効果的なミーティングにするための3つのポイント

こんにちは！Planmeet代表の足立です！

今日は、私たちの活動に欠かせない”ミーティング”をより効果的に、効率的に行うために大切にしている3つのポイントについて、お話していきます！

インターン先での1年以上のチーム運営の経験や、書籍『一回の会議・打ち合わせで必ず結論を出す技術』（著・斎藤岳）を参考に、重要なポイントを3つにまとめました。

①ゴール・論点を事前に提示する
②肯定の雰囲気を作り、議論を活発にする
③最後は必ずまとめを行い、ネクストアクションを明確にする

の3点について、解説していきます！
是非あなたの活動にも取り入れていただけると嬉しいです！

①ゴール・論点を事前に提示する

ミーティングが、

の3つについて、事前に参加者に共有しておくことで、議論の方向性をそろえることができます。この時、2つ目のの論点は、”発散”と”収束”の二つの段階を意識することが重要です！

例えば、「Planmeetにおける各メンバーの役割を決定する」というゴールを設定したとします。
結果の使われ方は、「各業務の責任者の設定や、新たな業務が発生した時の割り当てに用いる」ことです。
この際の論点は、「必要な業務を洗い出す（発散）」「洗い出した業務を整理し、必要な役割を設定する（収束）」「各メンバーの強みや興味を元に、役割を割り振る（収束）」という風に設定できます。

もちろんあくまでも上記は一つの例で、ゴールに至るまでの道筋が明確になっていれば大丈夫です。

設定したゴールと論点は、ホワイトボードに書いたりドキュメントを共有するなどして、ミーティング中に参加者がずっと見られる状態にしておきましょう！

②肯定の雰囲気を作り、議論を活発にする

何気ない意見から面白いアイデアが生まれ、議論は進んでいきます。しかし、「こんな意見を出したらバカにされないだろうか」「否定されるだろうな」と思って発言できなかった経験がある方も多いのではないでしょうか。

そこで、ミーティング中は人の意見を頭から否定せず、「なるほど」と受け入れる姿勢がとても重要です。そのような場では、参加者が安心して発言でき、活発な議論が生まれます（これを、心理的安全性が保たれていると表現します）。

特に、”発散”のフェーズにおいては、「他者の意見の否定禁止」といったルールを設けてしまっても良いでしょう！

③最後は必ずまとめを行い、ネクストアクションを明確にする

当たり前のように見えて、実はないがしろにされやすいのがこのポイントです。これが抜けると、「結局このミーティングは何だったのか」という印象を抱かれてしまうだけでなく、議論の内容が日々の活動に反映されずに、無駄な時間になってしまいます。

ミーティングの最後には、
・ミーティングで決まったことは何なのか
・何を行動に移すのか（ネクストアクション）
・定期的なミーティングの場合は「次回までに何をしてくるのか」
を必ず全員で確認し、合意を形成しましょう。

また、決定した内容を文字で残しておき、ミーティング後に参加者にメール等で配布することも効果的です。

④まとめ

3つのポイントの解説は以上です！
「意外と普通の内容だったな」と感じた方もいるのではないでしょうか。実は、この”普通”が実践できていないミーティングは非常に多いです。3つのポイントを意識するだけで議論の質は驚くほど向上するので、試してみてください！

また、この3つのポイントはミーティングの主催者や進行役だけが把握していれば良いものではなく、参加者全員が理解していることが重要です。
是非、チームの仲間にもこの記事をシェアして、効果的なミーティング運営を達成してください！

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日々効果的なミーティングを実施することで、Planmeetのメンバーみんなでより良いものをつくりお届けできるよう頑張ってまいりますので、これからも応援よろしくお願いいたします！

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お読みいただきありがとうございました！

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