#170 マーケットの最前線で仕事をしている強みを生かす 24/5/14

みなさん、こんにちは。
今日は、全体と個別を捉えることを考えます。

考える発端は、先月の頭に、前年度の採用活動を、事業部門に振り返り報告するタイミングがあったことです。求人部門単位に採用を担当しているため、その単位でそれぞれが分析し、報告内容を作成していました。

（実例を基に編集しています）
まず、お客様（相手）がどのように見るのかを想像することです。相手の立場に立って考える、とはコミュニケーションスキルの常套句ですが、その類の話です。

採用オーダー部門の責任者は、採用活動の細かいことを理解していません。わたしの所属する採用部門は求人部門と週1回ショートミーティングをして、課題や見通しを共有しています。

それでも、採用活動の理解は浅い（悪い意味ではなく）と認識しておいて悪いことはありません。この前提を理解しておくことで、どの粒度で、何を、どのように報告や問題提起すると伝わるのか、と想像を働かせることができると良いと考えます。

もう１つ前提理解しておくと良いことがあります。
それは、相手が役職上位者になればなるほど、機能組織活動の認知解像度は粗くなります。ですから、たとえば唐突にピンポイントな課題を提示しても、頭に？マークが踊ってしまいます。

以上2点を踏まえ、全体像、全体感から入るのがセオリーと考えます。

わたしたち採用部門であれば、まず年度の振り返りです。上半期、下半期の採用目標の予実はどんな結果だったのか、から入ることです。

次に、その結果に対して未達成であれば、ギャップは何だったのか、何が問題だったと考察することです。事実の分析から、何を抽出するかが重要な考察ポイントです。そして、次に向けて何を課題設定とするか、これが提案の形にまとまると考えます。

至極あたり前の話をしています。しかし、意外にこの手の全体から段々と絞る構図をつくっていない分析設計や報告形式、シナリオをよく見ます。今回のわたしたち採用部門もそうでした。

大事なのは、どのような順番で構成するか、と考えます。以前、問題解決には手札を切る順番が決キモとエントリーしました。同じ話ということもできます。

では、どうなってしまっているか、というと、典型的な例が総花的な分析や報告です。とりあえず、あれこれと分析してみて、もっともらしいデータが出てきたら、とりあえずそれをギャップだ、問題だ、と言説してしまうことです。

これですと、報告資料ならそれにまとめたときに、各ページのメッセージが散漫になり、「結局、何が言いたかったレポートなの？」と受け手に疑問をもたらしてしまいます。

つまり、木の幹がなく、枝葉の話ばかりを散りばめたような状態です。そうではなく、まずそのタスク・仕事を当人がもっとも最前線で担っているわけですから、問題意識やそのアタリは感覚的についていることが多いです。そのアタリ≒仮説が、事実としても確からしいかデータを見てみる、それによって、報告や提案の背骨となるメッセージを仮説から事実として形作ることです。

こうして、背骨となるメッセージをもつことが１つ目です。

そして２つめは、全体から段々と個別具体の課題や事象にフォーカスすることです。分析や報告、提案、あるいはプレゼンテーションも、原理原則はこの2つが基本かつ重要な構成と考えます。そして最後に、本番で伝えるプレゼンテーションのあり方でしょうか。

さて、みなさんは分析、報告などの際に、どんなことに目を配っていらっしゃいますか。
それでは、また。