コスト０で出来る社内DX化の３ステップ ～事例共有１～
コストをかけずに中小企業でもできる社内DX化のすすめ
中小企業でコストをかけずにできるDX化の方法について、私の実際の取り組みを参考事例として具体的なやり方を紹介します。
目次
1. プロジェクトメンバーの選定
社内DX化を進めるためには、以下の3名のプロジェクトメンバーを揃えることが最低限必要です。
業務関係者（当事者）：現場の実務を理解している人。
業務理解度が高い社員：業務の下流～上流を理解しているレベルの社員。
効率化スキルを持った人材：以下のスキルレベル2以上のスキルを持つ人。
2. 効率化に必要なスキル
社内DX化を進める上で必要なスキルを以下の3つのレベルに分けて紹介します。
スキルレベル1: Excel関数（関数単体だけでなく、組み合わせて使えるレベルが必要）
スキルレベル2: マクロ（コードが書ける程度のスキルが必要）
スキルレベル3: Python（アプリ開発などできなくても大丈夫）
これらのスキルを駆使することで、7～8割程度のバックオフィス業務はコストをかけずに自動化や効率化が可能です。例えば、Excel関数を活用してデータの自動集計を行ったり、マクロで繰り返し作業を自動化したりすることで、大幅な時間削減を実現しました。
3. 業務効率化の3ステップ
私が効率化を進める上で実施している最大3ステップの流れを紹介します。
ステップ1: ヒアリングと業務棚卸
業務関係者へのヒアリングを行い、以下の項目について情報を収集します。
業務内容（業務工程や使っている資料、ツールも拝見します）
業務時間（平均所要時間）
業務の目的（誰のための業務なのか）
ヒアリングのポイントとして、業務目的を明確にすることです。
古い社内ルールに基づく不要な業務であるケースも多く、この気づきだけで削減することができることも少なくありません。
このステップは特別なスキルが不要で誰でも実施可能なので、ぜひ実施してみてください。
ステップ2: 業務工程の見直し
実際の業務工程が効率的かどうかを精査しました。この工程精査の際には、業務の流れを理解している人間が行うことが重要です。現場から本部へ流れる業務の場合、本部視点のみの判断では業務上の辻褄が合わないことがあるためです。
また、ステップ2の問題解決であれば、スキルレベル1の能力だけでも効率化できるケースが多々あります。
実際の事例として、関数の組み合わせだけで今まで手打ちしていたデータの算出や集計業務を自動集計できるように業務改善を図りました。
ステップ3: 工程見直しだけでは効率化が難しい場合の対策
経験上、ステップ2までで解決しないケースのほとんどは一定のスキルが必要な場合が多いと感じます。例えば、ExcelやCSVデータの自動加工、WEBを介した売上管理システムの自動操作など、自動で業務完結したいパターンがここに該当します。
また、知見がない場合どこまでできるかが明確にイメージできないため、対策が打てていないことも多いです。スキルレベル3でできることを以下に列挙します（実際に私が行った事例）ので、問題解決の参考にしてください。
Excel、CSVデータの自動集計やドキュメントの自動作成
売上データの自動集計
LINE、メールなどメッセンジャーの自動送信
前週売上分析結果から課題発見し次週課題を抽出
毎月の発注業務の自動集計
社内備品管理の自動化
受信メールの自動集計
自動で画像貼り付け
バーコードの自動作成
PDFファイルの自動作成
これらはコストをかけなくても自動化や効率化できる事例です。
自社にこれらのスキルを持っている社員がいない場合は、外部へアウトソースすることも検討してください。
まとめ
私自身の経験を元にした内容ですので、自信をもって共有できる内容です！DX化したいけど何をしたいかわからず立ち止まってしまっている方にぜひ試していただければと思います。
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