取り組みをしてきました。


取り組み前月次の締めが月初15営業日くらいだったものが、月初5営業日締めまで短縮されました、そして事務処理軽減を達成。


攻めの『経理』として必要なリスクを許容し、事前の組み立てを行うことで無駄を排し、一見すると危うそうなフローに見えながらも、効率化を進めてきました。


下記ではそれらをご案内していきたいと思います。

2.0. 取り組んだこと一覧

2.1. 承認フローの廃止、軽減

・経費精算の承認フローで「上長」をスキップ

事前申請を組み込むことで総務で判断が可能な運用を行う

・出張申請を廃止

性善説で運用、そして不正利用もコストに織り込み済み

2.2. 請求書の受渡方法を変更

『主幹部門が受取→支払申請→上長承認→経理』

から

『経理直受取→購買申請確認』に変更

事前申請を組み込むことで承認フローを短縮。事前申請と異なる場合はチェックを行うが、あまり発生しないそうです。

2.3. 各種決済方法の変更

法人カード、口座振替、Amazonビジネスの決済を優先的に選択

請求書の受け取り待ちや、振込作業の減少。
freee会計の連携で入力作業の減少。

2.4. 経費精算の申請ツール変更

『スプレッドシート』から『freee会計』に変更

2.5. いつでも質問や情報共有してもらいやすい体制作り

ここまでかなりシステマチックに業務効率化を進めてきた工程をご紹介してきました。


ともすると、機械的にも見える上記の流れを現実の運用に落とし込む際に、しっかりと人へのケアも行っています。

• 事前に質問、共有してくれたことにお礼する（聞きやすい空気を作る）

• 忙しい感じを出さない（忙しいアピールは百害あって一利なし）

• 即返信（最優先）

• メンションがついていないslackも見に行って、経理処理のアンテナを張っておく

これらは言われてみれば、なるほどなぁ、と思うことばかりです。


ただ、月初など業務が集中するなど経理は定期的に忙しい瞬間が来がちです。


そうした中で忙しいアピールをせず、即レスをし、質問に対して礼を言い、直接関係ないSlackのチャンネルに情報を拾いに行く。


一朝一夕ではできないことですが、

部分最適ではなく、全体最適を意識して動くことで些事にはとらわれず、月次決算の大幅な早期化を達成しました。

ちなみに「廃止し過ぎて困ったことはあるか？」という問いに対しての回答は

『今のところ無い』

とのことです。
みなさま、申請フローに手を入れるなら今です。

3. LT②株式会社ピリカ 柳沼さん

株式会社ピリカさんは、第5営業日に月次決算が締まっています、実際のところは毎週木曜日が決算対応にあてられない日のため、4営業日で締まっていることになります。

月次決算早期化をするために工夫したことを柳沼さんに発表いただきました。

3.1. 4つの工夫

以下でそれぞれの項目について説明をしていきます。

3.2. スケジュールの明確化

・勤怠、経費精算の締切を第2営業日→第1営業日17時→第1営業日12時に段階的に変更していった

1月など営業日が短い月にスケジュールを短縮し、それを次月も継続し、しれっと期日を早める、という高等テクニックを用いたそうです。GWなどもこの作戦に使えそうですね。

・休み、他業務を考慮したスケジュール作成

他業務が発生する曜日や休日を考慮したスケジュールを作成することで、予定通り作業が完了するようになった。

・就業開始/終了時にSlackでスケジュール共有/進捗確認を徹底

slackでは完了したタスクを取り消し線で記載、経理は小さな達成感が好き？という習性を利用しています。

3.3. freeeでTOGO（統合）

freeeのプロダクトを6つ活用。自動化できる部分は自動化し、ゴリゴリ業務効率化を進めました。

• freee for Salesforce

• freee販売

• freee会計

• freeeカード

• freee人事労務

• freee工数管理

業務が効率化されるだけでなく、様々な数値の可視化も同時に行うことができました。

3.4. 振り返りの実施

毎月の振り返りをすることで、マニュアル化が進んだ！
課題にはすぐ対処！

実は柳沼さんは、昨年9月に実施した

【freeeつばめの巣 Meet up! vol.10「どう乗り切っている？月次業務 」】

の佐野さんのLTを経て振り返りを行うようになり、時を経て自社の血肉になってそれをご自身がLTで発表する、というつばめの巣が目標にしている『コーポレートの知見の共有』の輪が繋がった瞬間といえます。

