[仕事のヒント] 伝えたい内容を理解してもらうために大事な事

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

伝えたい事

仕事などで、自分が伝えたい事をなるべく理解してもらいたいと思う事があると思います。

そういう時は、なるべく詳しい資料を用意したり、例え話を入れたりして、色々と伝える努力をすると思います。

しかし、たくさん色々考えながら努力したにもかかわらず、相手があまり理解してくれなかったり、全然動いてくれなかったりすることがあります。

このように物事を伝える時に、大事だなと思うポイントがあると思っています。

相手の思考パターンを読む

内容を理解してもらうために大事なことは、相手の思考パターンを徹底的に読むことです。

例えば、共有している背景知識が元々少ないのにいきなり結論から入ってしまうと、相手の思考パターン的には、疑問と違和感が最初に来るので、ほぼなんにも頭に入ってこないでしょう。

そういう場合は、自分としては当たり前でいらないと思っていたところから最初にカバーする必要があります。

たくさん情報があったほうが良いだろうと、いっぺんに大量の資料を送ってしまうと、相手の思考パターン的には、何がポイントなのか分からないですし、そもそも長くて読む気にならないので後にしようと思うでしょう。

この場合は、できるだけ情報を削減し、むしろ足りないぐらいにして伝えるのが良いです。

相手としては、２秒で読めてしまいますし、むしろ物足りなくて質問したい気分になるはずです。

このように、相手の思考をできるだけ読んでいくと、おのずとどうすれば良いのか分かってくるでしょう。

伝わらない理由

相手に伝わらない理由の半分は、残念ながら自分にもあると思っています。

相手も人間ですから、機械と違ってなんでもかんでも気分よく処理してくれることはなく、まず「理解する気になる」ということが重要です。

また、性格やクセもあると思いますので、何度か試してベストなパターンを見つけるのが良いと思っています。

これからも、何かを相手に理解して欲しい時は、相手の思考パターンを呼んで、伝え方をカスタマイズしていきたいと思います。