テレワーク中に「雑談」を織り込む３つのコツ
▶目次
1. テレワーク中の雑談タイムはあえて作る必要がなかったわけ
2. そもそもの組織風土について
3. うまいこと雑談を織り込むコツ、３つ
4. まとめ
こんにちは。遊軍の一人、ゆうこりんです。Polarisに関わって早6年、ある意味「ふつう」ではない組織であるPolarisを、ようやく掴めてきた気がしています。
今回は、テレワーク中に一緒に業務を行うメンバーとの「雑談」の機会をどう作るか、ということについて書いてみたいと思います。
テレワーク中の雑談タイムをあえて作る必要がなかったわけ
私は普段、Polarisが運営するコワーキングスペース「co-ba CHOFU」でのオンサイト業務がメインなのですが、2020年4月から6月までは新型コロナ感染症拡大防止のために、業務を清掃等の最低限のものに絞ったため、大幅に人と会ったり話したりする機会が減りました。
元々コミュニケーションが大好きだし、雑談は一緒に仕事をするメンバーや、co-ba CHOFUの会員さんとの関係性を維持するのに大事な時間だったのに、自粛で家族以外と対面で話すことなく1か月がたち、いよいよ耐え切れなくなりました。
そこで、自分の「雑談不足の解消」のため、週に1回メンバーがオンライン上で集合し、雑談と共に過ごす2時間をあえて作ってみたのですが…
1か月やってみた結果としては、「Polarisでは、孤独やコミュニケーション不足を解消する場をさらに設けなくてもよさそう」というものでした！
普段からテレワーク中心のメンバーが大多数のため、コロナ自粛中もそれほど変化がなかったのです。なんだ、さびしんぼうは私だけだったのか(笑)。
詳細は、「テレワークで雑談タイムを設けるとどうなるのか？」という記事に書きましたので、もしよければご覧ください。この記事は公開から3か月経ちますが、引き続き多くの方に読まれているようです。世の中は業務中の雑談を欲しているご様子。
雑談は人間関係を円滑にする大事なスパイスだと思うのですが、対面する機会が減り、分刻みでオンライン会議の予定が立て込んだりして、雑談はすっかりどこかへ追いやられてしまった今日この頃。
そこで、雑談を自然に業務に織り込むコツについて考えてみたいと思います。
そもそもの組織風土について
まず、Polarisの特徴として、「仕事軸のコミュニティ」として、「ここちよく暮らし はたらく」というビジョンに共感した人たちが集まる組織であることが挙げられます。
こういう組織を「コミュニティ型組織」と表現するようで、株式会社ソニックガーデンの代表を務める倉貫義人さんのブログがとても分かりやすかったので貼っておきます。
https://kuranuki.sonicgarden.jp/2020/08/team-and-community.html
次のnote記事でも、コミュニティ型組織であるPolarisについて書きたいと思います。
わたしたちは、仕事とプライベートを明確に区別したりはせず、全部をひっくるめた「わたし」のここちよさを尊重しています。
ここちよさは人それぞれなので、業務の振り返りミーティングを設定して、実際やってみて家族との生活に支障はなかったか、業務量はちょうど良かったか、体調などプライベートも含め何かしんどいことはないか、などをお互いにフラットな立場で共有する時間を設けています。
あくまで、「ここちよく暮らし はたらく」というビジョン（＝共通の願い）を叶えるための工程なので、無理に言わされるというよりは、自ら開示するという前向きな雰囲気です。
これが「部下から上司へプライベートの状況を報告」みたいな強制的な雰囲気になると、「○○ハラスメント」と言われかねないですが、メンバーの立場がフラットで、ビジョンありきの振り返りだという認識がメンバー全員にあるのがいいみたいです。
また、Polarisはそもそも、子育て等ではたらくことに制約がある人たちが集まった組織のため、オンライン上で業務を進めざるを得なかったという状況があります。
案件は必ず複数人で担当するチーム制のため、業務中のコミュニケーションをまめに取る、メンバーの精神面のフォローや家庭の状況にも気を配るなど、制約がある中でもスムーズにテレワーク業務を進行する工夫をしています。
こんな感じで、業務ミーティングの中でもプライベートなことを共有する機会があったり、まめにコミュニケーションを取ることが普通になっています。
うまいこと雑談を織り込むコツ、３つ
日々のテレワーク業務から分かってきたコツの中で、他の会社でも取り入れられそうなことを３つに絞り込んでみました。
〇「短時間」 あえて“ミーティング開始前の5分”がいい！
Polarisは全員業務委託契約を結んで働いており、他にも仕事を持っている人が大多数です。
2足、3足のわらじを履く人も多く、いつ働くかは各自の裁量に任されていることほとんどなので、Polarisの業務を行っている時間帯もまちまち。
そんな中、あえて雑談タイムを設けよう！となると、それぞれ別件で忙しく逆に時間がとりずらい…
そこで、Polarisでは、ミーティングの始めに、1人1分程度で近況や今の体調、気分をシェアする雑談タイムを取るようにしています。
業務ミーティングの前に他愛のない話をすることでリラックスできるのと、「今日のわたし」の調子を事前共有する意味があります。ちょっと体調がすぐれない、と聞けば、最低限参加してほしい議題を先に終わらせて早めに退席してもらうなど、配慮することもできます。
〇「プライベートネタ」 雑談は“長さ”より“雑談した感”が大事
業務以外のネタで会話すると、「雑談した感」がアップしませんか？プライベートな部分に触れたネタだと、より雑談感があると思います。
例えば、「今韓流ドラマにはまってて、沼から抜け出せる気がしません」と話すと、別の誰かが、「あー私も！今度語ろう」と被せてきたりして、思わぬ共通点が見つかったりします。
自分がプライベートでハマっている事柄に、共感してくれることほど嬉しいことはないので、一気にテンションが上がります（テンションぶち上がりすぎに注意が必要!!）。急に相手に親近感がわいて、これから始まるミーティングでは、相手を尊重しつつ前向きな話し合いができそうな気分になります。
「雑談から新しいアイデアが生みだそう！」というのもいいけれど、まずは一緒に仕事をする仲間との関係をあたためることで、その後のミーティングの進行がスムーズになり、建設的に対話を深められます。
〇「業務時間以外を活用」 SNS上のやり取りが雑談の代わりに
Polarisでお仕事をするメンバーにはフェイスブックアカウントを持ってもらい、フェイスブックグループの中でお仕事のやり取りをしています。
メンバー全員がプライベートを公開しているわけではありませんが、お互いをフォローしたり友達として繋がると、投稿から人となりが分かったり、今どんなことに興味があるのか、どんなコンディションなのかをさらっと知ることができます。
SNSという業務以外の場所で、仕事仲間とコメントをやり取りできることで、業務中の雑談不足を補ってくれています。
リアルに対面したことのない人にも親近感を持てるのも、SNSの良いところだと思っています。
まとめ
雑談を織り込むコツ、「短時間」「プライベートネタ」「業務時間以外を活用」の３つをご紹介しましたが、一番取り入れやすいのは、「ミーティング開始前の5分」の雑談でしょうか。
対面で会うことが少なくなったからこそ、オンライン上で「仕事中の自分」「プライベートの自分」をパキっと分けずに、自分のさじ加減で「わたし」を染み出させると、顔を合わせなくても良い人間関係が築けるんじゃないかと思っています。
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