教師必須の作業効率化②書類サイズ規格化のすすめ【日本語教師/日本語教育】

整理：必要なときに、必要なものをすぐに取り出せる
整頓：散らばっているものをきれいに片付ける

日々、コピーした書類、報告書類、予備プリント、資料など、様々な書類が溜まっていきます。会議資料はB5、授業用はA4…。サイズがバラバラだと、見にくく、ファイルに入れてもまとまりません。

必要なときにすぐ取り出せないので、書類サイズは統一します。できれば事務全体で統一できればOKです。書類サイズはA4。一般的に、ビジネス文書のサイズはA4で、厚生労働省でも明確に決められています。

厚生省所管の行政文書の用紙規格については、文書管理事務の効率化、民間負担の軽減等に資するため、特別の事情のあるものを除き、平成五年四月以降できるだけ速やかに原則としてA四判に統一する。A四判により難いものについては、できるだけA五判又はA六判にするものとする。

・行政文書の用紙規格のＡ判化に係る実施方針について(◆平成05年01月08日総第3号)

A4は、管理保管しやすく、適度な大きさの文字で、適度な量を1枚に収めることができます。かばんや机上に置いたり、引き出しに入れるのにちょうどいいサイズです。クリアファイルやバインダー、ブックスタンドとも相性よく、種類も豊富です。

このように、ごくごく小さなことの改善によって、有効に使える時間が増えることにデメリットはありません。サイズがバラバラであったなら、一つに規格化してみてください。

以上です。