BtoB Webサービスの文章を推敲するポイント

こんにちは、ラクスの社会人２年目UIデザイナーみついです。
普段はBtoBの勤怠管理サービスでデザインをしています。

UIデザインが専門ですが、画面に表示するエラーメッセージなどの、
文章のライティングも担当しています。

しかし、文章作成の経験が少ないため
「メッセージを作成したものの、これがユーザーに正しく伝わるのか？」
と不安に感じることが度々ありました。

そこで、自分で推敲を重ねることで、ユーザーに伝わりやすい文章作成ができるように心掛けてきました。
推敲時には以下の点を確認しています。

推敲のポイント
１、短くシンプルに伝えられているか？
２、類似の単語が複数ある場合、定義づけができているか？
　(ex「破棄」「削除」「取消し」の使い分けのルール）
３、ユーザーの種別に応じた表現か？

特に３、ユーザーの種別に応じた表現か？については、これまで意識が薄かったのですが
「管理者ユーザーと一般ユーザーで文章を分けたほうが良さそうだ」と先輩デザイナーから指摘があり、重要な推敲のポイントだと気づきを得ました。

ユーザーの種別から「誰」に向けた文章か意識する

表示する文章は誰に向けたものなのかをユーザーの種別で判断し、自分で作成した文章を確認すると、
情報の過不足や、読む人にとって適切な表現になっているかをチェックできます。

例えばBtoBのWEBサービスでは、
利用するユーザーの役割によって「管理者ユーザー」と「一般ユーザー」に分けることができます。
（場合よってはユーザーの種別がさらに細分化されることもあります。）

「管理者ユーザー」は管理職の従業員、「一般ユーザー」は役職のない従業員が使用していることが多く、
「一般ユーザー」は、「管理者ユーザー」に比べると見える画面や使える機能が圧倒的に少ないことが大半です。

このようなユーザーの種別による違いは、
サービス開発をしている立場の私からすると厄介な点があります。

それは、UIデザイナーはサービスのことを熟知しているために、
見える画面や機能の多い「管理者ユーザー」の目線で文章作成をしてしまう可能性があるということです。

文章の推敲時に「ユーザーの種別に応じた表現か？」を確認するのは、こういった背景があります。

その人に必要な情報を伝える

では、ユーザーの種別に応じた表現ではないと発覚したとき、どのように対処するべきでしょうか？

以下は、サービスの設定が変更されて不都合が生じた場合の文章の伝え方を出し分けたものです。

管理者ユーザーに向けた文章
「○○設定は変更されたためXXできません。」


一般ユーザーに向けた文章
「設定が変更されました。管理者へお問い合わせください。」

一般ユーザーは、管理画面にある設定の名称までは知り得ません。
さらに、設定変更によって不都合があっても一般ユーザーは対処の方法がわかりません。

上記の一般ユーザーに向けた文章のように、
管理者しか知り得ない情報は省いて状況をシンプルに説明し、問い合わせるという対処方法を記載することで
管理者ユーザー向けの文章よりも、一般ユーザーに適した文章になります。

このように、表示する文章は誰に向けたものなのかを意識することで、
情報の過不足がなく、読む人にとって適切な内容の文章にすることができます。

おわりに

今回は、ユーザーの種別に応じた表現か？について推敲のポイントをまとめました。

ライティングスキルを上げるべく
今後もライティングについてnoteで発信できればと思います。

精進あるのみ…！！！！！！！！

最後に、ラクスでは現在UIデザイナーを募集しています！
もしご興味ありましたらこちらの募集要項からご応募ください！

追記＊
ラクスのデザイナーについて知ることができる特設ページができました。
・どんなお仕事をしているの？
・どんなチームメンバーがいるの？
に興味がある方はぜひこちらもご確認ください (^^♪
https://career-recruit.rakus.co.jp/career_designer/