[仕事のヒント] ファイル整理のヒント

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

ファイルの整理

デジタルのファイルをどのように整理して保存するかは、かなり人によって違うと思います。

ものすごく細かく整理している人もいれば、ほぼ全部デスクトップにあるなんて人もいるかもしれません。

あまりなんも考えてないという人もいるでしょう。

どんな形であれ、フォルダを分けたりするのは、目的のファイルを見つけやすくするためだと思っています。

そんなファイル整理のやり方ですが、ファイルを効率的に見つけられるようにするために、私的におすすめな方法があります。

一定期間同じフォルダだけ使う

私的なやり方としては、基本的に使うフォルダは一つに統一して、一定期間はそこだけを使うというものです。

私の場合は、四半期毎に保存するフォルダは一つだけにしています。

その時期は、何でもかんでもとにかくその中に入れてしまいます。

これは例えば、あるファイルを探す時に、「あれはたしかあのイベントで使った」など、時期くらいはうっすら覚えているので、検索範囲を絞り込みやすくできるためです。

こうすることで、フォルダをいくつも開いたり閉じたりしなくてよくなるので、検索に係る時間を大幅に節約できるようになります。

目的が違う

フォルダを細かく分けてファイルを整理すると、激しく美しいので満足度は高くなります。

しかし、いざ探そうという時にあまりにもフォルダが別れていると、本当に探すのが大変になってしまいます。

私はこのやり方にしてから、探す時間がとんでもなく短くなりました。

その分実際の仕事に振り分けられる時間が増えるというものです。

これからもフォルダの数は極限まで少なくして整理したいと思います。