【スキルアップ】パーキンソンの法則について！時間ギリギリを解消するヒントがつかめます！
こんにちは！reVenture編集部です！
今回のテーマは「パーキンソンの法則」です。
自分の仕事の生産性を高く保つために、人間の性質を理解することは必須です。今回の記事を読むことで、読者の皆さんの新しい仕事の方向性が見えてくれば幸いです。それでは、そんなパーキンソンの法則に迫ります！
いつも時間ギリギリになって焦る
会議の時間が長すぎてつらい
このような悩みのある方は必見です！
パーキンソンの法則とは
パーキンソンの法則は、イギリスの海軍歴史学者シリル・ノースコート・パーキンソンが1958年に著書『パーキンソンの法則：進歩の追求』で提唱した法則で、主に二つの原則から成り立っています。
第一の法則：
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
第二の法則：
「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」
これらの法則を理解することで、仕事の生産性を高めたり、適切に予算を管理したりすることが可能になります。パーキンソンはイギリスの週刊新聞『エコノミスト』に掲載した風刺エッセイや、著書を通じて、これらの法則を提唱しました。彼の観察はイギリスの行政組織を対象にしていましたが、一般企業や日常生活においても見られる普遍的な現象として捉えられています。
パーキンソンの法則に対する対策も提案されています。第一法則に対しては、時間ではなくプロセスや成果を評価することや、進捗管理の体制を見直すことが有効です。第二法則に関しては、予実管理を徹底することや投資効果を確認することが挙げられます。
これらの法則は、労働生産性や財政管理に関する理解を深め、より効率的な働き方や経営を目指す上で重要な示唆を与えてくれます。
第一法則とその実例
第一の法則は、与えられた時間に応じて仕事が膨張するという現象を指しています。たとえば、1時間で終わる仕事に1日分の時間を与えられると、人はその仕事に1日を費やしてしまう傾向があります。以下では第一法則とその実例について紹介します。
長時間の会議
長時間の会議は第一法則の主たる例です。与えられた時間に応じて仕事が膨張するという現象を指しているこの法則では会議の例がよく使われます。長時間の会議でも、30分の会議で決まることしか決められないというような状況がこれにあたります。
締め切り直前まで作業
締め切り直前まで作業することも、同様に第一法則の例として使われます。締め切りがあることでダラダラ作業をしてしまい、結果として生産性が下がってしまうことも多々あります。
第二法則とその実例
一方、第二の法則は、支出が収入を満たすまで膨張するという現象を指します。例えば、年収が増えたにもかかわらず、結果的に収入を使い切ってしまい、貯金が増えないケースなどがこれに該当します。以下では第二法則とその実例について紹介します。
売り上げとともに支出も増加
これは冒頭でも紹介した通りですが、「年収が増えたにもかかわらず、結果的に収入を使い切ってしまい、貯金が増えないケース」にあたります。これをみてドキッとしてしまう方も少なくはないかもしれませんが、それはパーキンソンの法則が働いている実例と言えるでしょう。
渡し方による経費の変化
第二法則を表す例として、これはかなり面白いかもしれません。社員に先に経費を渡して出張に行かせる場合、社員は経費ギリギリまで使おうとするようです。それに比べて後で経費を申請する形態をとる場合、先に渡すよりも経費が少なく済むという傾向があるのです。
パーキンソンの法則から分かる仕事術５選
パーキンソンの法則の最も考えなければいけない点は、時間は使い切ってしまうという点です。時間を使い切っても余裕を持てるようになる必要があります。以下では「パーキンソンの法則から分かる仕事術５選」と題して、仕事術を紹介していこうと思います！
１ 仕事を細かく分ける
仕事を大きく分けることは、マルチタスクにつながります。マルチタスクにすることで、多くの仕事を抱えてしまうことにつながり、生産性が大きく低下してしまいます。「ダラダラやってしまう」ということを防止していくために、仕事を細かく分けてそれぞれに対して適切に時間を振ることによって、結果的にアウトプットの質は高まっていくのではないでしょうか。
２ 時間を区切る
時間区切りとは、特定の時間内でタスクを完了させる目標を設定し、集中して作業に取り組む時間管理方法です。この方法はタスクの先延ばしを防ぎ、生産性の向上に役立ちます。一定の時間内にタスクを完了させるという目標を立て、所要時間をあらかじめ計画することでより意図的に作業に取り組むことができます。ポモドーロテクニックなどをうまく利用することでさらに効率よく進めることもできるかもしれません。