佐野さんのLTについてはご自身のnoteで詳しく書かれておりますので、気になる方は合わせてご覧くださいませ。

3.5. スタッフとのやりとりにはユーモアを

横山さんのLT同様、柳沼さんのLTでもおよそ月次決算に関係が無さそうな、社内のスタッフへの心構えが盛り込まれています。

• まじめそう、細かそう、口うるさい、と思われがちな経理なので、Slackで話しやすそうな雰囲気づくりを

• 公開のバックオフィスヘルプデスクチャンネルの他、バックオフィススタッフと個別の従業員のプライベートチャンネルを用意し、気軽に相談しやすいように

• 無駄にChatGPTや生成AIを使ってリマインド

業務効率化や決算早期化というハックすることで有効に作用するような領域でも、やはり人が関わるのでこうしたソフトの部分へのケアが重要、ということでしょう。

当日のメモを見返すと

感謝しながらやる

と書いてありました

まさにこの境地ですね。

4. 次回予告

次回はスピンオフで明日、8月22日（木）開催予定です。予実管理をテーマにした回です。毎度ギリギリの告知ですみません、、、

つばめの巣meet up! スピンオフ vol.11「予実管理疲れた！システムでどう解決する？？」

今回は、「予実管理」について予実管理のシステムを開発しているお会社様に登壇いただき、予実管理をどうやってシステムで解決するかについてお話いただく予定です。


昨年までと変わり、ご参加いただく方々の交流を重視し、タイムスケジュールも変更しています。

オフライン・オンライン問わず是非ふるって「つばめの巣」のmeet up!に参加してもらえると嬉しいです。

また、皆さんの日々の悩みを解き放つ場としても是非ご参加いただければと思います！


＝＝＝＝＝＝＝　つばめの巣 とは？　＝＝＝＝＝＝＝
「経理をヒーローにする」ことをコンセプトに、2022年に始まった新しいコミュニティです。
定期的にみなさまの気になる話題を取り上げて、meet upを開催しています。

「つばめの巣」では、freee会計を利用している会社の経理担当者同士で気兼ねなくお話し・情報交換し、
自分一人では手に入らなかった知識を得て、それを自社に還元していく。そして、成功体験をコミュニティもご共有いただく。

そうすることで、ゆくゆくはコーポレートの車輪の再発明をなくしていきたい！

そんな想いを込めて立ち上げた、参加者みんなで創っていくコミュニティとなります。

「つばめの巣」から巣立つヒーロー経理をどんどん生み出していければと思っておりますので、
何卒よろしくお願いいたします！


＝＝＝＝＝＝＝　今回のイベントは…　＝＝＝＝＝＝＝＝
freee会計法人コミュニティ「つばめの巣」、スピンオフ第11回目のmeetup!です✨✨✨✨✨✨
みなさんの「困った」「聞いて欲しい」「シェアしたい」を持ち寄って、密度の濃い時間にしましょう。

開催概要は以下の通りです。
【開催概要】
日時：2024年8月22日（木）19:00〜21:00
開催形式：オンライン（ZOOM）／オフライン（freee本社@大崎19階asoiba）

タイムライン：
18:50開場
19:00〜19:15：乾杯
19:15〜19:45：LT ① Diggle株式会社　入道充紘様／永田郁也様
19:45〜20:15：LT ② 株式会社YKプランニング　高津友嵩様
20:15〜20:55：懇親会　
20:55〜21:00：写真撮影して解散
21:00〜　　 ：希望者はfreee本社オフィスツアー　※オフライン参加者のみ


奮ってご参加（そして、引き続きご協力）いただけると幸いです！


＝＝＝＝＝＝＝　こんな方におすすめ　＝＝＝＝＝＝＝
対象：
◉予実管理疲れた！！という方
◉予実管理システムについて聞いてみたい！という方

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◉freee会計の習熟度：★☆☆☆☆☆（問いません）
◉経理業務の習熟度：★☆☆☆☆☆（問いません）

○ぜひお気軽にご参加ください！
○ハッシュタグ #freeeツバメノス

また、スピンオフに関しては以前の記事でご案内しています。スピンオフこそ自分に必要かもしれない、と言う気づきにつながるかもしれません。



↓からもお読みいただけます。

少しでも興味がある方は今後発表される参加申し込み用のURLより参加登録をしてみてください。



とりあえず参加、そしてオフラインで参加、を強くオススメします。

最後になりますが、ここまでお付き合いいただいた方、ありがとうございました。

いつかどこかのmeet upでお会いできるのを楽しみにしております。