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必要なのは紙とペンだけ! たった5分で仕事の進み具合をぐんと上げる方法とは?

さちゃん@教育系ベンチャー新卒1年目🌸

突然ですが、ゴールの見えないマラソンを想像してみてください。

いつどのタイミングでペースを上げたらよいのかも、どのルートで走るべきなのかもわからず、かなり難しいことに思えませんか?

これは仕事も同じで、いかに見通しを立てられているかこそが、仕事の進み具合に大きく影響するのだと私は考えます。

さて今回は、なかなか仕事が終わらず悩んだ末、「一日の仕事の見通しをいかに立てられるか」を模索してきた私が辿り着いた、あるシンプルな方法をお伝えします。

必要なのはペンだけ! 
これさえあれば一日の仕事の進み方が全然違うはずです。

社会人歴がまだ浅く、仕事の進め方にお悩みを抱える方に、一例としてぜひ参考にしていただけたら幸いです。

用意するものはたった2つ

まず準備していただくのは、きっと皆さんのデスクにあるこのアイテムたち。

  • 紙(付箋紙)

  • ペン

この2つさえあれば十分です。

また、あえて“書く”ことで脳も整理されるので、デジタル派の方も、ぜひ手書きでやっていただきたいと思います。

ちなみに、紙として私がおすすめするのは、正方形サイズの付箋。

ちょうどいいサイズ感と、ぺたっとPCやデスクなどに貼ることができる点が気に入っています。

さらに個人的な趣向を交えて申し上げますと、黄色い付箋に青いボールペンで書くのがおすすめです。
青色は気持ちを落ち着ける効果があるのと、黄色の反対色のため文字が目立つ組み合わせだからです。

書くのはたった3つのこと

用意した一枚の紙を、以下3つの項目で埋めていきます。

① タスク名(できるだけ具体的な一言で表す)
② 優先度(S~Dまでで評価)
③ 所要時間(見込み時間)

こんな感じ!

それぞれについて、少し詳しくお話します。

① タスク名

まずは、今日進めるべきタスクを書き出します。

今日一日の仕事における指標ともなるものですから、端的に、パッと、一目でわかるように表すことが重要です。

少し複雑に絡むタスクも、そのままつらつら書くのではあまり意味がありません。

自分なりに分解したり、表現を工夫したりすることで、「今日はどこまで終わらせられるといいのか」を可視化します。

② 優先度

新人あるある、優先順位がわからない。
だから、まずはできそうなことから始めてしまう。

しかし、これこそ“ゴールのないマラソン状態”ではないでしょうか。

いきなり目の前の仕事からとりかかる前に、全体を俯瞰して、もっと先にやるべきことがないかを考える方が結果として効率よく進みます。

優先度をつける際には、私は以下4つの観点を大切にしています。

▼優先度を決める上で大切にする観点▼

・緊急対応する必要があるか否か
・期日が近いか否か
・社外の人にも関わることか否か
・自分以外の社員にも関わることか否か

一つ一つのタスクについて上から順に考えていくと、なにから始めなくてはいけないのかが見えてきますね!

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今回ご紹介する方法では、あくまで「1日の中」での仕事の進め方にフォーカスしているため、どうしても「緊急度」の高さに重きを置いた優先順位の考え方になっています。

しかしながら、仕事をもっと大きく全体で捉える際には、緊急度の高いものばかり優先していけばよいというわけではありません。
そこで参考になるのが以下の観点。

こちらもあわせて、ご参考ください!

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この調子で、①で書き出したタスクに、S〜Dまでのアルファベットを優先度が高い順につけていきます。

なお、アルファベットの被りは、自分が仕事を進める上で困らない範囲にするとよいです。

私は、仕事がなかなか終わらず悩んでいた時期は、優先度をあまり考えずに仕事を始めていました。すぐ終わりそうなことに飛びついていった結果、もっと優先すべき仕事に十分な時間が取れず、タスクが溢れていたのです。

たとえ10分で終わりそうなことであっても、自分にしか関わらないことなのであれば、優先度を少し下げてみるのがおすすめです
※もちろんその場の状況や個人の主観にもよります。

③ 所要時間

こちらは、見通しを立てる上では一番大事にしたい項目です。
と同時に、働き始めてしばらくは難しいかもしれません。

所要時間のよみは、ある程度自分で経験しないとわからないからです。

▼かつて時間の見込みの甘さが原因で苦しんでいた事に関しては、
こちらのnoteでも少し触れています▼


よって、どの仕事が大体どれくらいで終わるのかは、徐々に経験しながら掴んでいくとして。

まずはじめのうちは、感覚値でもいいので、仮置きにでも所要時間を立てておきましょう。

目標ともなる指標を数字として置けば、だらだらと一つの仕事に時間をかけてしまうことも防げます。

こうしたサイクルを繰り返していくうちに、所要時間をよむ精度も段々上がっていくため、より正確に一日の見通しを立てられるようになるはずです。

余談)イレギュラーにはどう対応する?

一日の仕事を進める見通しを立てたところで、イレギュラーが起こることは十分に考えられます。

急遽、締切が前倒しになったり、重要な電話対応が発生したり、体調を崩して思うように動けなくなったりすることは、誰しもに起こり得ます。

この場合、重要なのはいかに柔軟に対応できるかではないでしょうか。

そのために私は、見通しを立てる時点ですでに「なにか起こるかもしれない」と、ある程度余裕を持った考え方をすることを大切にしています。

「buffer」「ゆとり」「余白」とよく言われるやつですね。
こうしたものを、物理的な時間にはもちろん、心にも持っておくように意識しています。

メモに書く3つの項目は、あくまで見通しを立てるためのツールであって、守らなければいけない掟ではありませんので、あまり厳格に考えすぎずでOK。

ゆとりを持ちつつ、自身で立てた仕事の見通しをもとに、タスクを一つずつやり遂げていきましょう。

一日のはじまり5分で、きっと変わる

ここまで、仕事が終わり切らず悩んでいた私が、試行錯誤しながら辿り着いた一つの方法をお伝えしてきました。

徐々に任せていただく仕事や役割が増えたと同時に、定められた時間に求められていることが終わらないことも増えていた、入社半年頃の私。
新卒1年目という貴重な時間を生かして、色々と試した結果、今回の方法が一番、仕事の進み具合を爆上げしてくれました。

5分もあれば埋めることができる、一枚の紙。しかし、たった数分のこの作業をするかしないかで、一日の仕事の進めやすさが段違いなのは、私が実証済みです。

一日のはじまり5分、ぜひ一度お試しください!

また、もっとおすすめな仕事の進め方があったり、普段行っていることがあれば教えてくださいね。


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