時間区切りは、個々のタスクのスケジュールを立てたり、チームの仕事の整理を助けたり、より効率的な会議を管理するのに便利です。
３ 時間を短めに設定する
この記事を読んでくださっている皆さんも、30分で終わるはずの会議も1時間で設定していると、1時間ぎりぎりまでかかってしまうということを経験したことがあるのではないでしょうか？
上で紹介した「時間を区切る」ことにもつながりますが、区切った時間を短めに設定していくことで、過度に時間をかけることがなく、効率よく仕事を進めることができるでしょう。
また、人の集中力は長くは続きません。時間を短く設定しこまめに休憩を確保することで集中力を維持し続けることができるという考え方があります。
４ 仕事を抱え込まない
多くの仕事を抱え込むことはあまり良いことではありません。もちろん自分は扱うことができる仕事量の範囲内に収まっているならば問題はありません。しかし、その範囲を超えてしまう量の仕事を抱えた場合、全体のパフォーマンスが下がってしまう可能性があります。プレイヤーとして活躍する人は、仕事を抱え込みすぎないように注意しましょう。
また、マネジメントのポジションで活躍している人は、積極的に権限移譲を考えることがポイントです。仕事を振ることで組織としての成長が期待できます。
仕事を抱え込みすぎず。他の人に仕事を振ることも意識しましょう。
他にも、必要にコミュニケーションツールを使う、クラウド管理ツールを適切に使うなどして無駄を省くことも効果的です。
５ 時間ではなく、成果を評価
時給という考え方こそ、パーキンソンの法則が悪いように働く根本の原因です。マネジメントの立場、プレイヤーの立場のどちらも時間ベースの考え方を捨て、成果にフォーカスした方がいいのかもしれません。
マネジメントの立場である人は稼働時間でなく成果で評価するようにしたり、残業をしている方が評価が良かったり印象が良かったりする風潮を変えていかねばなりません。一方、プレイヤーとして活動する人は「長時間働くこと＝善である」という考え方を変える必要があるのではないでしょうか。
時間ではなく、成果を評価することを「当たり前」にしていくことでパーキンソンの法則の悪影響から抜け出すことができるかもしれません。
ミーティングにおけるパーキンソンの法則
ミーティングにおけるパーキンソンの法則の適用は、ミーティングが不必要に長引く原因として挙げられます。例えば、ミーティングでの討議や決定事項が、予め決められた終了時間まで拡大し、結果的に生産性が低下するケースがこれに該当します。しかし、パーキンソンの法則を理解し、適切に対策を講じることで、ミーティングの効率を大幅に向上させることが可能です。実際にミーティングでは、以下の点に注力することでさらに効率をあげることができるのではないでしょうか。
いつまでに終わるかを決める
会議の持ち時間を事前に定めることは、パーキンソンの法則に対抗する有効な手段です。定められた時間内での効率的な議論を促し、参加者が焦点を絞って話し合えるようにします。時間制限を設けることで、議論が余計な方向に逸れるのを防ぎ、必要な議題に集中することが可能になります。また、時間の制約があると、参加者はより意識的に発言し、議論の質が向上する傾向があります。
何を話し合うかを決める
事前に明確なアジェンダ（議題リスト）を設定し、会議の目的と議論の範囲を定めることが重要です。このアジェンダは、会議の流れを案内し、参加者が準備を整えるのに役立ちます。また、アジェンダに沿って進行することで、会議が主題から逸れることを防ぎ、必要な議論に集中することができます。さらに、アジェンダは議事録の作成を助け、会議後のフォローアップを容易にします。
何を決定するかを決める
会議の目的は、議論だけではなく、具体的な決定や行動計画を導くことにあります。会議前にどのような決定が必要か、どんなアクションが期待されているかを明確にすることが大切です。これにより、会議がただの情報共有の場に留まらず、具体的な結果や解決策につながるようになります。また、会議での決定事項を明確にすることで、参加者は具体的な目標に向けて議論を進めることができ、会議の生産性を高めることに貢献します。
まとめ
いかがだったでしょうか？今回はパーキンソンの法則について紹介しました。
人間の特性をよく理解し仕事をすることで、自分の生産性を高め、効率よく仕事を進めることができるのではないでしょうか。複雑な時代の変化によって仕事に疲れてしまっている人もいるかもしれません。パーキンソンの法則を自分の仕事に当てはめれば、自分の生産性を高めることができるかもしれません。
最後に。。。
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