【火曜日のしかけ＃4】忍法クリアファイル
火曜日は仕事力大全の応用に関する「7秒しかけ」を紹介していきます。
今回は、書類を探す時間・ストレスを低減できる超シンプルな7秒しかけ「忍法クリアファイル」を紹介します。
『白潟さん、ネーミングやばくないですか？』
すみません、クリアファイルは忍者の術ではないのに「忍法」をつけてしまいました。
実は、7秒しかけには「忍法XXX」ネーミングのしかけがいくつかあります。忍法というネーミングをつける基準は次の2つです。
【物の場合】
・ 良いツールだが、あまり上手く活用されていない
・ 上手な活用方法がある
【言動の場合】
・ 良い言動だが、あまり実践されていない
・ 実践するきっかけになる
以上２つの要件をクリアしたものに忍法というネーミングでしかけ化しています。
「クリアファイル」は良いツールですが、あまり上手く活用されていないので、クリアファイルの上手な活用方法を「忍法クリアファイル」とネーミングししかけ化しています。
・ ペーパーレスで仕事している方
・ 「クリアファイル」を上手く活用している方で、活用方法についての新たな情報が必要ない方
こちらでおしまいです。
ここまで読んでもらいありがとうございます。
０ ７秒しかけとは（１度読んだ方は読み飛ばしてください）
「7秒しかけ」とはしかけ研究家白潟敏朗と白潟総研のコンサルティング経験・ノウハウをベースに、次に示す習慣化の４つの技術を活用し開発したしかけです。
① 小さな行動から始める
～ 小さすぎてばかばかしいと思う行動が習慣になる（小さな習慣） ～
小さい行動はすぐに生活に取り入れることができ、やがて自然と大きく成長していきます。小さいことから始めれば、時間的な負担を気にせず大きな変化への第1歩を踏み出すことができます。
② If thenプランニング（もしXだったらYをする）
～ 「◯◯した時に□□する」で実行率アップ ～
簡単にいうと「もし○○だったら△△する」と決めておくだけです。
人間の脳は『XならY』という文章を記憶しやすく、無意識にそれに従って行動できるようになるようです。発動タイミングを決めてしまう、これが習慣化のポイントです。
【If-Thenプランニングの例】
・ 帰りに電車にのったら、明日見る動画の1行ゴールを書く
・ 行きの電車にのったら、ロジカルシンキング動画を1本見る
・ お風呂に入る前に、腕立て5回する
・ 先輩・上司に声をかけられたら、メモ帳を出す
できたら、自分を褒めましょう「よくできた！」
③ 20秒ルール
～ 始めるまでにかかる時間を20秒短くする ～
何かを始めるまでの手間を20秒短縮すると、20秒分の手間のかからなさが、頭によぎる「面倒くさい」を遠ざけ、「気がついたらやっていた」という達成感につながります。
20秒以内にすぐにやれるように準備することが大事！
④ マジックナンバー４
～ 週４回以上の実践で習慣化しやすい ～
習慣化の４つの技術に加え、最近流行りの行動経済学も活用しています。
特にナッジ理論「行動科学に基づいた小さなきっかけで人々の意思決定に影響を与え、行動変容を促す手法・戦略」を活かすことで、より簡単に実行できる工夫をしたしかけです。
具体的には1秒から7秒で実行でき小さな成功により少しだけ自信がつき、気がつけば習慣になっている、そのような効果のあるしかけです。7秒以内で実行できるので「7秒しかけ」と呼んでいます。
１ 「忍法クリアファイル」とは
あれ！あの書類どこにいれたっけ！
机の上や引出しの中を探しても見つからない！
そんなことってないですか？
『たまに、ありますよ！』
そうですよね。書類が見つからないと不安になったりイライラしますよね。自律神経が乱れたりもします。
ちなみに、１日に書類を探す時間ってどのくらいだと思いますか？
『3分くらい？』
残念です！コクヨさんの調査では１日20分だそうです。
なんと、1年間に換算すると80時間！出勤10日分になります。
『結構かかってるんですね』
はい、探す時間の短縮をすべきですね。
さて皆さん、書類の保管ってどうしてますか？
『机の上に置いたり、引出しにいれたり、もちろんクリアファイルに入れることもあります』
