仕事における適切なリマインドを考えてみる
リマインドでもめてしまうこと、ありませんか？
まあ、情シスなんてやっていると、誰かに何かをしてもらうことっておおいのですが、大体は「逆切れ」なんですよ。
私が経験した例で挙げると、こんな感じ。
・今さら言われても困る
・やろうと思ってた（怒）
・わかってるわかってる
で「わかってるわかってる」なんて言っていた人に限って、間際になって「やろうとしたけど間に合わない！待ってくれない？」なんて言ってきたりしてね。
今さら何言っているの？
リマインドは、趣旨をしっかり伝える
こういう「伝わらない」ケースって、大体情報を盛り込みすぎなんですよ。まとまった作業については、とくに気を付けないと「一方的に送りつけやがって！」とかなりがちですからね。
まとまった内容の場合、私はこうしています。
依頼した内容を送る
↓
１～2日後に「こちらお読みいただいていますか？」とだけ個別にリマインドを入れる
↓
全体の対応度合いを見て、３日～１週間前くらいに一斉リマインドを出す
二回目のリマインドは「気づいてる？」とだけ、チャットとかでやばそうな人にポーンと送ります。内容は触れない。
すると「お？なんだ？」と内容読むから。
最終リマインドは、前に送った文章そのままで、その上に「期日が近づいてきました。ご質問などありましたら早めにおたずねください」とか「作業ボリュームもそれなりにありますので、困ったらご相談ください」といった内容をシンプルに書いておく。
同じ内容を書き方を変えて何度も送るのは効果的か？
これ、個人的にはめちゃめちゃ迷惑だったりします。親切心で「要約しました！」みたいなやつね。
一度きちっと読んでいるものをもう一度読み返して変更点を確認しないといけないからです。
なので、一度キャッチして「何をするか、いつ着手するか」みたいな具体を組み立てておくわけですが、それに対して追加連絡が来ると「お？変更か？スケジュールと段取りが変わるものあるか？」みたいな視点でもう一度見直さなきゃいけないの。
なので、同じ連絡だったら「目的」や「伝えたい内容」だけわかるように、冒頭に書いて、細かいことは前の引用であることがわかるようにしておいてほしいの。
そもそも要約ができる内容なら、最初から要約して送ってほしいのです。
ちょっとやり方を変えるだけで改善できることは結構ある
いろいろやってみて、思っているのはこれです。上司でも同僚でも他部署の人でも、伝えるときのポイントって本質的に同じだと思うのですよ。
伝えるべきことがちゃんと伝わっていないから、対応してもらえないの。
まあそれでもレスくれない方はいらっしゃるんですけど、そういった人には最後の手「仲良くなる」を使います。
「以前、間際にバタバタしましたが、大丈夫ですか？」
みたいな突っ込んだことが言える関係性を作っておくみたいなね。
いい人なんだけどタスクを落としやすい人には、これが効きます。
ちなみにメールって時間かける人多いと思うんですけど、上のようにテンプレを決めると早く書けるようになりますよ。
あとはまあ、「俺は送った」「あとは相手の問題だ」みたいな人もいるんですけど、レスもらえないと進まなかったりしますからね。ある程度のしつこさも大事だと思う。
おしまい。
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