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会議でみんなの意見をうまくまとめてアイデアを生み出す２つの視点

岡田 庄生 | ブランド戦略コンサルタント

最近、会議でまとめ役がいるって大事だなーと改めて感じた機会がありました。

特に今の時期は来年度の活動計画など、アイデアをみんなで話し合う会議が増えています。

そういう時、例えば４〜５人の参加者がわーっとアイデアを出し合った後、「みなさんのアイデアをまとめると、大きくA方向とB方向がありますね」なんて言ってくれる人がいると助かりますよね。

あ、何を話してもこの人が受け止めてくれるんだ、という安心感があります。そういうまとめ役が会議にいる時といない時では、会議の質がすごく変わってくると思います。

特にオンライン会議だと、お互いの様子もわかりにくいし、ホワイトボードのようなツールも使いにくいので、まとめる人はより大事になっています。

そこで今日は、会議でのまとめ方について書いてみたいと思います。

カテゴリーごとにまとめる「タグ型分類」

アイデアを話し合う会議でありがちなのが、参加者がアイデアを順番に出し合ったあと、「シーン」となることですよね。

特にオンライン会議だと、「シーーーーン（あれ、ここは誰がまとめるんだっけ・・・とりあえず黙っておこう）」となりがちです。

例えば、好きなスイーツは何か？というテーマで話し合ったとします。

Aさん：ティラミス
Bさん：タピオカ
Cさん：シュークリーム
Dさん：大福

参加者が一通り話終わった後、「シーン」が訪れます。

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勇気を出して何か一言いいたい、けれど、何を言えばいいかよくわからない。

そういう時にオススメなのは、最も簡単な「タグ型分類」というまとめ方です。

タグ型分類とは、出てきた意見を、誰もが知っているカテゴリーでまとめることです。SNSで使われるハッシュタグのようなイメージです。

このスイーツの会話を例にとると、一通り会話が終わったら、

「洋菓子派の人と、和菓子派の人に別れましたね〜」

と分類するようなイメージです（タピオカは洋菓子ではなく台湾発祥？ 海外のお菓子ではありますね（笑））。

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このように、出てきた意見をタグで分類することによって、「たしかに、洋菓子好きが多いよね」とか、「そういえば、和菓子についてあまり考えてなかったな」など、その後の会話のきっかけにもなります。

タグ型分類は、誰もができる簡単なまとめ方です。

アイデアが広がりやすい「構造型分類」

一方で、このタグ型分類には弱点もあります。

それは、あくまで整理のための分類であって、アイデアや発想を助けてくれるものではない、という点です。

例えば、あなたがコンビニのスイーツ開発担当者で、新しい商品をみんなで考える会議だとします。

先ほどと同様に、自分の好きなスイーツは何か？というテーマで話し合ったとします。

Aさん：ティラミス
Bさん：タピオカ
Cさん：シュークリーム
Dさん：大福

この時に、先ほどのようにタグ型で「洋菓子と和菓子」と分類した上で、ここから新しいメニューを考えようとしても、なかなか思いつきません。

このような場合には、タグ型ではなく、「構造型」分類が効果的です。

構造型とは、誰もが知っているカテゴリーによる分類ではなく、自分が独自に発見した、意見の「構造」に着目した分類方法です。

例えば、

「ティラミスやタピオカは、海外の文化を日本流にアレンジしてヒットしたスイーツですね」

「シュークリームや大福は、作業しながらでも食べられるフィンガーフードとも言えますね」

というように、異なる意見の共通点を見つけるときに、その構造に着目して分類することができます。

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構造型で分類することで、参加者はアイデアを考えやすくなります。

例えば、

「海外のスイーツで、まだ知られていないものを日本流にアレンジできないか調べてみよう」

「リモートワークが増えているから、フィンガーフード的なお菓子を考えてみよう」

など、今後に向けたアクションが見えてくるのが構造型分類の特徴です。

分類する力を高めるには、年末がチャンス

もちろん、構造型分類はタグ型分類と比べて、まとめ役の発想力や瞬発力が求められます。

また、タグ型のように誰もが知っている分類ではないので、わかりやすい説明が重要です。

構造型分類が上手な人を観察していると、以下のような特徴があります。

・色々な分野の事例をよく知っている
・ネーミングをつけるのが上手い
・構造を図でまとめるのが得意

まとめ上手な人は、会議で発言が始まった時から、すでに構造型分類を意識して話を聞いているのだと思います。

あるいは、日頃の情報インプットの際に、新聞やWEBニュースの事例を構造型で理解して、自分の仕事の役に立てようとしているのだと思います。

つまり、日頃の訓練や習慣付け次第で、会議のまとめ力がアップするとも言えそうです。

まさに年末年始は、「今年のヒット商品」「今年の流行語」など、たくさんの良い事例が世の中に溢れる時期です。

このような情報を見るときにも、一つひとつの商品をそのまま見るのではなく、「構造型」で分類してみると、まとめる力が養えるのかもしれません。

ということで、今日は会議でのまとめかたについて書いてみました。

来年も引き続きオンラインの会議が多くなりそうです。まとめる力を高めていきたいと思いす。

※Twitterで記事をシェアしたりするのも、構造型分類の訓練の一つかもしれません・・ということで、Twitterにも一言そえて書いてます。


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