仕事のスピードは、メールの処理方法で決まる

仕事がデキる人は、メールの返信が早い、ですよね。
こう感じている人は、多いのではないでしょうか。

様々な仕事の依頼や相談がメールで来ると言うことも少なくありません。
メールの場合は、電話とは異なり、こちらの都合を考えずに一方的に送りつけられることが多いので、これにより仕事が溜まってしまうと言うこともよくあるものです。

それぞれの仕事の優先順位を無視していると肝心な仕事が後回しになると言う恐れもあり、どうしても遅くなってしまうということが多いものです。
でも、メール処理を効率的に行うことで、全体の仕事のスピードを早めることが可能です。

そのためのポイントは、1つはメールをフォルダ分けすることです。
フォルダ分けのポイントは、対応済みのメールと未対応のメールを明確に分けることと、プロジェクトや処理すべき作業ごとなどで分けることで、それぞれの進捗を確認することも容易になるため効率が良くなります。

また、すぐに処理をすることができるものは、その場で対応してしまうこともポイントです。
特に未読のメールが溜まっている場合には全てに目を通し優先順位をつけたくなるものですが、すぐに確認できるものであれば躊躇せずその場で処理をしてしまう方がスムーズです。
基本的にはすべてのメールにおいて即レスでボールを抱えないようにすることが重要であり、そのために時間を要するものは後回しにすることも大切です。

相手にメールの返信をしなければならない場合でも、それほど内容が重要ではなかったり、確認した旨を伝えるだけのものなどはテンプレート化することも良い方法です。
毎回文章を打つ事は時間がかかるため、短い文章でも大量にあると多くの時間を費やしてしまうことになります。
定型文章などはテンプレート化しておき、これに一言を添える程度で返信をしてしまう方が効率よく伝えることができます。

近年では、労働者人口の減少により、一人ひとりの仕事をさらにスピードアップさせる必要があります。
どのような仕事でも、メールに関する作業がネックになりやすいので注意したほうが良いですし、言い換えると、メールの処理を素早く済ませるだけで、仕事全体のスピードが上がるということです。

即レスでボールを抱えないこともポイントの一つです。
後で返信しようとして閉じてしまうと、その後も同様に溜まっていき、自分が抱えている案件を把握しきれなくなります。
その結果、いろいろと見返す必要が出てくるので、特別な事情がなり限り、すぐに返すようにしてください。
そうすると気持ちもスッキリするので仕事に打ち込みやすくなります。

最後に、メールだけではなく、SlackやChatWorkなどの便利なコミュニケーションツールと併用すると、メールの処理だけではなく、仕事がスムーズに進むと思います。

あまりメールの処理方法を、社内で共有したり、確認したりすることはないですよね。

折に触れて、仕事がデキる人のメールの処理方法を参考にしてみると良いと思います。

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