少なく働き、より多くのことを成し遂げる

こんにちは、Raika Tanakaです。この記事では、私が所属していたチームの働き方の進化についてご紹介します。

さて、私はGoogle Workspace（旧G Suite）導入と働き方変革の促進を担うチームに所属していましたが、チーム構成としては、アドミン2人、システム1人、Employee Success1人、それと業務委託1人の計5人。

この5人で、Google WorkspaceのIDを600人分以上を管理運用しており、新規アカウント発行、棚卸し、日々のITサポート、操作研修、オンボーディングに加え、Google Workspace以外にも様々なSaaSのツール選定〜導入を担当しています。

そうすると、

『そんなに少人数で、運用まわっているのか？』

と、心配されることもあります...笑

が、答えはもちろん、『まわっています！』

私のチームも以前は、10人以上だった時もありますが、少人数になった後の方が、効率がよくなり、生産性が高くなりました。

会議がほぼないのでワークする時間がある

これは、チームメンバー全員に言えることで、空き時間が多いので、集中して仕事できる時間もありますし、急遽会議が必要！となった時も調整がとても楽です。空き時間がないので、早朝や夜にやるとか、その検討は来週までのばします。ということもありません。

何故会議がないのか？（ちゃんと働いてます）

少人数なので、開催する会議も比例して少ないというのも一つの理由ですが、働き方の進化が最も影響しています。

必要な情報はすべてGoogleドライブ上にある

情報はすべて共有Googleドライブに格納しているので、誰でもいつでもほしい情報の最新の状態を見に行くことができます。誰かのパソコンの中だけにあったり、編集中は見れないということがありません。

検索するスキルを磨いてきた

以前は、共有ドライブの中にフォルダツリーで階層をつくって管理していましたが、メンバーの検索のスキルアップとともに階層型の管理は消え、『探しものは検索する』が根付きました。検索のスキルアップといっても難しいことではなく、Cloud SeachというGoogle Workspace横断型検索ツールをつかっているだけです。ウェブサイトを探す時って、Google検索使いますよね？　Cloud Searchは、Google WorkspaceのGoogle検索です。キーワード一つで、自分が探してるファイルが検索結果の１ページ目に出てきます（驚）

また、資料に含まれる文字すべてを検索対象としているので、タイトルがはっきりと思い出せなくても、『あの資料にOOさんの名前があったよな確か…』といったような、人が自分の記憶を辿る時と同じ要領で探しものに辿りつくことできます。

AsanaでWork for Work（仕事の為の仕事）をなくす

Asanaというツールでタスク管理をしています。世の中には様々なタスク管理ツールがありますが、Asanaは本当におすすめです。創業者は元Google、元Facebookとだけあり、技術力もありますし、人やチームが自分の仕事を管理するということに対するこだわりとセンスを感じます。ということでAsana導入後、タスクの進捗確認の会議、プロジェクトのステータスを報告する会議が綺麗になくなりました。何故かというと、自分の持っているタスクはすべてオープンに、常にチームと共有している状態なので、進捗を誰もがリアルタイムに確認できているからです。

また、プロジェクト単位でも、超過しているタスクがないか、未完了のタスクはどれくらいか？がリアルタイムで、チームの誰でも確認することができます。

より少なく働くことを意識する

少なく働くってサボっている感じがする方もいらっしゃるかもしれませんが、私はそんなことないと思います。人は本来、もっと人にしかできない仕事に集中するべきですし、そういったCreativeなアイディアは、時間や気持ちに余裕がある時に生まれることが多いです。

運用はできるだけ自動化、人はミスをするものです

業務負荷が直接かかってくる運用においても、メンバーに負荷をかけている業務は『自動化できないのか？』と、自動化することにパワーをさくように心がけています。

それに加え、そもそもGoogle Workspaceのような自動化しやすいITツールを選定しているというところもポイントかもしれません。自動化は、単にルティーンワークを機械にさせるというメリットだけでなく、手動によるミスを無くすことにも繋がります（人がミスをするのは当たり前のこと）。ミスが減るので、それに対応する業務も減ります。

足し算ではなく、引き算を意識する

業務の規模が大きくなると、やることが増え、運用も増え、そして人も増える。と足し算をしていくのが当たり前のことに思えます。

しかし、規模が大きくなった時こそ、引き算する必要はないか考えるチャンスです。小規模だから人の力で『えいや！』とどうにかしていた運用は、大規模になってくると苦しくなってきます。

シンプルな業務設計をすることで、複雑化をさけ、それにかかる運用コストを減らす。そうすると、より少なく働き、多くのことを成し遂げることが可能になります。引き算は本当に大切なことです。

まとめ

『会議の時間を減らそう』とか『運用の負担を減らそう』を目的としていたたわけではありません。Google Workspace導入をきっかけに、シンプルな運用設計を心がけ、少なく働きより多くのことを成し遂げることを意識するようになってから、自然と少人数のチームとなり、本来私たちが集中すべき仕事に時間がさけるようになりました。もし『本来するべき仕事』が仕事の為の仕事により圧迫されているのであればこのブログを参考に見直してみてください。

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