月次決算をいい感じにした話のこと【freeeつばめの巣 Meet up! vol.10「どう乗り切っている？月次業務 」】
株式会社primeNumberの経理をしてます。佐野です。
今回は縁あってfreeeさんのMeet upに登壇させていただいたので、登壇内容、登壇時に話しきれなかったことをお話させていただこうと思います。
早速ですが、内容について。
どうやって決算を安定させながら早く完了させるか。という内容でお話させていただきました。
前提条件として、経理の背景をお話しさせていただくと、
バックオフィスの人員については現在、経理が2名、労務が2名の構成です。
また、IPOを一つの目標としているので上場企業基準での会計原則や内部統制に則った処理を行っています。
primeNumberのビジネスモデルとしてはtrocco®というSaaSプロダクトの利用料金を毎月お支払いいただくのが、基本的なものになっています。
決算で大切にしていること
１点目は会社組織のスケールに対応すること、２点目はスケールに伴う業務の標準化を行う事です。
会社組織のスケールに対応すること
primeNumberはスタートアップベンチャーなので、組織のスケールに合わせ業務量が増加し続けています。
対応するためには人員の増強などが考えられますが、なかなか経理人材は取れずに困っています。
そこでとる手法としては、自分の業務を簡単にして誰でもできるようにすることでした。
例えば、社内wikiツールに自分が調べたことを明文化して、誰でも振り返る事ができるようにする事です。
これによって、次のような効果があると考えています。
誰かが同じことを調べる手間を減らす
会計処理の論拠と結論を整備する
副次的に第三者（会計監査など）への説明を分かりやすくする
会計基準って読みにくかったり、webページ化していないケースがあるので、自分のわかりやすいようにまとめてます。
他に月次決算の事前MTGと振り返りMTGを必ず行うようにしています。
これは自論なのですが、人間は忘れっぽい生き物なので、何をどのように行うのかを整理しないと処理漏れが発生すると思っています。
更にprimeNumberではチームで経理を行っているため、会計処理の共有も兼ねています。
また、業務連絡・初めて行う業務指示などは非同期コミュニケーションを用いています。
具体的にprimeNumberではSlack、Google ドキュメント、Confluenceでのコミュニケーションを行っています。
これにより、会計処理や作業手順の齟齬、聞き直しなどは少なく済んでいます。（もちろん複雑な作業は手順書を作りながら説明しますが。）
スケールに伴う業務の標準化
２点目の業務の標準化についてです。
ここでの標準化とは、誰でもその作業を行える状態にすることを指しています。
少人数で経理を行っている組織では、担当者が休んでしまうと業務がストップしてしまうことが致命的だと思います。
また、新規メンバーが入社した時に、従来業務を行っていた人の手癖で作業をしていると、さっぱり分からなくなってしまいます。
（ついでに有給休暇を取りたいときに取れなくなってしまいますし。）
これらを防ぐために次のようなことを実践しています。
実務的なマニュアルの整備
エクセルインポートの活用
自動で経理のルール整備
社内wikiツールでのマニュアル整備です。
会計システムにはよくあるcsv取り込みです。
基本的には、計上日や入金期限日はEOMONTH関数などで月末日を固定しています。
freeeの会計システムでは、Amazonやクレジットカードの明細をAPIで取り込むことができます。
その取り込んだ内容に対して、計上科目や部門を先に設定しておけば、誰が行っても同一の会計処理を行うことができます。
最後に
決算を早く完了するためには事前の準備が大事です。
個々人がキャッチアップした情報の共有は誰にでもできます。文書を整備したり、チェックツールを作ったり、関数を修正したり、様々なことができると思います。
これらのことが巡り巡って決算を早期化、安定化させる要素の一つだと思っています。
最後になんですが。
primeNumberでは現在、一緒に頑張っていただけるメンバーを募集中です！
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