補足編 - その4|Microsoft TeamsのチームをTeamsから作らない方がよい理由⑨
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
前回のまとめ:
Teamsから作ったチームだと、Outlook予定表のグループ欄に表示されない(グループとしての予定が立てれられない)
一体どういうこと??
ということで、今回はその真相究明をしていきたいと思います!
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. それぞれのグループを比較してみた
SharePointから作ったチームの場合
前回のおさらいになりますが、比較のためもう一度解説します。
左上のサイト名をクリックします。
▼スクロールダウンすると、こんな画面になります。
Teamsから作ったチームの場合
左上のサイト名をクリックします。
▼スクロールダウンすると、こんな画面になります。
2. 比較してわかったこと
SharePointから作ったチームのサイトにあって、Teamsから作ったチームのサイトにないもの
SharePointから作ったチームのサイトには、
Teams、メール、予定表、グループ、ノートブック、サイト、Planner
Teamsから作ったチームのサイトには、
Teams、ノートブック、サイト、Planner
つまり、この差分…「メール」「予定表」「グループ」がないので、
Outlook予定表のグループ欄に表示がなかったのです。
(Outlookのメールボックスにも、同様に表示はありません。)
グループとしてMicrosoft 365アプリと連動させたいなら、SharePointからチームを作るべき
Microsoft 365アプリの中でもTeamsは、(コロナ禍からは特に)ナンバーワンで注目されてきたアプリだと思います。
チャット形式のUI(画面設計)はSharePointより初心者に馴染みがあり、WEB会議利用を目的として使い始めた組織も多いでしょう。
あまりにもTeamsが注目されすぎた故の、見落としだったのです。
(少なくとも、筆者はこれまで多数のチームをTeamsから作ってきました。そしていつもおかしいと思っていました…。
なぜOutlookにグループとしての表示がないのかを…。)
Microsoft 365の最大の利点は、シームレスな(継ぎ目のない・スムーズな)業務プロセスの設計・実装が可能という点だと、筆者は考えています。
それには、Microsoft 365グループを軸として、Teams、SharePoint、Outlook、Planner、Forms…といったアプリを連動して運用していくことが鍵となります。
※もちろん、スピード勝負のプロジェクト(特にスタートしたばかりとか、一時的なもの)など、グループを軸としたアプリ間連動を目的としない場合は、Teamsから作ったチームで運用する形でも問題ありません。
3. なぜこんな仕様になっているのか
Microsoft製品の進化の歴史が影響している?
Teamsって比較的新しいアプリですよね。
でもその前からSharePointは存在していたし、さらに前からOutlookメールや予定表、グループはずっと使われてきたわけです。
つまり、後輩であるTeamsから作ったチーム(グループ)は、Outlookという先輩アプリには採用されない…ということなのではないかと、筆者は考えます。
(ここには色々とMicrosoft側の裏事情があるかもしれませんし、そのうちしれっと解消されているかもしれませんが)
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