人事労務のお話し①～出勤簿を出してください～

忙しくてだいぶ執筆ペースが落ちてしまっておりますが、noteの存在をオープンにしたので、久々の執筆です。
人事労務の話の中でも、最近自分の頭を悩ませており、必要性を感じていながらも先送りにし続けている「出勤簿」の話をします。

まず前提として、会社内の人事労務に関して社内で感知しているのは今のところ自分だけになってます。あ、厳密には蔵人のシフト編成だけは違うか（こちらは杜氏である社長案件）。
ざっと思いつくだけで、

・毎月の給与計算
・毎月の給与振込
・毎月のシフト編成（蔵人以外）
・シフト編成前の休み希望ヒアリング
・住民税の管理・支払
・源泉所得税の管理・支払
（※社会保険料は自動引落し）
・年末調整
・新メンバー入社時の諸手続き
・メンバー退社時の諸手続き

とか、その辺は一通りやっております。最近は健康診断の手配とかも初めてやりました。健康診断の結果の管理とかもこれから発生してきますねたぶん。
こればかりは公庫時代に手に触れることもなかったので、どれも所見では大変勉強になります。2回目以降は正直やりたい業務ではありません(笑)

その他、専門的な手続きが必要な場合は顧問契約をしている社会保険労務士の先生に頼ることになります。
おそらく相場的にも微々たる顧問料なのだと思うのですが、些細なことにもすぐに対応してくださる社労士の先生には大変助けられております。
退職者が出たり、産休育休をとる人が出たり、パパ育休をとる人が出たりと、一時期イレギュラーなことばかりで多大な時間をいただいたと思います。この場を借りて感謝申し上げます。

正直な話、弊社は人事労務の制度整備はまだまだの部分が多過ぎるのですが、「弊社で働きたい」と制度未整備のベンチャー企業であることを承知で飛び込んできている人ばかりなので、そこに甘えているというのが実情です。
これから従業員はまだまだ増えていくでしょうから、早いうちから整備を進めていかねばならないと思っています。ベンチャー企業にしては休みがしっかりとれるようになってるし、秋田県内では高いと言える給与水準だと思うからその辺の従業員の不満はそんなにないと思いますが、法律的なことは別話のなので。
ちなみに、補助金の申請とか色んなきっかけがありまして、就業規則は提出していますし、1年単位変形労働時間制とか36協定の届け出はしております。

さて今回書きたかった本題は、「出勤簿」ってこんなに頻繁に求められるの？！ 早くしっかり作らならきゃ……という話です。

上記のとおり、弊社はシフト制です。
何せ様々な業種の人がいますので、各々の働き方や時間帯は大きく異なります。（この多様性、そしてそれぞれを理解して認め合えることは、弊社の大きな強みになっていくと自分は思っています。）
そしてシフトは、スプレッドシートで管理しております。残業が発生する際はメモ書きで対応。

いつぞやのシフト表（「デ」はシェフのディナー対応）

普段はこれで全く問題ないというか、むしろこれが入力する方も見る方も見やすいのですが。
自分にとって頭の痛いことが発生するのはイレギュラーな人事労務業務が発生するときです。
ようやくわかってきたんですが、そういうときって大体「賃金台帳と出勤簿を出してください」と社労士の先生に言われるんですね。

特にこれまでで一番げげげって思ったのは、退職者が出たとき、当人の入社時から全ての賃金台帳と出勤簿を出してくださいって言われたときです。
賃金台帳は給与計算システムからすぐに出せるんですが、出勤簿はそもそも作成していない（というかスプレッドシートの管理で出勤簿のつもりだった）ので、遡って作成するしかないわけです。遡り期間約1年……
本来なきゃいけないもの、というのは身勝手に横に置いておくと、はっきり言って全く生産性のない業務だし、なんで辞めるやつのためにおれがこんな時間を使わなきゃならんのじゃって感じ。。。
全く頭にもなかった業務だったので、これには参りました。非常に憂鬱な作業でした。出したら出したで、賃金台帳と整合性が合っていないとか指摘受けるし。マジ勘弁としか言いようがなかった。

社労士の先生にもらった出勤簿のExcel参考様式にがんばって打ち込んでいきました

他にも出勤簿の出番は色々ありまして、例えば従業員が傷病休暇を取得してその手当金を申請するときとか、有期のパートタイマーの子が契約終了するときとか、出生時育児休業給付の申請するときとか、もうホント出番盛りだくさんなわけです。

んで、これから自分個人の仕事としてこれからの出勤簿に対する課題認識としては、「創業時からのメンバーがいつか退職するときまでには出勤簿を整えとかないと」ということです。
創業メンバーは長い人で2年超、大抵の人で1年半は既に経過してます。遡りの出勤簿作成、もう二度とやりたくない！！

ということで一度、ビズリーチのビジョナル創業者の「突き抜けるまで問い続けろ」を読んだことをきっかけに「ハーモス勤怠」を導入しようと試みたんですが、残念ながら途中で挫折しました。。

1月まではひとまずシフトを落とし込んでいた記録が……

何でこのクラウドシステムをひとまず選んだのかと言うと、上記の本を読んで、ここまでソーシャルグッドを追求する人が作るシステムは今後トップになっていくに違いないと思ったからなんですが。
結局他のことが忙しくなってしまったこともあり、劣後してしまって続かなかった。シフト入力の操作性もそこまで良くなかった。というか、システムそのものがうちみたいな柔軟なシフト設定を前提に組まれていないように感じた。
いや、そんなこと言ってる場合じゃないんだけどホントに。

突き抜けるまで問い続けろ 巨大スタートアップ「ビジョナル」挫折と奮闘、成長の軌跡

本そのものは大変おススメです。特にビズリーチを使ったことがある人、読んでみてください。なぜ急にビズリーチが台頭したのかがわかります。
ちなみに自分のブクログに残っている感想には「読後の感想として真っ先に出てくるのは、こういった所謂『起業家』という方々の熱量が凄まじいということ。もちろんお金を稼ぎたいという気持ちもあるだろうけど、それ以上に社会の課題を解決したいといった情熱があるからこそ、ここまで取り組み続けられるんだろうなと」って書いてありました。これは岡住修兵も一緒だと思いました。

とは言え挫折したとか言ってる場合じゃなくて、ホントに危機感募ってるので、最近はバックオフィス業務を一部外注している先（この話はいずれ詳述）とも相談して、「KING OF TIMES」という別のクラウドシステムで再チャレンジしてます。
市場シェアNo.1ということで、これなら操作性も一番良くて、継続して取り組んでいけるんじゃないかと、期待を込めて。。

いや、実は30日間無料体験に登録して、ほぼ何もせずに早くも4日間が経過してしまってるんですが。。
一度自分で操作性確認して、操作方法も理解した後は、毎月のシフト入力やこれまでのシフトの遡り入力は外注先にお願いすることになってるから、頑張れ自分。

続報にご期待ください……