【基本解説】採用オペレーション設計
こんにちは。ポテンシャライトです！
今週末はクリスマスイブということで、今月から始まったポテンシャライトアドベントカレンダーもいよいよ終盤に近づいてきました。
アドベントカレンダーでは、毎週金曜日に「採用オペレーション」に関する記事を発信させていただきましたが、いかがでしたでしょうか？ 以下に公開済みのブログを掲載しておりますので、まだお読みでない方はぜひご覧ください。
さて、今回の記事では、採用オペレーションの基本解説についてご紹介します。オペレーションを成功させるには、戦略的な設計と流れるようなワークフローが不可欠です。
本記事では、採用オペレーションの要点とスムーズな採用フローを構築するためのポイントについて解説していきます。この記事をご高覧くださった皆さまには、少しでも新たな気づきを提供し、お役に立つ情報をお届けできれば幸いです。
採用オペレーション設計の目的と重要性
なぜ採用オペレーションが重要なのか
そもそも採用活動は、企業が継続的に成長していくための基盤を築く上で欠かせない活動です。その上で、採用オペレーションの効率は、人材獲得のスピードや質に直接影響を及ぼします。採用オペレーションの効率を上げることは、採用コスト削減（採用担当者の生産性も含む）とタイムロスの削減にも繋がり、企業にとって多くのメリットがあると考えています。
まずは、現在の採用活動におけるワークフローを見直し、無駄なプロセスをまずは洗い出しましょう。それぞれの選考ステップで、誰がどのような役割でどこのチーム（人事、現場など）が関わるべきかを詳細に分析し、自社の採用オペレーションの課題を明確にします。
次にそれらの課題に対して、どのような改善策が最適かを検討し、全体のワークフローをよりスムーズかつ効果的に再構築します。採用オペレーションには、各ステークホルダーを巻き込んだコミュニケーションが欠かせません。関係者が多くなればなるほど、オペレーションの効率が落ちるといっても過言ではありません。採用を成功に導くためには、チーム全体での協働が不可欠だと思います。
チーム協働のための採用オペレーション
前途で申し上げたとおり、チーム協働は、採用オペレーションの効率化において重要な要素です。採用チームはもちろん、採用に関わる現場の各メンバーがお互いの役割と責任を正確に理解し、スムーズな情報共有と内部コミュニケーションを実施することで、全体のフローが加速します。
採用チームとメンバー間の意思疎通を円滑にし、認識の齟齬を防ぐためには、定期的なミーティングの実施、情報を共有するシステム(採用管理システムなど)の活用、コミュニケーションルールの設定などが非常に有効です。情報連携をタイムリーに行うことで、オペレーション担当は、メンバーへ必要なサポートや協力を迅速に行うことができるようになります。
また、採用活動に関わるチーム内には多種多様なスキルと経験を持つメンバーが関わることをお勧めします。選考フローとアサインには決まったルールがあるかと思いますが、候補者の志向や経験に合わせて、選考フローとアサインを柔軟に変更し、採用の成果を高めることができます。これはオペレーション担当と面接官とミッションのオーナーである人事が密に連携し、メンバーそれぞれの強みを生かすことで採用オペレーション全体の質の向上が期待できます。
タレントプール管理とオペレーション
タレントプールとは、将来の採用ニーズに迅速に対応するために構築される候補者のデータベースのことです。具体的な採用計画がない段階でも、スカウト活動を通じて潜在的な候補者をリサーチし、アプローチを行い関係性を築いておくことで、採用ニーズが発生したタイミングでオープンポジションをご案内できます。自社でタレントデータベースを持ち、必要な時に適切な人材を迅速に確保できるようにするためのものです。
もう既にタレントプールをお持ちの企業様も多いと思いますが、採用活動の一環として、タレントプールの有効活用は、企業の長期的な人材戦略において非常に重要です。
オペレーションの一環で「タレントプール」を管理・運用することで、ただ人材情報を蓄積するだけでなく、必要な時に活用できます。しかし、タレントプールを効率的なものにするためには、適切なオペレーション設計が求められます。
タレントプールの運用には、候補者のデータ管理やコミュニケーションプラン、リクルーティングイベントやカジュアル面談を通じて情報収集を行い、こまめなコミュニケーションで関係性を保持していく必要があります。さらには、データベースを定期的に更新し、タレントプールの質を維持する必要がありますので、正直やることは多岐にわたります。
成果が長期的なものになるため、なかなか取り組めていないという企業も少なくないと思いますので、候補者一人ひとりへの定期的なフォローアップが難しい場合は、まずはニュースレターなどで企業の最新情報、オープンポジションの情報をご案内されるのはいかがでしょうか？
将来の採用ニーズに備えて、タレントプールから迅速に対応できる体制を整えることもオペレーション担当の役割であり、タレントプールは採用活動の大きなアドバンテージとなるため、企業の採用成功には不可欠なアクションだと考えています。
まとめ
採用オペレーション業務においては、一度設計したプロセスを永続的に運用するのではなく、常に継続的な改善を心がけることが重要だと考えています。候補者のエントリーから選考、オファーまでの一連のフローをスムーズにするためには、以下の観点において採用業務のそれぞれのステージで何に注意すべきかを洗い出し、改善していきましょう。
効果的なオペレーション設計のためのチェックポイント
弊社のオペレーション支援で実施している内容をベースに洗い出してみましたが、これらのチェックポイントを基に、ぜひ読者の皆さまの企業でも採用オペレーション担当の役割を見直すことにお役立ていただけると嬉しいです。
採用市場の変化、競合企業の状況、候補者の期待、また企業の採用ニーズは常に変化しています。この変化に柔軟に対応するためには、採用業務プロセスの見直しを定期的に実施し、実状に合わせてアジャストする必要があると日々感じています。
本記事を読んで採用オペレーションのあらゆる側面に着目し、採用ミッションを持つチーム全体での持続的な改善を目指していくことで、皆さまの企業の最終的な採用効率の向上を願っております。
今回も最後までお読みいただきありがとうございます。そして、2023年もありがとうございました 😊
それでは、皆さま、どうぞ良いお年をお迎えください🎍
お問い合わせはこちらから
当社のサービスに関するお問い合わせは、以下のフォームよりお願いいたします。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？