(初心者向け)オンライン会議の心得

職場ではTeamsやZoomといったWeb会議ツールが常用されるようになってきました。IT部門にいると機材の貸出やヘルプだけでなく、会議への同席依頼が来ることがあります。

しかし、機材トラブルや進行不手際で会議の進行どころではなくなるケースも少なくありません。

ここでは「オンライン会議が怖い」と感じている人のための初手をご説明するとともに、会議のファシリテーターとしての心得をご紹介します。

１．オンライン会議の形態を知ろう

オンライン会議と言っても様々な形態があります。例として以下のよう４つのパターンがあげられます。自分が参加する会議はどのパターンかをあらかじめ把握しておく必要があり、後述する機材選定にも影響してきます。

・１：１　(自分　対　相手)　面接や個別打ち合わせ　など
・１：多　(自分　対　相手)　自身が主となる会議やセミナー主催　など
・多：１　(自分含めた複数人　対　相手)　会議参加や講義受講　など
・多：多　(自分含めた複数人　対　複数の相手)　遠隔拠点会議　など

オンライン会議のパターン例

２．準備に時間をかけよう

自身がオーナーの会議はもちろん、招待されて参加する側であっても準備に時間をかけるようにしましょう。

①機材は必ず事前テストする

使用するパソコンや場所、ネットワーク等の通信環境は必ず本番と同じ環境でテストをしてください。

②第2の手段を用意しておく

①の事前テストが成功しても安心しないでください。重要なイベントであればあるほど失敗が許されませんので、トラブルに備えて、第２の手段を用意しておいてください。ＰＣ等の機材だけでなく、ネットワーク環境、Web会議ツール、そしてトラブル時の連絡手段の準備も必要です。

③資料や開催通知は事前に送付しておく

できることは事前に実施しておくことをおすすめします。特に資料については、画面共有では見づらい場合がありますので、各自の手元で閲覧できるように事前に送付しておいた方がいいです。

④開始10分前にはスタンバイしておく

通常の会議であれば、部屋に入り参加者が揃えばすぐに開始することができます。しかしオンライン会議については、PCを起動し、機材の接続やWeb会議ツールの起動などやる事がたくさんあります。また、参加者側のトラブルの対応も必要になるため、なかなか会議が開催できないこともあります。

＜通常の会議＞
会議室に入室　→　参加者が揃ったら会議開始
＜オンライン会議＞
PC起動　→　機材接続　→　Web会議ツールの起動・ログイン　→　機材動作確認　→　参加者確認　→（トラブル対応）→　資料共有　→　会議開始

３．会議が始まったらやるべきこと

さて、いよいよ会議が始まります。対面の会議とは違ってPCのモニター越しであったり、音声だけのやりとりとなります。そのため、以下の点を意識してみてください。

• 会の冒頭に参加者を紹介する

• 発言の時には名乗る。相手の名前を呼んで発言する

• マイクに向かって発言する

• 無音時間を嫌う

• 発言に”間“を設け、相手の発言を受けれるようにする

４．シーンにあわせた機材選び

ここでは参加者としての機材選びの一例を紹介します。なお、主催者側の機材についてはイベント内容や場所によって利用できる機材が変わってきます。

［個室で一人で参加する場合］
　・PCのスピーカーマイクでもOK
［周りに人がいる中で一人で参加する場合］
　・イヤホンマイク、ヘッドセット
［会議室で6人程度で参加する場合］
　・マイク/スピーカー 一体型　※ハウリング防止のため1台のみ接続

おまけ

ウェビナーや説明会などの運営側の場合、あらかじめチャットに流すコメント集を作っておきましょう。
説明会のコンセプト・注意事項や会の流れ、質問の方法などを会が始まる前にチャットに投稿しておくといいです。アンケートフォームのURLがある場合もタイミングを見て送信してください。
また、チャットで質問を受け付けている場合は、あらかじめ想定問答集を作成しておき、都度チャットで返答すると質問の重複がなくなります。

まとめ

画像はイメージです

オンライン会議を使いこなせるようになると、対面とは違ったメリットが生じてきます。最初はハードルが高いかと思いますが、何度かやっていると慣れてきますので、まずは始めてみましょう。そして、ぜひ自分自身のオンライン会議スタイルを確立してみてください。