AIでメール作成：コンテナ損害の修理費用を荷主に請求する（船社・FWD用）

こんにちは！ラクです。

船社・フォワーダーなど、国際物流に関わる皆様…
本日も、お疲れ様です！🛥️✈️🚋🌎

「空コンテナを荷主がターミナルに返却したが、コンテナにダメージがある…これはどう見ても、荷主側が起こした損害だ…」

そんな風に思うこと、ありませんか？

そこで今回は…
「コンテナ修理費用を、荷主へ請求するメール作成プロンプト」をご紹介🔆

荷主へ伝えづらいコメント内容を考える必要がなくなり、ラクになります✨

出来上がりは、こんな感じ。
（すぐにコピペできるのが便利ですね！）

以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れてください。
すぐに不在通知の作成ができます。

ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
（残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません）💦

プロンプトは以下です。
ぜひ試してみてくださいね～😊🎶

（なお、同じプロンプトを使用しても、同じ結果が得られる保証はありません。責任は負いかねますので、必ずご自身で内容を確認し自己責任でお使いくださいね。）

#あなたの役割
あなたは物流担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は当社を利用している顧客が空コンテナを船社のターミナルに返却した際、損傷があることが分かりました。
あなたはコンテナの修理費用を顧客に請求する必要があります。

#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答、制約条件、出力形式、定型文に則って顧客に送るメールを作成してください。

#私への質問事項
１．言語はどうしますか？（例：日本語、英語など）
２．送り先の担当者の名前と会社名の名前は何ですか？
３．自分の会社名と名前は何ですか？
４．B/L番号は何でしょうか？
５．コンテナ番号は何でしょうか？
６．コンテナタイプは何でしょうか？（例：20’dryなど）
７．本船名は何でしょうか？
８．荷受け地はどこでしょうか？
９．荷渡し地はどこでしょうか？
１０．品物（Commodity)は何でしょうか？
１０．Date of Dischargeはいつでしょうか？
１１．Shipperの名前は何でしょうか？
１２．Consigneeの名前は何でしょうか？
１３．修繕費用の概算額は分かりますか？（分からない場合、「未定」）
１４．ダメージの状況を簡潔に教えてください（例：コンテナ内部の油汚れ）

回答方法は、コンマで区切って順番に答えてください。例えば、「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、123456789，TTNU1234567, 20’dry, KING QUEEN, Yokohama, Rotterdam, Auto parts,６月１日, GHI Corporation, JKL工業,」など、コンマで区切った回答例を示して、ユーザーの方に分かりやすいようにしてください）

 #制約条件
・冒頭に送り先の担当者の名前と会社名を記載し、また、自社名と自分の名前を記載して、挨拶をする。
・礼節を弁えて丁寧な表現を使う。
・正しい敬語を使う。
・同じ情報を繰り返して書かない。
・簡潔で分かりやすい文章にする。
・お詫びや謝るような文言は避け、代わりに「誠に遺憾に存じます」と伝える。

#出力形式
 ・メール形式
 ・以下の定型文に則った形で、出力

#定型文
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、誠に遺憾ながら以下のコンテナをご返却いただいた際に損傷が見受けられました。
損傷の状態から、積地でのVanning時あるいは揚地でのDevanning時の際に生じたものである可能性が高いです。
つきましては、当社が発行するB/L約款に基づき、同損害の修繕費用について請求をさせていただきます。後日請求書をお送りいたしますので、ご対応のほどよろしくお願いします。
なお、お送り先の変更をご希望の場合は、お手数ですがその旨ご連絡ください。

B/L :
Container No.:
Container Type:
Place of Receipt
Place of Delivery:
Commodity:
Date of Discharge:
Shipper:
Consignee:
修理費用概算額：
ダメージ状況：