業務改善提案の3ステップ

日頃から多種多様な事業をお手伝いしている中で、ある種共通する業務改善のポイントが見えてきましたので、シェアします。

業務を見直すことで、会社の業績を大きく改善できる場合もありますし、働きやすい職場環境を構築することもできます。

業務改善は、誰かからの提案があって、はじめて動き出すものだと思っています。そこで、業務改善を提案する際に重要となる、3つのステップを紹介します。

まずは、業務の見える化（可視化）です。
業務を可視化するうえで重要なポイントとなるのは、誰でもその業務ができるようにすることです。
特定の人間だけしかその業務ができない場合、その人間が休んだり会社を辞めたりした場合、業務の進行に大きな影響が出る場合があるからです。
業務を見える化することにより、具体的な仕事の内容を分析することで、誰でもその仕事をすることができるようになります。
これは、業務を組織単位で効率的におこなうためには非常に重要なことです。

ムダ・ムラ等の業務課題を抽出することも、業務改善を提案する際に重要なステップになります。
業務としておこなわれている仕事の中には、仕事の量と比例して過剰に多くの人間が割り当てられているような場合もあるため、ムダを発見して業務内容を改善することは、仕事を効率的におこなううえで大きな意味があります。
従業員ごとの仕事量にムラがあることも、組織の能率を大きく低下させることがあり、すべての社員が負担する仕事の量をできるだけ均等にすることが重要になります。

そして、業務改善のための3つ目のステップとなるのは、優先順位と定量的評価指標です。
幅広い種類の業務をおこなっている企業も多いですが、それらの業務に優先順位をつけて、優先度の高い業務に優先的に人材を割り当てることにより、効率的な仕事ができる場合も多いです。
業務の優先順位を決めるための基準となるのは、仕事の重要性や必要性などです。
定量的評価指標も優先順位をつけることと同じくらい重要な方法で、定量的評価とは数値や数量を使用して業務の評価をする方法です。
数値を使わない方法のことを定性的評価と言います。
定量的評価のための指標を作ることで、同じ業績を達成した時に、誰でも同じように評価してもらうことが可能になります。
これは、社員の労働意欲を維持するために、非常に重要なことです。

これら3つの軸を基準に考えてみてはいかがでしょうか。
業務の非効率性を可視化して、設定した目標を着実に実行していけば、業務が改善されます。

頭では分かっていても、なかなか実行に移すのは困難だと思いますが、大袈裟な目標ではなく、実現可能性の高い目標を掲げ、スモールスタートではじめてみると、効果が実感できるかも知れません。

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