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Photo by chiyoizmo

定例会議の一部をzoomの録画に変えてみたら、メリットだらけだった

岡田 庄生 | ブランド戦略コンサルタント

コロナで一気に広まったデジタル技術のなかでも、私が「意外と便利だな〜」と注目しているのが録画機能です。

今まで、会議を録画するなんてこと、なかったですよね。

会議中にスマホで録画し始めたら変なやつに思われますが、zoomなら自然に録画できてしまいます。

今まで記録に残していなかったものを記録に残すことで、もっと効率よく仕事できるはず。

そんな考えのもと、これまでも、会議を録画して、新人のトレーニングに使ってみたり・・

大学の授業を、アシスタント学生と対談しながら参加感のあるものにしてみたり・・

何度か録画にまつわる記事を書かせて頂きました。

今回は、会社の定例会議で録画機能を使ってみたらすごく便利だった、という話です。

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私は今年、もう一人のマネージャーさんと共に、「情報セキュリティ」を推進する担当になりました。

情報セキュリティの推進担当として、部門メンバー約100名全員に、20分程度の「情報セキュリティ」についてのレクチャーを行わなければなりません。

弊社は機密情報をたくさん扱っているので、レクチャーはとても大事な仕事です。

ですから、これまでは、対面でもオンラインでも、リアルタイムでレクチャーを行ってきました。

具体的には、講師役となるマネージャーが、部門全員が参加する毎月のオンライン定例会議でレクチャーを実施した上で、欠席者には個別に対応していました。

このやり方でも問題ないのですが、人数が多いので全員参加できるわけではなく、欠席者の対応がやや大変でした。

そこで、今回、事前にレクチャー部分を録画しておいて、その動画を定例会で投影した上で、質疑応答のところだけライブにしました。

そして、欠席した人には、クラウド上の映像データをメールで送付する方式に変更。

その結果、個別対応の手間が無くなり、とても便利でした。

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さらに、2つほど新たなチャレンジをしてみました。

1つ目は、対談型にしたことです。

今回のレクチャーはとても大事な内容ですが、決して面白い内容ばかりではありません。

なので、講師の話の中でも大事なところを私が質問するなど、最後まで飽きずに聞けるように工夫しました。

（この工夫は、冒頭に紹介した過去記事でも書いた、大学の授業を参考にしています。）


2つ目は、オンライン会議で動画を投影する際に、再生速度を1.25倍速にしたことです。

この速さでも十分に聞き取れるので、結果的に時間の節約につながりました。

人は、1.25倍では話せませんが、1.25倍で聞くことは可能です。

定例会の時間は貴重ですので、浮いた時間を違う議題に使うことができました。

こんな工夫もあり、動画レクチャー作戦は無事成功。管理部門のマネージャーからも感謝されました。

また、動画はずっと残るので、もう一度見たい社員や、期の途中で異動してきた社員にも簡単に共有できるというメリットもあります。

さらに、講師役のマネージャーや私などレクチャーを実施する側も、事前に用意できるので気持ち的にも楽でした。（ただし、自分が話している動画を見るのは気持ち悪いですが・・）

ということで、やってみたらメリットだらけであることに気がつきました。

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全社で行う研修などは、すでに録画形式が取り入れられていますが、より日常的な部門の定例会議レベルの、20分程度のレクチャーであっても、録画を活用することで効率が上がることを体感しました。

こうした小さい積み重ねで無駄な時間を減らし、企画作業やアイデア会議など大事な時間を確保することが、「生産性を高める」ということなのかもなーと思いました。

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コロナ禍で一気に進んだデジタル化ですが、コロナ禍が収まったら元の生活に戻るのではなく、便利なところは今後も活かしていきたいものです。

こちらの記事によると、アメリカではコロナ禍を機に生産性が高まっているといいます。

近年、技術進歩の割には各国ともに生産性が高まらなかったが、米国ではコロナ禍を機にこの傾向が転換した可能性がある。

テクノロジーがビジネスで実用化され、自動車販売など対面販売・商談がオンライン化した成功例には事欠かない。

今回の録画機能のように、身近な仕事の中にもまだまだテクノロジーが活用できるシーンがあるような気がしています。

「それ、録画でもよくない？」という場面がないか、今後も探していきたいと思います。


※Twitterでは毎朝１記事、コメントつけて投稿しています。


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