何十兆のロスを回避した #効率アップ術
はじめまして😊
金融歴24年、プロジェクトマネージャー兼NLPマスターコーチの川田真保と申します。効率アップ7日間チャレンジ、勉強会や個人コーチングなど、プロマネとコーチの経験を活かしたオンライン企画を主催しています。
#PMの仕事 って、具体的にはどんな事をやるの？と聞かれる事が多いのですが、今日は、私の経験からのシェアをしたいと思います。
私の場合は、ほとんどが外資系の証券会社でのプロジェクトマネージャー、またはチームのマネージャーの仕事をやって来ています。会社が新しいことをやりたい時、新しい分野に進出できるかの分析をしたり、企業の業務の流れの改善点などを社内全体で検討できるように管理をしたり、判断材料を上手くまとめて、判断できるように促します。実行に持っていく場合は、その新しいシステムを導入するプロセスの管理（ITエンジニアや他のスタッフの進行状況やタスクの進行状況を把握、締め切り設定など）をし、最終的にプロジェクト完了まで持って行きます。
効率アップチャレンジのご参加者の方から頂いたご質問を元に、3.11の震災時のプロジェクトのお話をしながら、「効率アップ」「優先順位」「コミュニケーション」などがキーポイントとなったかを説明致します。
Q: 3.11復興のビッグプロジェクトなど、複数のプロジェクトを同時に進行される場合、優先順位の見極めかたがとても重要になってくるのではないかと思いました。今回のチャレンジでさらにはっきりと出た癖が、優先順位のつけかたでした。これが一番大事とその時は思うのですが、実は別件の方が大切だったり、、、なので、後から追いかけるように詰め込んでしまったり。このような場合、真保さんはどのように優先順位を見極められておられるのか、知りたいです。
A: 優先順位を考える時はそもそもの目的や主旨を最初に考える事、そしてフォーカスを忘れない事を大切にしています。そしてチャレンジでやってきた仕切り直しや小刻みマネジメントも常に行っています。
またプロジェクトでは全体像や目的・ゴールを意識して、メンバー全体がそれに向かっていくように様々なコミュニケーションを取っています。
おっしゃる通り、3.11の時、優先順位の見極めはとても重要でしたが、冷静に、かつ迅速に対応せざるを得ない状況だったので、この順番で優先順位を決めて行きました。
１）社員の安全確保（地震の起きた日は状況の把握、物理的な安否の確認、水・食糧をビル内のコンビニなどでの確保。東京から大阪へ業務を移転するということで、社員とご家族の移動、滞在先の手配）
２）業務継続へ向けた緊急性（1秒に何千件という自動システムでビジネスが成り立っていたので、電気がないと業務が不可能。ビルが自家発電をしていたのでビルの管理会社と東電から支給されていない状態で電気がどれだけ保つかの確認。4日後に大阪で設置）
３）緊急資金確保（2ヶ月で2000万円の経費）
４）一時的な業務継続の第２拠点の確保（大阪）
５）継続的に業務をできる場所の設置（大阪）
全体でこのプロセスが約3−4週間。24時間体制でしたが、1日1日は、まず「今日絶対やらなくてはいけない」ことを朝一で最初に手配。その間もお昼前までは、これとこれを合間にする、など、小刻みマネージメント。
業務継続、という事にフォーカスをしていたので、優先順位はそれで自然と決まって行きました。関わってる人と、どういう状況にあるのか、常にコミュニケーションをとっておく事が重要だったので、常に報告が全員に行き渡るように意識しました。
ホテルでの緊急設置、責任者との値段交渉からオフィスビルの契約、ITエンジニアが必要なケーブルの配置を工事会社と交渉、オフィス家具の手配、さらに同僚のご家族で臨月の妊婦さんがいたのでその方のサポートまで。（おまけにたまたまアメリカ在住の叔母が3.11当日に東京からアメリカへ戻る予定で、彼女と彼女の友人二人を大阪に呼んで関西から飛ぶアレンジをしたり😅）
外資系だからと足元を見られ、宴会場を一日90万円で請求してきたホテル。責任者と交渉して、クラブフロアの２部屋をつなげてもらい、一日15万円に経費を削減しました。この間ももちろん業務は停止できなかったので、経費削減は大事でしたが、全ての機材などのインフラが整ったのを確認してからのクラブフロアへの移動でした。
こういった中、息抜きに隙間時間をたくさん作らないと精神的にかなりキツかったと思います。大阪の親友が迎えに来てくれて、カフェに行ったり、上司とお好み焼きを食べたり。
こういった緊急事態は日常茶飯事ではないですが、基本は目的の主旨を常に軸にしておくこと、そして全体像を見ながらも、細かいマネージメントをしていくことでプレッシャーに押し潰されないようにする、というのが大事だと思います。
例えば、子育て中、子供が熱を出してしまう。優先順位はもちろんお子様の健康なので、こういう時はちゃんと会社や携わっている人にコミュニケーションをすぐにとる。会社で信頼を得ていたり、ちゃんとコミュニケーションが普段から取れていれば、みんなにも協力してもらえる。日々の習慣が出る所でもあると思います。
少しでも皆様のご参考になれば嬉しいです✨
これからも、PMの仕事、効率アップのアドバイス、交渉力についてなど、アップしていきたいと思います😊
川田真保
多数のグローバル企業へ提供してきたプロジェクトマネージャー・NLPマスターコーチ
など、質の良い時間のアップ、「成功」へのヒントや、「本物」の人材育成がますます必要になってくる時代へ向けて、様々な企画を発信中。
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