ありがとうございます。
書類を探す時間を減らしたい方は、書類の保管ルールを明確に決めておくことをおススメします。
例えば、次のようなルールがあるでしょう。
・ 机の上に書類はおかない（置いてあった書類は帰社時に処分）
・ 一番上の引出しに超重要な書類を保管
・ 他の書類はクリアファイルで保管
今回のしかけ「忍法クリアファイル」は、クリアファイルに保管するルールを簡単に決められるしかけです。
ポイントは次の3つです。
① クリアファイルの色別に保管する書類を決める
② クリアファイルにラベル（見出し）をつける
③ クリアファイル保管後の再保管・廃棄ルールを決める
まずは、クリアファイルの色別に保管する書類を決めます。
例えば、私の場合は5色のクリアファイルで分類しています。
黄色：重要な書類
青色：お客様別の書類
ピンク色：営業関係の書類
緑色：社内の人材育成・人事評価に関する書類
無色：上記以外の書類
更にお客様別／プロジェクト別、業務別等で分類するといいでしょう。
進行中⇒完了等で分けるのもいいかもしれません。
つぎに、クリアファイルにお客様名等のラベル（見出し）をつけます。
次の写真は私のクリアファイルに保管しラベルづけしている写真です。
そして、クリアファイル保管から再保管・廃棄への流れをルール化します。
私の場合は、次のように再保管／廃棄をしています。
黄色：重要な書類
⇒ 1番上の引出しに保管、3ヵ月に1回チェックしデジタル保管後廃棄またはデジタル保管せず廃棄
青色：お客様別の書類
⇒ 2番目の引出しに保管、契約終了後にデジタル保管後廃棄
ピンク色：営業関係の書類
⇒ 受注分は2番目の引出しに保管、失注分はデジタル保管後廃棄
緑色：社内の人材育成・人事評価に関する書類
⇒ 3番目の引出しに保管、人材育成は完了時に廃棄、人事評価は3番目の引出しに永久保管
無色：上記以外の書類
⇒ 4番目の引出しに保管、1ヵ月に1回チェックし廃棄
クリアファイルを引き出しでなく、書類BOX等に保管する方法もあると思います。
「忍法クリアファイル」いかがでしたでしょうか？
まだ実践していない方は、ぜひ実践してもらい3秒以内で書類を見つけてください。
２ アンカー（「忍法クリアファイル」を思い出させるきっかけ）
「忍法クリアファイル」は今すぐ準備をすれば実践できるかと思います。
３ 今すぐ準備しましょう
「忍法クリアファイル」を実践するには次の準備が必要です。
今すぐ準備しましょう！
① カラーの「クリアファイル」の準備
（会社の事務用品調達、会社へ購入依頼、自分で購入）
② 色別に保管する書類を決める
③ ラベル（ふせん）の準備
（会社の事務用品調達、会社へ購入依頼、自分で購入）
④ 書類整理の時間確保
・ 今までの書類もクリアファイルに保管したい方は、1～2時間くらい書類を整理する時間を事前に確保してください。
⑤ クリアファイル保管後の再保管・廃棄ルールを決める
・ クリアファイルを引出しに保管／書類BOXに保管／廃棄
⑥ 必要であれば書類BOXの準備
（会社の事務用品調達、会社へ購入依頼、自分で購入）
ここまで準備をしても継続的に実践する自信がない方は、使いたくなった時すぐ使えるように、色別のクリアファイルを置いておきましょう（例：プリンターの側に置く）。
４ いつから実践しますか？
「忍法クリアファイル」いつから実践しますか？
実践したいと思った方は今ここで実践時期を決めましょう！
・ 今日から
・ 明日から
・ 明後日から
・ 来週の月曜日から
決めた実践時期を手帳やカレンダーに書き込んでください。
「忍法クリアファイル」実践と記入した付箋を手帳やパソコンに貼ってもいいです。
「忍法クリアファイル」の紹介は以上でおひらきです。
皆さんが、書類をすぐ見つけられるようになることを心から願っております。
実践したらＸ（Twitter）への投稿、またはNoteへコメントしてもらえたら嬉しいです！
今日も、「日刊7秒しかけ」を読んでくれてありがとうございます。
それでは、また明日！
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